Fatturazione
Da Wintech Manuali.
Il programma fatturazione di Seta Facile è stato progettato e realizzato espressamente per uso notarile, semplificando al massimo tutte le operazioni rendendo quindi estremamente semplice l’utilizzo.
GESTIONE FATTURE
Emissione Fatture - Tasto "Nuova" (SEQUENZA OPERATIVA)
Selezionare il tipo di documento da emettere tramite il tasto sinistro del mouse.
Selezionando il tipo di documento (Preventivo) il programma mette automaticamente nella casella Cod. (codice anagrafico cliente) il codice “PREV”
che identifica un ipotetico cliente senza nessuna indicazione anagrafica. Vi permette di passare alla parte successiva dell’immissione
degli importi senza creare il soggetto destinatario in anagrafica.
Se il documento che si sta emettendo è riferibile ad un repertorio/pratica negativa, attraverso il tasto 
è possibile visualizzare la griglia dei dati archiviati e selezionare in numero di reperotorio desiderato tramite il tasto sinistro del mouse.
Confermare con il tasto 
la scelta. Il programma avverte se il repertorio è già stato fatturato (per verificare se questo repertorio è stato effettivamente contabilizzato è possibile vedere i movimenti contabili associati al repertorio stesso tramite il tasto 
).
Se il documento che si sta emettendo non è riferibile ad uno o più repertori selezionare il soggetto dall'indice o dall'anagrafica
Selezionare il nominativo/destinatario del documento. Se il nominativo nell’inserimento a repertorio è stato selezionato come "destinatario di fattura" dal programma repertorio allora avrà una “
” verde nella prima colonna della griglia.
La maschera illustrata qui a fianco mostra i dati contenuti nell’indice e quindi da inserire in anagrafica.
Quando si procede al trasferimento dei dati dell'indice in anagrafica si possono verificare 3 casi:
| PRIMO CASO: | SECONDO CASO: | TERZO CASO: |
| Il comparente dell’indice di repertorio evidenziato (parte superiore della maschera con sfondo grigio) non è presente nell’anagrafica della fatturazione (parte in bianco della maschera vuota) vedi sotto;
 Selezionare il tipo di cliente per gli studi di settore e Premere il tasto
| Il comparente dell’indice di repertorio è presente in anagrafica con le stesse informazioni corrette (vedi qui sotto)
Compilare il tipo di cliente per gli studi di settore e Premere il tasto
| Il comparente dell’indice di repertorio non è presente in anagrafica perché la riga evidenziata in blu in anagrafica è un omonimo:
Compilare il tipo di cliente per gli studio di settore e Premere il tasto Compilare il tipo di cliente per gli studi di settore e Premere il tasto
|
La maschera “Creazione Nuova Fattura/Proforma” terminata la procedura appare così:
La fattura dopo il recupero del codice cliente risulta compilata nei campi del repertorio, raccolta, natura dell’atto e anagrafica e il repertorio è marcato come fatturato e associato al numero fattura (dal modulo Utilità-->Ricerche-->Estremi di Reg. è possibile modificare l’abbinamento o addirittura eliminare tale associazione).
È possibile inserire e memorizzare fatturati anche due o più repertori contemporaneamente senza utilizzare la procedura
della “fatturazione multipla”. Basta inserire nella casella del repertorio i numeri di repertori separati da virgola; il sistema darà un avvertimento
“Il repertorio non è presente nell’archivio” che supero premendo. Con questa procedura si perdono tutti gli automatismi del recupero dell’oggetto e dei comparenti.
Si può quindi procedere alla compilazione degli importi della fattura confermando il tasto , vedi sezione Inserimento valori fattura.
Altre opzioni nella maschera principale d'emissione fattura
Recupero anagrafica da archivio contabile
Il tasto 
permette di effettuare la ricerca del cliente e l’eventuale modifica di un cliente esistente direttamente nell’archivio anagrafica al fine dell’emissione della fattura.
Scegliere il cliente desiderato trovandolo con una delle tre modalità di ricerca (Codice – Ragione Sociale – Partita IVA - Note) e confermare con . Se non è presente nell'archivio è possibile inserirlo da nuovo compilando i campi presentati nella maschera che appare alla pressione del tasto 
In presenza degli archivi per la Normalizzazione dei Cap, l'etichetta CAP del dettaglio anagrafica permette di consultare l'archivio CAP/indirizzi
Recupero manuale anagrafica dall’indice delle parti
Se non avete associato un numero di repertorio nel campo relativo (repertorio) è possibile recuperare un soggetto direttamente dall’archivio dell’indice attraverso il tasto 
Selezionare il soggetto, premere e procedere con la compilazione della fattura, vedi sezione Inserimento valori fattura.
Sovrascrittura
È inoltre possibile sovrascrivere una anagrafica già presente con i dati recuperati da indice. il tasto "Aggiorna" permette di sovrascrivere i dati dell'anagrafica selezionata con i dati presenti da indice.
La funzionalità è particolarmente utile per chi utilizza i preventivi. E' infatti possibile emettere un preventivo censendo solo il nominativo in anagrafica contabile e successivamente, se il nominativo diventa cliente, aggiornare i suoi dati fiscali da indice delle parti. (versioni software a partire da novembre 2012)
Cointestare una fattura a più destinatari
Per cointestare una fattura a più destinatari basta cliccare con il tasto destro del mouse dove è inserito il destinatario principale. Il programma da diverse possibilità.
| Aggiungi persona.. | Posso aggiungere dall’indice il nome e il cognome di un’altra persona a cui intestare la fattura (es: il coniuge). Per far si che questi dati rimangano memorizzati in anagrafica devo memorizzarli con la funzione del menu “Memorizza in “Annotazioni Anagrafica” |
| Copia | Copia testo (CTRL+C) |
| Incolla | Incolla testo (CTRL+V) |
| Metti "Annotazione Anagrafica" | Recupera dall’anagrafica informazioni memorizzate precedentemente con l’ultima funzione del menu (Memorizza in “Annotazioni Anagrafica”) |
| Dati da Indice.. | Posso aggiungere dall’indice le informazioni complete di un altro comparente compresa la via e la città di residenza. Per far si che questi dati rimangano memorizzati in anagrafica devo memorizzarli con la funzione del menu Memorizza in “Annotazioni Anagrafica” |
| Memorizza in “Annotazioni Anagrafica” | Memorizza nello spazio annotazioni in anagrafica ciò che si aggiunge alle informazioni del destinatario principale. Le informazioni si possono aggiungere o con le funzioni sopra elencate o anche manualmente se il cointestatario non appare nell’indice. |
Situazione depositi del cliente
Il saldo della situazione depositi del cliente è automaticamente recuperato quando si scrive il codice anagrafico nella casella preposta o quando lo si recupera attraverso le funzioni già riportate precedentemente.
Attenzione!
In automatico viene presentato il saldo dei depositi dell’anno in corso e non dell’anno precedente.
Per poter visualizzare il saldo o l’importo dei depositi dell’anno precedente premere il tasto Sit.Depositi, come evidenzia la dicitura in blu sotto
le caselle inerenti al deposito.
Attraverso il tasto 
si può visualizzare l’elenco dei depositi del cliente se ne sono presenti più di uno e selezionare quello da fatturare.
- Bandiera gialla: Deposito in scadenza
- Bandiera rossa: Deposito scaduto (sono trascorsi 60 gg dalla registrazione dello stesso)
Se sono presenti più depositi il programma riporta il totale dei depositi da fatturare. Quindi se dovete fatturare solo un deposito si deve andare
in situazione depositi ed evidenziare quello da fatturare, in questa maniera è possibile riportare in fattura anche la data del deposito fatturato.
Fattura da modello precalcolato
Attraverso il pulsante “Tabelle...” è possibile recuperate i valori di modelli già precalcolati. Selezionare il modello desiderato e premere il pulsante .
E’ possibile inoltre associare a ciascun tipo di atto un diverso modello (eseguire due utili filtri (“FATTURE PER TIPO ATTO” e “NOTE PER TIPO ATTO”).
Il recupero è anche possibile inserendo il numero del modello nella casella "codice" e premere il pulsante
.
Nei parametri di fatturazione è possibile inserire il numero del modello che si vuole come predefinito.
La scelta dell’opzione 
consente, se opportunamente compilate, il calcolo in automatico delle spese esenti e dell’onorario. Fa eccezione l’atto di donazione che ha diverse variabili e che è quindi calcolabile con l’altra procedura (
) che alla conferma dei dati di questa prima maschera della fatturazione presenta una form da riempire per consentire la compilazione automatica degli importi nella seconda parte dell’emissione della fattura.
Per pratiche utilizzate molto spesso con importi sempre fissi è possibile utilizzare la terza opzione “
”.
Inserimento valori fattura
Dopo aver confermato i dati del destinatario della fattura premendo appare la seguente maschera:
Il tasto 
consente di abbinare un repertorio anche nell’azione di modificare una fattura. Consente ancora di recuperare dati dall’indice quidni passarli all’anagrafica e recuperare i dati da anagrafica. Funzioni particolari di questo tasto è il recupero ulteriore della descrizione del repertorio selezionato e della creazione di una descrizione riepilogativa. La modifica del livello del sollecito e del centro di costo solo funzioni accessorie.
In questa maschera è possibile introdurre i valori delle varie voci in fattura, stampare la stessa e registrarla in contabilità. Con un opportuno parametro in fatturazione è possibile confermare automaticamente la fattura dopo la stampa.
Nella griglia dei valori è possibile specificare: la descrizione delle Spese soggette e Onorario
Nella colonna tipo indicare se la voce è:
| Esente da I.V.A. | Inserire E |
| Soggette ad I.V.A. | Inserire S |
| Depositi | Insere D (inserimento manuale della cifra del deposito da portare in detrazione dall’importo da pagare, sia chiaro che l’incasso del deposito deve essere inserito precedentemente dalla funzione preposta) |
| Bollo su fattura | Inserire B (dicitura utilizzata dall’assegnazione del bollo in automatico) |
| Imposta (esente I.V.A.) | Inserire I (la fattura con righe con tipo “I” devo essere date obbligatoriamente pagate) |
| Arrontondamento | Inserire A per mettere distinto l’importo dell’arrotondamento rispetto all’onorario. (dicitura utilizzata quando si agisce sulla casella arrotondamento) |
| Spese soggetta | Inserire X per dividere le spese soggette dall’onorario solo in ambito di stampa, chiaramente deve essere predisposto i modelli delle fatture |
Le fatture che hanno nel dettaglio i valori con tipologia “imposte” devono essere date come pagati altrimenti il programma non permette la conferma
della fattura
Stampa della Fattura
Per stampare la fattura ci sono due tasti:
- Analitica - Stampa la fattura in modo analitico
- Sintetica - Stampa la fattura in modalità sintetica
Di fianco ai pulsanti analitica e sintetica ci sono dei pulsanti per fare l’anteprima a video della fattura
Fattura Elettronica
Dalle versioni Giugno 2014 è possibile emettere la Fattura Elettronica, obbligatoria per le PA.
La procedura è attivabile dal menù "Fattura Elettronica" associato al tasto destro sulla griglia dei valori.
La fattura viene emessa in forma sintetica.
Requisiti per la Fatturazione Elettronica
Eseguire la Configurazione dai parametri del programma di contabilità.
Leggere con attenzione le modalità di invio e di conservazione
Arrotondamento importi
Nel campo “Arrotondamento” del riepilogo fattura inserire il totale della fattura arrotondato ed il programma creerà una voce arrotondamento nella griglia dei valori.
Es. nel caso specifico il totale della fattura era di Euro 515,25 se inseriamo 516 viene fatto un arrotondamento di Euro 0,63 che viene sommato dagli onorari.
Funzioni menu a tendina
- “Ricalcola voce”,”calcola tutte le voci”, “tabella onorario….”,”calcola su”…: sono funzioni integrate alla gestione della fatturazione automatica, generata dalle tabelle di ONORARIO e SPESE ESENTI presenti, personalizzabili in fatturazione. - "Recupera adempimento unico”: è una funzione che permette di scaricare in fattura la tassazione memorizzata nell’adempimento unico (vedi manuale Unico). - “Calcola Specifica”: apre un programma esterno per la compilazione automatica dei preventivi: si possono creare nuovi preventivi o recuperarne di già fatti, e in forma Sintetica o analitica. - “Nuova Riga”, “Elimina Riga”: crea nuove righe di importi (onorari, spese esenti, ecc... sotto-menu a tendina dalla freccia a destra), oppure elimina righe sbagliate. - “Riordina”: ci permette di riordinare i vari righi secondo la loro natura (imponibile o esente). - “Stampa con altri formati”: con questa voce possiamo stampare le fatture con formati personalizzati a nostro piacimento, nel caso ad esempio di fatture particolari che non è possibile stampare con i formati di fattura sintetica o analitica (la creazione di un nuovo formato è bene che venga effettuata dall’assistenza Grupposis).
Fatturazione di più repertori (multipla)
La procedura fatturazione multipla ha lo scopo di poter fatturare automaticamente e spuntare più repertori contemporaneamente.
Normalmente è utilizzata per fatturare passaggi d’auto ad agenzie.
La procedura si attiva all’interno della maschera della fattura attraverso il tasto 
.
Per utilizzare questa procedura all’interno di ogni repertorio deve essere contenuto il codice del cliente a cui fatturare. (vedi manuale del repertorio).
Se nel repertorio) non è stato agganciato nessun cliente è possibile farlo nella procedura della fatturazione multipla attraverso il tasto .
La maschera per la gestione dei repertori si apre alla pressione del pulsante .
Si selezionano, se non abbinati già dal modulo “Repertorio”, i numeri di repertorio da associare al codice cliente tramite il pulsante 
. Fatto questo si clicca sul pulsante 
.
Inserire l’intervallo temporale per il calcolo dei repertori da fatturare e confermare con , apparirà una griglia con l’elenco dei repertori.
Modificare se occorre i campi dell’onorario e delle spese e confermare per inserire i valori nella fattura e continuare con la stampa e memorizzazione. Da questa maschera è possibile stampare un elenco di repertori da fatturare, da allegare alla fattura.
Memorizzazione fattura e pagamento in primanota
Prima di memorizzare la fattura è necessario inserire le modalità di pagamento della fattura
Possiamo notare che per inserire il pagamento dovete cliccare e selezionare la voce 
.
Di seguito specificare il codice di pagamento 
.
La data di pagamento coincide con la data di fattura.
Se desiderate pagare la fattura in un'altra data utilizzare l’apposita procedura Riscossioni /fatture o con il tasto nella maschera principale 
.
Dopo aver specificato i dati del pagamento premete e la fattura verrà memorizzata in primanota come pagata.
Fatture Con Numerazione Manuale
La procedura Con numerazione manuale permette di specificare manualmente il numero di fattura o di nota.
La maschera che compare alla conferma dei dati è quella dell’emissione fattura. Gli eventuali buchi di numerazione lasciati devono essere riempiti sempre manualmente, il sistema propone il numero fattura successivo a quello inserito.
Fatturazione Multipla Note Provvisorie
Questa funzione permette di fatturare contemporaneamente più note spesa (proforma). La maschera opportunamente compilata con il codice cliente (cliccare due volte nel campo per far aprire l’anagrafica) filtra dall’elenco le note spesa comprese nell’intervallo e elenca le stesse spuntandole con una “
”. Questo simbolo indica che la nota verrà compresa nella fattura riepilogativa, per togliere la selezione basta evidenziare la riga che identifica la nota e premere il tasto 
. Il tasto 
serve a stampare in dettaglio l’elenco delle note trasformate in fattura. L’azione della trasformazione viene avviata dal tasto 
.
Duplica Documento (F3)
Per duplicare un qualsiasi tipo di documento (nota spese, fattura, preventivo..) posizionarsi sul documento e cliccare il tasto F3.
Si aprirà la maschera di modifica del nuovo documento con già tutti i dati inseriti, effettuare le modifiche necessarie e confermare con .
Verrà creata una nuova fattura - nota spese - preventivo a cui verrà assegnato un numero progressivo in base al tipo di documento.
Riallineamento Repertori
Questa funzione permette di associare ai repertori menzionati in fattura il numero della fattura stessa. Utile per ricerche e studi di settore.
Riallineamento Pratiche Trasformate
Questa funzione permette di associare le pratiche negative collegate ai documenti al numero dei documenti stessi. Utile per ricerche.
Verifica Incrociata
Elaborazione essenziale per il controllo incrociato con la contabilità. Verifica che ci siano tutti i movimenti di emissione e pagamento delle fatture e se i conti sono corretti.
Studi di settore
Maschera di inserimento degli studi di settore per la singola fattura. La stessa funzione è disponibile anche da tasto destro cliccando sopra la fattura di riferimento. Per la compilazione consultare il manuale dedicato
Ristampa Sintetica
Consente la Stampa Sintetica, preceduta dall’Anteprima di Stampa.
Ristampa Analitica
Consente la Stampa Analitica, preceduta dall’Anteprima di Stampa.
Modifica Fattura
Consente di inserire delle variazioni al documento già memorizzato. Il programma ripropone la maschera dei valori della fattura. Dopo aver variato i dati riconfermare la fattura con il tasto .
Verrà modificata anche la primanota con le nuove variazioni
La modifica di una fattura pagata comporta la “RICONFERMA” del pagamento. Il programma mostra alla pressione del tasto modifica quest’avvertimento:
Ciò significa che prima di modificare la fattura verificare quando è avvenuto il pagamento.
- Se il pagamento è concomitante con l’emissione della fattura allora dopo aver fatto la modifica basta rimettere la spunta del pagamento e premere ;
- Se il pagamento NON è contemporaneo all’emissione della fattura,dopo aver fatto le modifiche lasciare la fattura come non pagata e dopo averla confermata con il tasto , darla pagata con il tasto
.
Trova
La procedura permette di ricercare un documento all’interno dell’archivio per un determinato anno.
Nella maschera è possibile specificare i seguenti dati da ricercare:
Numero Fattura, Numero Proforma, Codice Cliente, Numero di Repertorio, Fattura generata da Proforma, Descrizione,Importo Lordo/Netto/Debito e l’anno di riferimento.
I due tasti (e
) hanno diversi effetti alla ricerca.
Il tasto 
individua il documento desiderato solo se è successivo a quello evidenziato prima di far partire la ricerca. Il tasto individua il documento desiderato in qualsiasi posizione noi ci troviamo, poiché inizia la ricerca dall’inizio dell’archivio.
Entrambe le ricerche sono molto veloci (in relazione ovviamente alla macchina su cui si lavora!).
Stampa Selezione (tasto Stampa)
Permette la stampa dei documenti evidenziati nella maschera principale della fatturazione in un intervallo di tempo determinato e in lire oppure in euro.
Il check “Calcola anche il dettaglio fattura" (elaborazione più complessa) consente la stampa del dettaglio in fattura per il controllo incrociato tra gli importi di spesa addebitate al cliente in fattura e le spese effettivamente sostenute per il cliente stesso.
Visualizza Movimenti (solo per le fatture)
Questa funzione consente la visualizzazione dei movimenti creati in primanota dalla fattura evidenziata precedentemente con il mouse nell’elenco dei documenti presenti nella maschera principale. La finestra-risultato dovrebbe apparire simile a quella illustrata qui sotto.
Elimina Documento
Elimina il documento evidenziato in blu nella maschera principale. Per le fatture elimina anche i movimenti creati in primanota dall’emissione della fattura stessa.
Emissione automatica corrispettivi
La procedura permette di creare un movimento di corrispettivo associandolo a più repertori.
Per associare un corrispettivo al repertorio premere il pulsante ; verrà visualizzata la griglia dei repertori e mediante il tasto è possibile associare il codice corrispettivi al repertorio.
Nella maschera seguente abbiamo associato ai repertori 10333 e 10334 il codice CORR quindi premendo il tasto seleziona vengono visualizzati i due repertori con le cifre. Per registrare i due repertori come corrispettivo inserire il codice di pagamento (di solito la cassa 
e premere .
- In primanota sarà creato un movimento di corrispettivo per questi due repertori.
- In Repertorio verranno segnati a corrispettivo i due repertori evidenziati
Nell’emissione automatica corrispettivi è anche possibile salvare l’elenco dei repertori e recuperarlo con i rispettivi tasti 
e 
.
Abbina Repertorio (Alt + F8)
Per abbinare un repertorio dopo aver emesso la fattura basta entrare in modifica e inserirlo.
Questa funzione – eseguibile anche col Tasto destro su fattura – ci permette di abbinare alla fattura il relativo numero di repertorio senza entrare nel riepilogo.
Attenzione! Se la fattura è già stata pagata la funzione "Modifica" elimina il pagamento,mentre se la fattura è bollata non possiamo effettuare modifiche.
Modifica dati manuale
Permette di modificare manualmente i dati d'intestazione della fattura. Utilizzare questa funzione con molta cautela e sotto il controllo tecnico di personale specializzato.
Fine Lavoro
Esce da “Fatturazione”, salvando i dati.
RISCOSSIONI
Depositi
Permette di memorizzare il deposito relativo ad un cliente.
Dal repertorio è possibile recuperare il nominativo ed inserirlo nell’anagrafica contabile.
La procedura di recupero dell’anagrafica è la stessa dell’emissione fattura.
Inserire il conto con cui avete riscosso il deposito (cassa o banca), la data del deposito, e l’importo del deposito.
La cancellazione e l’eventuale restituzione di parte del deposito sono procedure illustrate nelle sezione apposita e naturalmente
nelle F.A.Q.
In primanota sono generati i seguenti movimenti
| DARE | AVERE | IMPORTI |
|---|---|---|
| CASSA | DEPOSITO CLIENTI | IMPORTO DEL DEPOSITO RICEVUTO |
Stampa Ricevuta Depositi
È possibile dalla versione 16406 eseguire la stampa di una ricevuta deposito.
Le variabili utilizzate sono:
- %%DE1%%,%%DE2%%,%%DE3%%,%%DE4%% : righe singole del cliente, precedute da "Spett.le"
- %%DESTINA%%: in alternativa alle variabili %%DE1%% %%DE2%% %%DE3%% %%DE4%%
- %%TOT%% e %%@TOT%%: Totale deposito in lire e in euro
- %%DAT%%: Data
- %%OGG%%: Oggetto
- %%NFA%%: numero Documento
- %%CFC%%: Codice Fiscale
- %%PIVA%%: Partita IVA
Fatture
Da questa maschera è possibile memorizzare il pagamento della fattura.
Inserendo la data di pagamento e il codice di cassa o banca per il pagamento verranno generati una serie di movimenti in primanota per il pagamento della fattura.
Utilizzare questa maschera di pagamento solamente per fatture emesse e non pagate contestualmente
In primanota sono generati i seguenti movimenti
| DARE | AVERE | IMPORTI |
|---|---|---|
| CASSA | CLIENTE | Importo del pagamento ricevuto dal cliente |
| MOVIMENTI C/TERZI SOSPESI | MOVIMENTI C/TERZI EFFETTIVI | Importo della parte esclusa art.15 |
| COMPENSI SOSPESI | COMPENSI PERCEPITI | Importo della parte di compenso percepito |
Riscossione totale di una fattura
In questo caso è sufficiente inserire la data di pagamento e il codice di cassa del pagamento e confermare l’operazione con il tasto .
Riscossione Parziale di una fattura
Nel caso in cui dobbiate riscuotere una fattura parzialmente basta mettere l’importo incassato nell’apposita casella “Importo in incasso” e confermare l’operazione premendo il tasto .
L’importo pagato coprirà prima le spese esenti (anticipazioni c/terzi) e poi l’onorario con l’eventuale giroconto della ritenuta d’acconto
per i clienti identificati come ditte. I giroconti e gli importi sono evidenziati premendo il tasto.
Ritenute
Permette di memorizzare la data di rientro della ritenuta di una fattura emessa.
La conferma della data di rientro della ritenuta genera un movimento di storno ritenuta nella primanota della contabilità.
La corretta gestione delle date di rientro della ritenuta permette di poter effettuare degli elenchi a fine anno delle ritenute rientrate, non rientrate e totale delle ritenute. Lo scopo dell’elenco è di semplificare il calcolo per la denuncia dei redditi di fine anno.
Ricalcolo debiti (Anno in Corso)
Come dice la maschera, questa funzione ricalcola i saldi insoluti dei clienti. Una volta terminata la selezione il programma mette in visualizzazione le fatture in un altro ordine oltre a quello numerico, in modo da vedere tutte in blocco le fatture ancora da riscuotere.
Restituzione Depositi
La restituzione del deposito può risultare totale oppure parziale. Per restituire totalmente un deposito non si deve far altro che compilare la maschera illustrata qui sotto.
Nel caso di una restituzione parziale del deposito poiché in parte da fatturare ci sono due modalità:
Primo metodo:
- Emettere la fattura con l’importo del deposito solo a copertura dell’importo totale della fattura: l’importo del “Totale da Pagare” deve essere uguale a 0 (zero).
- Per la restituzione dell’importo eccedente all’importo della fattura vedi procedura standard
È possibile anche invertire il punto 2 con l’1, l’importante è che nel “Totale da Pagare” ci sia 0 (zero).
Secondo metodo:
- Emettere la fattura con l’importo totale del deposito. L’importo “Totale da Pagare” sarà negativo e apparirà importo da restituire, anche nella stampa.
- Per la restituzione dell’importo eccedente all’importo della fattura vedi procedura standard mettendo nella sezione “Conto Cliente” (premendo sulla freccia nera)
-->Crediti clienti (solitamente cod.100000).
STAMPE
Solleciti
La funzione di stampa solleciti permette di generare automaticamente delle lettere di sollecito legate a Proforma o a Fatture non Pagate.
Permette inoltre di eseguire la stampa dei solleciti alle Ritenute d'acconto.
La funzione di stampa dei solleciti è attivabile dal menù "Stampe/Solleciti".
Livello di sollecito
Al termine della stampa dei solleciti, è possibile memorizzare il Livello di Sollecito.
Il Livello di sollecito è legato al testo della lettera generata, per permettere di gestire automaticamente diverse tipologie di lettera.
È possibile gestire fino a 6 livelli di sollecito. Il livello di sollecito "9" significa che il documento non verrà mai sollecitato.
(escluso dai solleciti).
Personalizzazione delle Lettere
È possibile inserire le diciture di intestazione e di coda della lettera, per ognuno dei sei livelli, e per ogni tipo di stampa (Note, Fatture, Ritenute) dalla scheda Solleciti della maschera di configurazione del programma.
Preparazione dei solleciti
Selezionare l'intervallo di data di emissione ed eventualmente il codice del cliente da sollecitare (lasciare vuoto per ottenere la stampa dei solleciti per tutti i clienti).
Specificare il livello di sollecito da considerare (Es. se dopo aver fatto una stampa dei primi solleciti, si desidera eseguire il sollecito di secondo livello: selezionare i documenti con livello 1).
Eseguire la selezione in funzione del tipo di documento da sollecitare: Fatture - Note - Ritenute.
Dopo aver eseguito la selezione è possibile:
Eliminare una eventuale riga, per escluderla dalla stampa.
Stampare un elenco tabulare delle righe estratte.
Procedere alla stampa dei solleciti (una pagina per ogni cliente).
La stampa dei solleciti può essere inviata a Facile!PDF utilizzando l'opzione di accodamento stampe, in modo da ottenere un unico PDF con più stampe.
Al termine della stampa verrà richiesto se aumentare il livello di sollecito per le voci stampate.
La maschera propone l’inserimento di un intervallo di date e del Codice Cliente per il riepilogo della stampa dei solleciti di Fatture, Note e Ritenute.
Dopo aver inserito l’intervallo temporale per ricercare i dati da sollecitare, il codice cliente ed eventualmente il livello di sollecito da considerare, premere il tasto desiderato.
- Il tasto
avvia la ricerca delle fatture non saldate del periodo;
- Il tasto
avvia la ricerca delle note non ancora fatturate del periodo;
- Il tasto
avvia la ricerca delle fatture con data di rientro ritenuta vuota;
Per personalizzare i testi dei solleciti utilizzare il menu Personalizzazioni/ parametri/ solleciti.
Alla pressione del tasto 
il programma carica l’anteprima della stampa dei solleciti a tutti i clienti presenti nella lista come mostra la "maschera stampa solleciti". E' possibile eliminare dall’elenco le fatture da non sollecitare utilizzando il tasto 
.
Il tasto 
serve per modificare il livello dei solleciti e gli altri campi: importo, oggetto, ecc.
Il tasto 
avvia l’elaborazione per la stampa della selezione dei solleciti.
Depositi
Questa sezione comprende 4 diversi tipi di elaborazione per la completa gestione dei depositi:
- Depositi in Scadenza
- Situazione Depositi per Repertorio
- Depositi per Singolo Cliente
- Registro Depositi
Depositi in Scadenza
per evidenziare i repertori aperti ed eventualmente scaduti.I repertori contraddistinti dalla bandierina gialla sono registrati aperti e quelli con la bandierina rossa sono scaduti.
Si possono ordinare le diverse colonne in ordine crescente o decrescente premendo sull’intestazione della colonna stessa.
Il tasto serve per associare un deposito o una serie di depositi ad un numero di fattura. Questo consente di non generare nessun movimento in contabilità e togliere eventualmente repertori restituiti.
Il tasto avvia la funzione di stampa della selezione fatta sull’elenco dei depositi. Si evidenziano le righe con il mouse o con le frecce direzionali avvalendosi dei tasti del “maiuscolo” e del 
per continuare la selezione.
Situazione Depositi per Repertorio
Questa elaborazione consente di visualizzare ed eventualmente stampare il prospetto con la situazione dei depositi compresi nell’intervallo selezionato suddiviso per singoli repertori.
Depositi per Singolo Cliente
Questa elaborazione apre per prima cosa la maschera dell’anagrafica dove deve essere scelto il cliente su cui si deve indagare. Alla pressione dell’ il programma presenta una mascherina da dove è anche possibile la cancellazione del repertorio attraverso il tasto .
| SALDO | SIGNIFICATO |
|---|---|
| NEGATIVO | Importo ancora da fatturare |
| POSITIVO | Situazione anomala |
Registro Depositi
Stampa del registro depositi con valori in lire o in euro (non obbligatorio).
Schede clienti
Permette di effettuare un filtro sull’archivio delle fatture di tutti i documenti di un cliente.
Differisce dalle schede contabili della contabilità, infatti in questa scheda sono presenti documenti fiscali e note spese.
È possibile inserire un filtro temporale su due date, su un gruppo di clienti (o su tutti i clienti lasciando in bianco le caselle del codice anagrafico) e sui seguenti dati:
Tipo documento:
fatture pagate
fatture non pagate
tutte le fatture
note di credito
proforma
tutti i documenti
tipo cliente:
privati
ditte
ditte con ritenuta sospesa
ditte con ritenuta rientrata
tutti
Emesse dal…
Inserire l’intervallo di data emissione.
Menu a tendina:
Tutti i documenti:
Tra le date di pagamento:
Tra le date di rientro ritenuta:
Con data di pagamento fuori dall’intervallo:
Non pagate o con data fuori dall’intervallo:
Dal Cliente... – Al Cliente…
Inserire un cliente specifico o un intervallo di clienti. Se questi campi sono lasciati vuoti verrà scorsa tutta l’anagrafica.
Questa funzione è da utilizzare per estrapolare la somma delle ritenute d’acconto di competenza dell’anno per la detrazione dalla denuncia dei redditi.
Per ulteriori informazioni si può consultare il sito internet nella sezione FAQ.
Repertori non Fatturati
Stampa tutti i repertori non fatturati nel periodo temporale inserito. L’intervallo fa riferimento alla data del repertorio.
Movimenti Contabili per Repertorio
Permette di visualizzare i movimenti contabili abbinati ad un numero di Repertorio, riepilogati in una maschera con le relative voci contabili Dare/Avere. E’ possibile lanciare questa elaborazione anche dall’emissione della fattura (tasto “Movimenti”).
Si può inoltre stampare con diverse modalità: 
(per repertorio), 
(per data registrazione, codice conto, cliente, per singolo cliente).
La parte dedicata alla configurazione permette di aggiungere nuovi conti da includere nella selezione.
Documenti per repertorio
Attraverso questa funzione è possibile visualizzare i documenti emessi per ciascun repertorio compreso nell’intervallo, distinguendo - anche in fase di stampa - tra preventivi e/o note spesa (tasto 
) e fatture (tasto 
).
C’è anche la possibilità di fare questa elaborazione per i soli atti a raccolta.
Fatture Multiple
Questo tipo di stampa permette di estrapolare e stampare per un determinato cliente - selezionato dall'anagrafica - l'elenco dei repertori della fatturazione multipla.
E’ possibile inoltre ripristinare elenchi precedentemente salvati nella cartella “Premod” con il nome del cliente.
Ristampa Fatture
Questa funzione è utile per ristampare una serie di fatture o proforma.
Si può selezionare il numero di copie da stampare per ciascun documento e se stampare o no il certificato compensi ritenute.
E' inoltre possibile, tramite l'opzione "Selezionate" ristampare solo quelle selezionate tramite il tasto + spazio nell'elenco dei documenti. Nella prima colonna dell'elenco questi record verranno marcati con un icona diversa: 
.
Studi di Settore (vecchia modalità)
Si usa questa maschera solo per fare la stampa di controllo delle fatture di un determinato anno, perché per fare gli studi di settore veri e propri si deve utilizzare l’opzione “Studi di settore”; infatti all’apertura dell’applicazione appare il seguente avvertimento
Con la stampa di controllo possiamo visualizzare , fattura per fattura, i quadri abbinati, il numero di convenzioni, i repertori e quant’altro si inserisce negli studi di settore.
Studi di settore 2005
È la nuova maschera di creazione degli studi di settore. Seguire il manuale per effettuare la procedura.
Studi di settore non Inseriti
Molto utile per trovare le fatture o le note di un determinato anno a cui non sono stati abbinati gli studi di settore.
Da questa maschera è possibile vedere (dal tasto “vedi”) nello specifico la fattura evidenziata per capire che tipo di studio va messo; oppure si può abbinare direttamente lo studio di settore , tramite il bottone “Studi Sett.” : si aprirà la maschera di creazione dello studio, per memorizzare una volta compilata basta pigiare il Chiudi;o anche si può stampare l’elenco, col pulsante “report”; e infine si può eliminare un documento – solo dall’elenco – per il quale ci siamo accorti che va fatto lo studio.
Quadro VT
Si fa quest’elaborazione quando ci viene richiesto dagli uffici pubblici l’ elenco delle fatture emesse in un determinato periodo e in cui sia specificato, oltre a tutti gli altri dati, il luogo - quindi la regione - in cui ha residenza (o sede) il cliente a cui si è fatturato.
ARCHIVI
Anagrafica
L’Anagrafica mostra l’archivio clienti. Tale archivio è ordinabile per: codice Cliente, Ragione sociale, Partita IVA o Descrizione.
Il programma dispone di una funzione “Trova”, che deve essere abbinata alla tipologia di ricerca.
Selezionare la tipologia codice , ragione sociale o partita I.V.A. e scrivere il dato da ricercare nel campo “trova” ; durante la digitazione, il programma si posiziona automaticamente sul termine cercato, se esistente.
Esiste la possibilità di stampare l’intera anagrafica attraverso il tasto “stampa”.
È possibile modificare l’anagrafica attraverso il tasto Modifica.
Gestione Modelli
Permette la creazione e la gestione di modelli di fattura, successivamente utilizzabili dalla funzione di “Emissione Fatture” del menù “gestione Fatture”. Ogni modello è rappresentato da un codice, da una Descrizione e da un elenco di voci di calcolo, alle quali si può abbinare anche un importo fisso, variabile o in percentuale fisso e variabile.
È possibile inoltre, associando a ciascun tipo di atto un diverso modello, eseguire due utili filtri (“FATTURE PER TIPO ATTO” e “NOTE PER TIPO ATTO”).
Il recupero è anche possibile inserendo il numero del modello nella casella e premere il pulsante .
L’inserimento corretto del modello deve seguire queste diverse fasi:
- Premere il tasto
accanto all’elenco dei modelli, alla fine dell’elenco viene aggiunta una riga con il numero progressivo di identificazione;
- Scrivere il nome del modello per individuarlo in sede di compilazione della fattura
- La seconda fase della creazione si sviluppa nel riquadro inferiore, dove per ogni modello si aggiungono le voci esenti o soggette, fisse o variabili. Con il tasto
si aggiunge una riga che apparirà nel dettaglio della fattura.
Esempio: La voce Imposta di Registro: voce esente, criterio di calcolo-->fisso + percentuale (anche se ora è solo in percentuale sul valore atto, si lascia l’importo fisso a zero in previsione di modifiche successive), importo in percentuale 3%.
- Nel caso d’inserimento di una voce onorario ci sono due possibilità:
- Se sono già state personalizzate le tabelle onorario (vedi capitolo specifico), oltre all’identificazione del tipo di voce Onorario, criterio di calcolo Onorario, si indica anche la tabella onorario a cui si fa riferimento;
- Se le tabelle onorario non sono state personalizzate, inserire il check -onorario- nel "tipo voce" e "criterio di calcolo"
.
Di seguito possiamo vedere la maschera emissione fatture dopo aver selezionato un modello in questo caso compravendita fabbricato. Se noi premiamo il tasto destro del mouse e selezioniamo “Calcola Tutte le Voci” il programma mostra una form (maschera) dove inserire il valore di calcolo che solitamente è il valore atto, confermando l’importo con compila tutte le righe degli importi automaticamente!
Piano dei Conti
Consente la ricerca veloce (per Codice o per Descrizione) di una voce contabile e permette di modificare il piano dei conti.
Consultare il manuale di contabilità per ulteriori informazioni.
Tabelle Onorari
Tabelle a scaglioni per il calcolo in automatico dell’onorario. E' bene predisporre le tabelle per ogni tipo di atto trattato.
Per aggiungere una tabella posizionarsi sull’ultima riga e premere la freccia in basso dei tasti direzionali della tastiera, specificare il nome che si vuole assegnare alla tabella, solitamente il nome della tipologia di atto. Per cancellare la tabella basta evidenziarla e premere + 
. La modalità per aggiungere ed eliminare scaglioni di calcolo è la stessa che si usa per aggiungere tabelle nuove.
Pratiche Usuali
Si possono predisporre con questa funzione pratiche con importi di spese e onorario fissi per velocizzare la procedura di fatturazione.
Manutenzione Tabelle
Manutenzione archivi delle tabelle repertorio (solo per chi utilizza il calcolo automatico delle fatture tramite le tabelle onorari vedi il capitolo dedicato)
Aggiornamento Tabelle
Attivazione modulo per l’utilizzo delle tabelle di onorario e dei modelli con calcolo automatico.
Tabelle Modelli di Calcolo
Attivazione modulo per l’utilizzo dei modelli con calcolo automatico.
Tabelle Onorari e Pratiche Usuali
Attivazione modulo per l’utilizzo delle tabelle di onorario.
Conversione in Euro dei Modelli
Questa funzione converte in Euro gli importi inseriti nei modelli fatture. Confermare la conversione con la password 324567.
Tassazione Donazioni
Funzione per il calcolo della tassa sulle donazioni vedi paragrafo dedicato
Export Easy
Export dell’elenco fatture selezionate in un intervallo di tempo per il programma Easy, software professionale per commercialisti.
PERSONALIZZAZIONI FATTURAZIONE
GUIDA IN LINEA
Attiva la Guida in Linea in formato PDF (leggibile tramite Acrobat Reader).
Informazioni Su
Informazioni e Versione del Prodotto.
Richiesta Assistenza
Come negli altri moduli anche in fatturazione si può richiedere tramite il sito internet assistenza. Questa funzione non fa altro che collegarsi ad internet e in particolare alla pagina della richiesta di assistenza, basta compilare i campi e inviare il modulo. In tempo reale la richiesta giunge a GruppoSIS srl e viene evasa nel più breve tempo possibile.
Domande Frequenti
Questa funzione si collega ad internet e in particolare alla pagina delle FAQ.
Novità della Versione 12881 - Giugno 2012
In questo service Pack sono state effettuate diverse correzioni e implementazioni al software:
- In fase di trasformazione di un proforma in fattura è possibile visualizzare e recuperare eventuali depositi
- La funzionalità non è necessaria se il deposito era già stato registrato nel proforma in trasformazione. E' utile se il deposito non è stato registrato all'emissione del proforma ma è richiesto nella fattura
- Se si vuole annullare la registrazione del deposito (il deposito viene predisposto scegliendo situazione depositi) è sufficiente annullare e ripetere l'operazione di trasformazione.
- Studi di Settore non inseriti
- Corretto un bug che non visualizzava correttamente gli studi di settore del documento attivo
- Lock tra Fatturazione e Contabilità
- Perfezionata la gestione della concorrenza durante l'emissione di fatture e la modifica di movimenti contabili.
- Inserimento di anagrafiche secondarie
- Ora l'inserimento di nuove anagrafiche in coda all'anagrafica principale avviene mantenendo i caratteri maiuscoli, come per l'anagrafica principale.
- Le funzionalità di inserimento di anagrafiche secondarie sono state inserite anche nel dettaglio fattura (sempre associate al tasto destro), per permettere l'utilizzo degli automatismi quando si trasforma un preventivo o una nota in fattura.
- Perfezionamento della ricerca nelle note di anagrafica
- La ricerca nelle note di anagrafica è stata perfezionata. Premendo il tasto INVIO la ricerca parte da inizio archivio la prima volta e successivamente prosegue dal record attuale fino a trovare un nuovo record contenente la parola o fino a fine archivio. Cambiando il contenuto del testo da cercare o l'ordinamento, la ricerca riprenderà dall'inizio.
- Perfezionato calcolo degli importi da girocontare nel caso di pagamenti parziali
- Corretta la visualizzazione e la stampa dei totali tenendo conto degli arrotondamenti di centesimo sull'IVA e sulla Ritenuta
- Aggiunta la possibilità di ottenere la stampa grafica delle fatture con il totale al netto della ritenuta od il totale fattura
- Possibilità di cambiare il Centro di Costo durante il pagamento successivo
- Perfezionata la procedura di assegnazione protocolli per la gestione dei depositi manuali
- Corretto Bug: non veniva associato alla fattura il conto cassa in caso di riscossione successiva.
- Aggiunto salvataggio colonne nella visualizzazione del piano dei conti (permette di spostare in fondo la colonna in Lire)
- Registrazione Depositi: possibilità di scrivere manualmente la descrizione per la primanota disattivando l'automatismo di preparazione della descrizione. Il fondo Giallo del campo significa che l'automatismo è disattivato. Svuotando il campo viene riattivato l'automatismo.
- Registrazione depositi: E' possibile utilizzare mastri diversi da 1xxxxxxx (Es. 21)
- Perfezionata la gestione della cancellazione dei movimenti di primanota in caso di modifica fattura
- Durante la visualizzazione dei movimenti che verranno eliminati è stata aggiunta una colonna che descrive l'operazione prevista:
- Nessuna Operazione: Il movimento viene conservato così come è (*)
- Eliminare Movimento: Il movimento verrà eliminato
- Rimuovere Abbinamento: Il movimento verrà conservato ma viene scollegato dalla fattura
- Durante la visualizzazione dei movimenti che verranno eliminati è stata aggiunta una colonna che descrive l'operazione prevista:
(*) anche in fase di emissione di nuova fattura, gli eventuali depositi vengono visualizzati con Nessuna Operazione, quindi non vengono eliminati.
ATTENZIONE ! I depositi associati alle fatture, associazione che avviene quando si seleziona il deposito dall'elenco, è legata alla presenza nel campo "Numero Documento" di primanota della codifica D:xxx dove xxx è il numero di fattura di riferimento. Tale codifica viene inserita automaticamente dal programma e non va cambiata perché causerebbe l'eliminazione del movimento di deposito nel caso di modifica fattura.
Vedi come Utilizzo procedura fatturazione professionisti
GLOSSARIO E GUIDA PRATICA FATTURAZIONE
Fatturazione DOMANDE FREQUENTI (F.A.Q)
Come inserire l'anno fattura dopo il numero fattura per ottenere la numerazione assoluta prevista dalla direttiva 2010/45/UE
È possibile far stampare in automatico il numero anno di seguito al numero fattura con due modalità:
- Nella sezione Abbreviazioni formati di Stampa della maschera dei parametri attivare la spunta su: "Aggiungi al numero fattura l'anno di riferimento". Con questo procedimento, consigliato, non è necessario agire sui formati di stampa. Il programma automaticamente sostituisce alla variabile %%NFA%% il numero, una barra e l'anno di riferimento.
- Agendo all'interno dei formati di stampa inserendo la variabile %%ANNOF%% di seguito al numero fattura, inserendo l'eventuale carattere di separazione desiderato (ES: %%NFA%%-%%ANNOF%%).