Da Grupposis Manuali.

La suite Seta 3.0 offre una soluzione completa di gestione delle informazioni aziendali.
La natura CRM della suite prevede un modulo Anagrafica in grado di gestire tutte le anagrafiche e tutti i contatti aziendali.
Le informazioni sono organizzabili a Pratica, con la possibilità di utilizzare il Modello di Pratica per la creazione dei processi aziendali.
L' Attività permette di gestire i compiti, i tempi ed i costi delle procedure aziendali. Le informazioni della Pratica vengono completate associando l'Appuntamento, l'Intervento, le Note e Comunicazioni.
Per gli studi professionali è stata integrata la gestione dell'Istruttoria.
Il FileManager incluso nella suite permette di classificare i files e di archiviarli secondo regole certe, anche ai fini dell'Archivio Ottico.
Per le realtà con servizio di HelpDesk è possibile gestire la Chiamata e la Soluzione, con compilazione automatica delle Faq.
La creazione del Job Marketing e la possibilità di creare la Scheda Marketing per ogni anagrafica permettono alla suite l'automazione di tutte le attività tipiche di un CRM.

All'avvio del programma Facile!Business, la schermata principale presenta quattro schede di sezione (Tabs), che raggruppano le aree di azione dell'utente, ed una barra degli strumenti della sezione corrente (all'avvio del programma viene aperta automaticamente la sezione Gestione Pratica e la Scrivania Personale).
Alcune funzionalità qui descritte possono essere nascoste agendo sui parametri del programma Facile!Configurazione.

Indice 1 Guide Rapide 2 Le Funzioni della scheda "Desktop" 2.1 Organizer 2.1.1 Personale 2.1.2 Scheda Cliente 2.2 Pratiche 2.2.1 Apri 2.2.2 Nuova 2.2.3 Lista 2.3 Chiusura 2.3.1 Chiudi Tutto 2.4 Speciali 2.4.1 Elimina 2.4.2 Ricerca Globale 2.4.3 VOIP 2.4.4 Mail!Share 2.4.5 Gestione SMS 3 Le Funzioni della scheda "Scheda Pratica" 3.1 Pianificazione 3.1.1 Attività 3.1.2 Note 3.1.3 Appuntamenti 3.1.4 Comunicazioni 3.2 Documentazione 3.2.1 Documenti 3.2.2 Moduli 3.2.3 Istruttoria 3.2.4 Parti e Oggetti 3.3 Dati 3.3.1 Riassunto 3.3.2 Chiudi 3.3.3 Proprietà 4 Le Funzioni della scheda "App CRM" 4.1 Pianificazione 4.1.1 Attività 4.1.2 Agenda 4.1.3 Note 4.1.4 Comunicazioni 4.2 Documentazione 4.2.1 Ricerca Documenti 4.2.2 Moduli 4.2.3 Documenti per Cliente 4.3 Clienti 4.3.1 Anagrafica 4.3.2 Chiamate 4.3.3 Soluzioni 4.3.4 Interventi 4.3.5 Marketing 4.4 SetaFacile 4.4.1 Applicazioni 5 Le Funzioni del Tab "Personalizzazioni" 5.1 Documenti 5.1.1 Modelli Documento 5.1.2 Manuali 5.2 Configurazioni 5.2.1 Parametri 5.2.2 Amministrazione 5.2.3 Informazioni 5.3 Stile 5.3.1 Office 5.3.2 Accounts 6 Web Access 6.1 Installazione e configurazione 7 Controllo Aggiornamenti 8 Le funzionalità della scheda 'App Web' 8.1 Web Run 8.2 Pregiudizievoli

Guide Rapide

• I Campi Data
• Ricerche Semplici e Avanzate
• Salvare le Ricerche
• Strumenti

Le Funzioni della scheda "Desktop"

Organizer

Personale

Il tasto permette di accedere alla Scrivania Personale, dove sono contenute le informazioni relative all'utente connesso o ad altri utenti, in funzione della loro posizione nell'Organigramma.

Entrando nel programma questa sezione viene aperta automaticamente, dando all’utente la visione d’insieme delle cose da fare (Pratiche, Attività,ecc.) e dei dati (Note, Comunicazioni, ecc.) collegati a queste.
La Scrivania Personale può essere personalizzata con l'utilizzo della funzione Elementi da Visualizzare. Premendo il tasto destro del mouse al centro della schermata sarà possibile visualizzare un menù contestuale contenente le funzioni disponibili in questa sezione.

Scheda Cliente

Premendo si può selezionare una Anagrafica e visualizzare una scheda che riepiloga tutti le operazioni e le informazioni associate al cliente.

La selezione del cliente avviene per mezzo di una finestra di ricerca chiamata Elenco anagrafiche.
Una volta che è stata effettuata la ricerca, si seleziona il cliente desiderato e si preme il tasto OK per aprire la relativa scheda.

File:Esempioxx.jpg
Questa conterrà una parte riassuntiva dei dati anagrafici del cliente e riprenderà la visualizzazione della Scrivania Personale.
Dalla scheda è possibile, con un doppio click, l'apertura degli oggetti ed è possibile la creazione di Note e Comunicazioni associate al Cliente.

Pratiche

La sottosezione Pratiche contiene tre pulsanti che danno accesso agli strumenti per la gestione delle pratiche.

Apri

Permette di accedere alle informazioni di una Pratica della quale si conosce il numero.

Ad ogni Pratica, al momento della creazione, viene associato un numero che la identifica
univocamente. Tutti gli archivi di Facile!Business includono questo tipo di informazione.

La sezione Scheda pratica viene aperta una volta inserito il numero di pratica nella finestra.
L'apertura di una pratica, presenta la scheda pratica, scheda riepilogativa di tutte le informazioni relative alla pratica.

Oltre alla possibilità di aprire direttamente le informazioni contenute nella scheda con un semplice doppio click, è possibile utilizzare gli automatismi per la Gestione Contratti.

Se si tenta di aprire una pratica senza chiudere quella in corso, apparirà un avvertimento il quale indica che il numero massimo di pratiche aperte è stato raggiunto.

Il numero massimo di pratiche che si possono aprire contemporaneamente è impostabile 
da Facile!Configurazione ed è settato inizialmente uguale a tre.

Nuova

Il pulsante Nuova consente il richiamo dei modelli precedentemente salvati o di quelli standard per effettuare la creazione di una nuova Pratica.
Dopo aver premuto il pulsante viene visualizzata una finestra contenente l’elenco dei modelli archiviati, dalla quale è possibile creare una Pratica evidenziando il modello desiderato e premendo il pulsante Crea.

I Modelli sono delle pratiche che vengono utilizzate come base per la generazione di altre
pratiche. Si potranno, ad esempio, definire modelli per ogni tipologia di procedura
interna, in modo da ottenere in automatico, in fase di creazione della Pratica da Modello,
l'elenco delle attività previste per la tipologia.

Nel menù Pull-Down associato al tasto è possibile accedere ad altre funzionalità:

Nuova Pratica Vuota 

Crea una pratica senza recuperare informazioni dal modello.

Importa 

Permette di importare una pratica e le sue attività da un file "Modello di Pratica". Il file è generabile dalla Scheda Pratica, accedendo al menù Strumenti.

Crea Modello 

Crea una pratica da una struttura pre-esistente. La funzione permette di utilizzare come numero pratica il primo numero libero nell'archivio delle pratiche.
E' molto utile quando si prevede di utilizzare i primi numeri dell'archivio pratiche per i modelli.
Per utilizzare questa funzionalità è necessaria la creazione di pratiche vuote nell'archivio come specificato in Prenotazione per Modelli.

Lista

Il tasto Lista permette di aprire una scheda di ricerca per rintracciare una Pratica secondo diversi criteri.

Come tutte le schede di Facile!Business permette di eseguire Ricerche Avanzate e di memorizzare criteri di ricerca con il Tasto Trova.

Chiusura

Chiudi Tutto

Questa sottosezione contiene solo il pulsante Chiudi Tutto. Con questo l'utente è in grado di chiudere tutte le schede aperte al momento in Facile!Business.

Speciali

In questa sottosezione sono contenuti alcuni strumenti che eseguono operazioni speciali su pratiche o che si interfacciano a programmi esterni a Facile!Business.

Elimina

Il tasto permette di eliminare una Pratica ed eventuali documenti correlati, digitando il numero di pratica da eliminare.
Successivamente il CRM avverte l’utente che oltre alla pratica verranno eliminati tutti i dati correlati.
La pratica non viene definitivamente eliminata ma posta nel cestino interno.

Per recuperare una pratica eliminata richiedere l’Assistenza di Grupposis.

Per i soli utenti appartenenti al gruppo Administrators di Facile!Business è disponibile un ulteriore opzione di cancellazione nel menù del pulsante chiamata Elimina Definitivamente; questo tipo di cancellazione è DEFINITIVA e non è possibile recuperare in alcun modo i dati ed i documenti abbinati alla pratica

Ricerca Globale

Permette di effettuare una ricerca testuale su tutti gli archivi di Facile!Business.
I risultati verranno visualizzati raggruppati per archivio, sarà possibile accedere ai singoli elementi successivamente dalle appropriate sezioni del programma.
Basta inserire una parola di chiave, una stringa di un cliente o di un atto e verranno cercati tutti le pratiche, i documenti , le attività, i contatti e le anagrafiche presenti in Seta.

VOIP

Facile! Business è in grado di ricevere informazioni sulle chiamate eseguite da programmi collegati alla telefonia.
Dialogando con il software Voip utilizzato è in grado di presentare una maschera, alla ricezione di una chiamata, che visualizza il nome del chiamante, recuperando i dati direttamente dall'Anagrafica.

Dopo aver selezionato la riga relativa alla chiamata interessata nella finestra, utilizzando i bottoni o premendo il tasto destro del mouse, si ha accesso alle seguenti funzionalità:

• Apri Chiamata. Bottone principale per l'apertura di una chiamata help-desk associata alla telefonata ricevuta
  • Apri Chiamata e modifica. E' l'opzione che viene utilizzata per default, mostra la finestra per la prenotazione della chiamata e apre la chiamata stessa una volta confermata
  • Apri Chiamata. Opzione che non apre in modifica la chiamata dopo averla creata
• Chiama Numero. Permette di richiamare un cliente dopo aver selezionato la riga di interesse, in caso si abbiano più linee per le chiamate in uscita permette di selezionare la linea desiderata
• Dettaglio Cliente. Visualizza il dettaglio della Scheda Anagrafica
  • Altri Dati. Permette di accedere direttamente alle informazioni contenute nella sezione altri dati del cliente associato alla riga selezionata
• Scheda cliente. Apre la Scheda Cliente associata alla riga
  • Nuova Anagrafica. Crea una nuova Anagrafica vuota, viene utilizzata in caso il numero del chiamante non sia presente nel database
  • Nuova Azione Marketing. Crea una nuova Azione Marketing associandola automaticamente al cliente della riga selezionata
• Abbina alla pratica.
• Nuova Nota. Crea una nuova Nota
• Nuova Comunicazione. Crea una nuova Comunicazione
• Elimina Riga. Elimina la riga delle chiamate Voip selezionata

Mail!Share

Lancia l'esecuzione di Facile!Mail autenticando direttamente l'utente che attualmente usa la Suite.

Gestione SMS

Permette la gestione di messaggistica SMS tramite servizio dedicato. I parametri vanno configurati nella sezione Sistema/SMS tramite sfconfig.exe
Una volta creato il messaggio è possibile salvare il testo per un uso futuro posizionandosi sul testo e premendo il tasto CTRL+INVIO in questo modo quando si crea un SMS è possibile utilizzare dei testi standard precedentemente salvati.

Le Funzioni della scheda "Scheda Pratica"

La sezione permette di accedere agli strumenti specifici di una Pratica. Si attiva una volta che da Gestione Pratica abbiamo deciso di creare una nuova Pratica o di aprirne una esistente. Nell’intestazione viene visualizzato il numero della Pratica attiva.

In caso si stia lavorando in modalità multi-pratica, la Pratica attiva cambia in base agli strumenti con i quali si sta operando.

Pianificazione

Attività

Premendo il tasto

Errore nella creazione della miniatura: convert: UnableToOpenConfigureFile `colors.xml' @ warning/configure.c/GetConfigureOptions/685. convert: UnableToOpenBlob `/home/tribunagol/manuali.sisgroup.it/images/2/2f/Tasto_attività.jpg': No such file or directory @ error/blob.c/OpenBlob/2960. convert: NoImagesDefined `/home/tribunagol/manuali.sisgroup.it/images/thumb/2/2f/Tasto_attività.jpg/40px-Tasto_attività.jpg' @ error/convert.c/ConvertImageCommand/3229.

Attività si accede alla scheda nella quale sono contenuti gli stati di avanzamento della Pratica.

Questa lista di stati può essere modificata nella sua interezza da un utente con diritti di “Modifica su oggetti di altri utenti”, oppure responsabile e addetto possono andare ad aggiornare lo stato delle loro attività direttamente da questa schermata oltre che da Scrivania Personale.
Per modificare la singola Attività o per aggiornare il suo stato, l’utente clicca due volte in corrispondenza della riga della griglia che gli interessa e accede alla finestra del dettaglio.

Le operazioni possibili sulle attività sono accessibili dal tasto “Strumenti” o dal menù contestuale (premendo il tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia).

Note

Con il tasto Note si accede alla scheda per la gestione delle annotazioni relative alla pratica.
Una Nota (Note e Comunicazioni) è intesa come un breve appunto personale collegato o meno alla pratica.
La finestra visualizza una griglia nella quale sono contenute le note collegate alla pratica.

Lo stato di una nota può indicare che questa sia stata letta o meno.
Gli stati che può avere sono i seguenti:

Aperta : Implica un'azione. Verrà visualizzata sulla scrivania personale

Chiusa : Informazione Archiviata. Non verrà visualizzata nella scrivania personale.

Appuntamenti

Premendo il pulsante Appuntamenti viene visualizzata la scheda relativa gli Appuntamenti associati alla pratica attiva e gli Interventi Tecnici.

Tale scheda mostra in una griglia tutti gli appuntamenti abbinati alla pratica attiva.
Se è attiva la gestione interventi tecnici, nella parte inferiore della scheda vengono riassunti anche gli interventi.

• La modifica di un appuntamento avvia l'agenda e si posiziona sul giorno dell'appuntamento;
• L' inserimento dell'appuntamento avvia l'agenda e aggiunge alle funzionalità del tasto destro la possibilità di creare un appuntamento abbinato alla pratica attiva.

Comunicazioni

Le Comunicazioni sono informazioni generiche relative alla Pratica, che si possono inoltrare all’attenzione di qualsiasi altro referente interno che utilizzi Facile!Business.

Il tasto permette di visualizzare, modificare e completare le Comunicazioni (Note e Comunicazioni) relative alla pratica attiva.

Le comunicazioni possono avere i seguenti stati:

Aperta : Implica un'azione. Verrà visualizzata sulla scrivania personale,

Chiusa : Informazione Archiviata. Non verrà visualizzata nella scrivania personale.

Documentazione

Documenti

Il tasto Documenti permette di accedere al FileManager della pratica, che elenca tutti i documenti relativi alla pratica attiva (file doc, rtf, jpg, pdf e qualsiasi altro file gestibile da Windows) e permette l'inserimento di nuovi documenti associati e di effettuare alcune azioni sui file.

Moduli

La sezione Moduli permette di gestire i Documenti Fiscali della pratica, composti da testata e righe, quali: fatture, ordini, preventivi, DDT.
La tipologia dei moduli è totalmente personalizzabile e per ogni tipologia il sistema utilizza una propria numerazione progressiva nel corso dell'anno.

 Il diritto “Visualizzazione prezzi di vendita ed acquisto” permette di vedere e modificare i prezzi, gli sconti, i costi ed i margini. Senza il diritto la visualizzazione è limitata a descrizione e quantità.

Creando un nuovo modulo, viene visualizzata la finestra del dettaglio modulo che contiene:

Dati Generali 

Riepilogo dell'intestazione del modulo

Dettaglio 

Riepilogo delle righe del corpo del modulo

Controllo Gestione 

Informazioni Aggiuntive per le statistiche industriali

Spedizione 

Dati di spedizione (Es. DDT)

Scadenze e Movimenti contabili 

In abbinamento alla contabilità GruppoSIS.

Nella maschera del dettaglio del modulo si possono inserire delle righe in modalità manuale, digitando le informazioni nella parte inferiore della maschera, oppure si può recuperare un articolo da magazzino.
In particolare gli importi vengono gestiti secondo questi criteri:

• Il prezzo unitario viene moltiplicato per la quantità, e su questo importo viene calcolato il “totale scontato”, cifra che risulterà nel documento
• L'inserimento del prezzo di acquisto, del costo fisso (Es. ammortamento di Know-How oppure costo di trasporto) determina il calcolo del margine lordo
• L'inserimento della provvigione all'agente (inserita come importo e non come percentuale) determina la valorizzazione del campo “margine netto”

Altre informazioni da inserire sono:

• Il codice IVA, necessario al calcolo corretto dei documenti soggetti a IVA
• Eventuale Codice Conto e centro di costo (per collegamento con contabilità GruppoSIS)
• L'agente e la data di liquidazione della provvigione.

La sezione Ordini e Fornitori è accessibile cliccando sul tasto “Ordini” e permette di:

• inserire il fornitore ed il codice prodotto del fornitore
• annotare informazioni sulle modalità di ordine o consegna
• inserire informazioni sulla movimentazione degli articoli

• Quantità richiesta per il documento
• Quantità disponibile a magazzino
• Quantità consegnata al cliente
• Quantità Ordinata al Fornitore
• Quantità ricevuta dal fornitore

Istruttoria

La sezione è attiva solo per configurazione Studio Professionale

La sezione Istruttoria permette di gestire la richiesta e ricezione di documenti necessari o desiderabili per lo sviluppo della pratica.

Nasce dalla richiesta dello studio notarile di poter gestire la richiesta e la ricezione da parte del cliente della documentazione necessaria per l'apertura della pratica.
Nell’ambito di Commercialisti e Consulenti del Lavoro, riassume ad esempio, tutti i documenti necessari per l'avviamento di una pratica (ES i documenti di identità, il libretto di lavoro, la documentazione INPS e INAIL).

In ambito aziendale può essere utilizzato per gestire documentazione quale i permessi comunali, le autorizzazioni, le pratiche di finanziamento, i certificati di conformità.

E' possibile effettuare la selezione di più righe cliccando sulla colonna con il quadratino. In questo modo tutte le operazioni (Eliminazione, Impostazione Data, Cambio Stato) possono essere effettuate su più righe contemporaneamente. Attenzione: Oltre alle righe con il check, il programma elabora anche la riga dove si è attualmente posizionati, se questa riga non è stata selezionata con il check il software avvisa e permette di scegliere se includere o meno questa riga nell'elaborazione attualmente in corso. Nella colonna dello stato ci possono essere 3 icone

• Quadrato Rosso: Riga ancora aperta
• Quadrato Verde: Riga Chiusa
• Cerchio Rosso con X bianca: Riga Eliminata

Parti e Oggetti

La sezione è attiva solo per configurazione Notarile o Curatori Fallimentari.

Dati

Riassunto

Il tasto Riassunto genera una scheda riassuntiva (in HTML) delle informazioni principali della pratica attiva, eventualmente personalizzabile dal cliente.

Chiudi

Il tasto chiude tutte le schede aperte relative alla pratica Attiva.

Proprietà

Errore nella creazione della miniatura: convert: UnableToOpenConfigureFile `colors.xml' @ warning/configure.c/GetConfigureOptions/685. convert: UnableToOpenBlob `/home/tribunagol/manuali.sisgroup.it/images/c/cc/Tasto_proprietà.jpg': No such file or directory @ error/blob.c/OpenBlob/2960. convert: NoImagesDefined `/home/tribunagol/manuali.sisgroup.it/images/thumb/c/cc/Tasto_proprietà.jpg/40px-Tasto_proprietà.jpg' @ error/convert.c/ConvertImageCommand/3229.

permette di accedere alla maschera Proprietà Pratica, dalla quale è possibile inserire i dati pratica, i riferimenti, le attività e le Anagrafiche Collegate.

Questa è la prima schermata che appare quando si crea una nuova pratica. Viene richiesto di compilare la “data Scadenza”, la “Materia”, il “Responsabile” e l’“Addetto”; tutti gli altri campi sono facoltativi.

A parte la data di scadenza , tutte le altre informazioni possono essere impostate Da Modello.

Le Funzioni della scheda "App CRM"

In questa sezione si trovano tutti gli strumenti che possono essere utilizzati dipendentemente dal collegamento ad una pratica.

Alcune operazioni sono visibili sono in particolari configurazioni del programma.

Pianificazione

Attività

Utilizzando il tasto si accede all’elenco delle attività generiche, quindi collegate o meno ad una pratica.

La griglia di visualizzazione delle attività è vuota fino a che non si imposta un criterio di ricerca per visualizzare e modificare le attività desiderate.

Agenda

Il tasto permette di accedere al programma Agenda.
Il programma Facile!Agenda è esterno a Facile!Business e rimane in esecuzione fino a esplicita richiesta di chiusura, tramite pulsante “Chiudi” oppure dal menù a tendina che appare cliccando con il tasto destro del mouse sull’icona nella Tray Bar .

L’Agenda è il software di Facile!Business che permette la gestione di appuntamenti e impegni, fornendo la possibilità inoltre di una sincronizzazione con l’agenda di Outlook.
Gli appuntamenti possono essere visualizzati e inseriti\modificati dalla finestra principale del programma Agenda.

Tutte le operazioni di visualizzazione e ricerca sono accessibili dalle barre degli strumenti, mentre per agire sui singoli appuntamenti si utilizza il menù contestuale, facendo click col tasto destro del mouse nella griglia.

Per maggiori informazioni fare riferimento al manuale operativo dell’Agenda.

Note

Permette di visualizzare, modificare e completare le Note (Note e Comunicazioni).
Nella finestra visualizzata è possibile effettuare ricerche nell'archivio Note sui parametri principali.

Comunicazioni

Permette di visualizzare, modificare e completare le Comunicazioni (Note e Comunicazioni).

Documentazione

Ricerca Documenti

Far riferimento al paragrafo relativo ai Documenti nella sezione Documentazione della Scheda Pratica.

Moduli

Far riferimento al paragrafo relativo ai Moduli nella sezione Documentazione della Scheda Pratica.

Documenti per Cliente

Premendo il tasto si accede alla sezione Documenti Cliente nella quale è possibile visionare tutti i documenti collegati ad una anagrafica.

Dopo aver effettuato una ricerca e selezionato il cliente desiderato dalla finestra Elenco Anagrafiche premere il tasto “Ok” per passare alla visualizzazione dei Documenti del cliente.

Clienti

Anagrafica

Facile!Business permette di accedere alla maschera di gestione dell'anagrafica da ogni finestra dove è presente il campo Ragione Sociale.
Digitando una parte della ragione sociale e in presenza di omonimie, la maschera dell'anagrafica viene visualizzata.

Per una ricerca globale è invece possibile utilizzare il tasto sulla destra del campo “Ragione Sociale” oppure il tasto “Cliente/Anagrafica”.
Come tutte le finestre di ricerca, la maschera presenta:

• dei campi essenziali per una ricerca rapida
• Un tasto “Avanzate” per eseguire ricerche dettagliate
• Un tasto “Trova” per eseguire la ricerca oppure salvare e recuperare dei criteri di ricerca personalizzati.
• Un tasto “Strumenti” per eseguire operazioni quali l'inserimento, la modifica e la cancellazione
• Un tasto “Stampa” per stampare o personalizzare le stampe.
  

Digitando parte del nome è possibile ricercare le omonimie.

“Cerca nel testo” attivato 

Vengono trovate tutte le anagrafiche che contengono la parola cercata

“Cerca nel testo” disattivato 

vengono trovate tutte le anagrafiche che iniziano con il testo cercato.

Chiamate

La sezione Chiamate permette la gestione dell'Helpdesk.
Per Helpdesk si intende la gestione delle richieste di assistenza o di qualsiasi altro genere.
Grazie alla sezione è possibile tenere traccia di tutto questo.

Una chiamata è quindi una raccolta di dati contenente le informazioni relative alla richiesta di assistenza, alle modalità della stessa e lo storico di una serie di domande e risposte (Soluzioni).

La chiamata assume lo stato di “Aperta” o “Chiusa” (a seconda che la problematica abbia ricevuto risposte, risolutive o meno).
L’archivio storico è poi consultabile sia dalla scheda Chiamate che dalla scheda Soluzioni.

Le chiamate possono essere create direttamente dalla scheda delle Chiamate tramite il comando “Prenota” o “Prenota e Modifica”.

Tramite il menù contestuale accessibile dalla griglia delle Chiamate è possibile

• prenotare
• modificare
• eliminare o ripristinare
• copiare
• incollare
• aggiornare

una chiamata.

Per facilitare l'operazione di accettazione cliente, la maschera di prenotazione permette di:

• inserire il cliente e visionare (lista) le chiamate degli ultimi due giorni
• Inserire una descrizione semplificata della richiesta
• Selezionare il tecnico al quale verrà assegnata la chiamata
• Richiedere immediatamente il numero chiamata (prenota) oppure farlo assegnare in chiusura della maschera

Il dettaglio chiamata permette di visualizzare dati relativi alla stessa, di visualizzare l'elenco delle domande e risposte, e di passare la chiamata dallo stato di “Aperta” a quello di “Chiusa”.

Le chiamate aperte vengono elencate nella scrivania personale.

Soluzioni

Con il tasto si accede alla sezinie che oltre a contenere la domanda e la risposta, la data e l'utente che l’ha generata, ha la possibilità di indicare se questa deve essere trasferita automaticamente a un archivio delle FAQ.

Gli assistenti Helpdesk hanno un potente strumento di ricerca all'interno delle soluzioni che permette di controllare immediatamente se il problema affrontato è già stato risolto in passato, anche da altri utenti.

Gestione FAQ

Il tecnico che ritiene la soluzione proposta utile ai fini delle FAQ (Frequently Asked Questions), può specificare nella tipologia della soluzione “Faq da Decidere”.

In presenza di un responsabile per la pubblicazione delle FAQ, sarà possibile visualizzare le soluzioni di tipo “Faq da valutare” e decidere se renderle FAQ effettive.

Interventi

Facile!Business ha una scheda per la gestione degli interventi tecnici.

La gestione degli interventi è indirizzata a due aspetti della gestione:

• la gestione della fatturazione al cliente
• la gestione dei rimborsi al tecnico

Ogni intervento è collegato a:

• un cliente
• un tecnico
• una pratica
• un archivio Documenti dove poter memorizzare eventuali immagini dei rapporti tecnici

Vi è inoltre un collegamento tra gli appuntamenti di agenda e gli interventi, in modo da poter creare direttamente una scheda intervento da un appuntamento di agenda, e di poter verificare se per un appuntamento siano state inserite delle schede intervento.

La scheda intervento è relativa ad un singolo tecnico. Ove un appuntamento dovesse coinvolgere più tecnici, è possibile inserire più schede per ogni appuntamento.

Parametri per i calcoli Dalla funzione “Strumenti” – “Gestione Orari”, gli utenti con il diritto “Gestione Trasferte” possono personalizzare, per ogni tecnico, i parametri di calcolo automatico.

La maschera di gestione presenta l'utente “default” che raggruppa i criteri da applicare a tutti i tecnici che non dovessero avere un criterio personale.

Le voci da personalizzare sono:

• inizio mattina
• inizio pomeriggio
• fine mattina
• fine pomeriggio
• rimborso KM
• rimborso pranzo
• rimborso notte
• rimborso orario
• fatturato orario
• fatturato KM
• costo orario

Logica del calcolo

• I rimborsi orari vengono calcolati per i minuti che precedono l'orario di inizio lavoro e i minuti che seguono l'orario di fine lavoro
• Per interventi sull'intera giornata, la pausa pranzo viene compensata con il rimborso pranzi
• Per interventi su più giornate, il fuori orario serale->mattina viene compensato con il rimborso notti

I dati inseriti nella maschera permettono di utilizzare due automatismi di calcolo:

• il calcolo delle effettive ore di intervento
• il calcolo delle effettive ore fuori orario
• la liquidazione dei rimborsi al tecnico
• il costo complessivo dell'intervento per il cliente
• la data di liquidazione dei rimborsi al tecnico

Tutte le cifre calcolate in automatico sono comunque modificabili manualmente.

Marketing

Far riferimento al Manuale operativo Marketing.

SetaFacile

Applicazioni

Dal menù del tasto “Applicazioni” è possibile accedere ad una lista di programmi esterni a Facile!Business.

Questa lista di programmi può essere personalizzata contattando l’assistenza.

Le Funzioni del Tab "Personalizzazioni"

Documenti

Modelli Documento

I documenti, intesi come qualsiasi file (testo, immagine, filmato), sono gestiti dalla finestra di Facile!Business chiamata Documenti .

Questa finestra viene presentata in diverse modalità, a seconda dell'ambito di utilizzo:

Dalla Pratica 

Vengono visualizzati solo i documenti abbinati alla pratica corrente.

Dalla funzione “Doc. Cliente” 

Vengono visualizzati solo i documenti abbinati a una particolare anagrafica.

Da Attività 

Vengono visualizzati i documenti abbinati ad una attività.

Da Interventi 

Viene aperto l'archivio delle immagini collegate agli interventi tecnici separato dall'archivio documentale principale).

Elenco Testi Base/Modelli 

Elenco dei documenti classificati come “modelli di Riferimento” quindi proposti per essere duplicati quando l'utente sceglie di creare un nuovo documento, in un qualsiasi altro contesto di Documenti.

Modalità Ricerca 

Documenti presenta un pannello di ricerca semplice/avanzata recuperare i documenti all'interno di tutto l'archivio.

Modalità Trova e Duplica 

La modalità è accessibile dalla funzione “Trova e Duplica”, in ogni contesto di Documenti. Permette di effettuare una globale e di duplicare un documento nell'attuale contesto.

Nella nostra fase di creazione dei testi base (Modelli) di riferimento, accediamo a Documenti in modalità “Modelli di Documento”, modalità disponibile nella sezione “Personalizzazioni” del menù principale.

La personalizzazione dei modelli di documento è possibile solo per gli utenti con il diritto “Modifica Modelli Progetto/Pratica”.

Verrà presentata una finestra con l'elenco di tutti i modelli di documento presenti nel sistema.

Nella prima fase di configurazione del sistema, l'elenco si presenta vuoto.

E' quindi necessario procedere come segue:

1. Creare il documento che dovrà diventare Testo Base dall'applicazione desiderata e salvarlo nel proprio disco.
2. Eseguire la funzione di Documenti “Importa Files” e selezionare il file creato.
3. Completare la finestra delle proprietà che verrà presentata inserendo tutte le informazioni

• ritenute utili, in particolare:
• il nome da utilizzare all'interno di Documenti
• la descrizione
• la Categoria

Confermando e archiviando il documento verrà trasferito in Facile! Business e sarà disponibile come Modello per tutti gli utenti.

 La procedura “Importa Files” duplica fisicamente un documento presente nei dischi in un documento gestito da Facile!Business.
Non esisterà quindi nessun collegamento tra i due documenti. Il documento precedentemente creato può essere eliminato.

Manuali

Il pulsante permette di accedere alla lista della documentazione relativa a Facile!Crm presente in rete; la stessa operazione può essere effettuata premendo il tasto F1 durante l'esecuzione del software.

Configurazioni

Parametri

Premendo il tasto si accede alla finestra per la Modifica Elenchi, ovvero per la gestione di tutti i valori che compaiono nei menù a tendina personalizzabili.

Dal menù a tendina principale sarà possibile scegliere una voce che identifica il menù al quale fa riferimento e premendo il tasto i valori associati alla voce verranno visualizzati nella griglia sottostante.
Sulla destra compaiono tre tasti con i quali effettuare le operazioni base sui valori visualizzati nella griglia.

La finestra per l’inserimento di nuovi valori o per la modifica di valori esistenti permette di specificare una Descrizione, l’ordine (Valore) della voce, il colore e, nel caso Facile! Business sia in modalità multi-aziendale, l’azienda associata.

Amministrazione

Premendo il tasto viene lanciato il programma Facile!Configurazione.
Entrando con il proprio utente sarà possibile modificare solo configurazioni di questo, mentre accedendo con account amministrativo sarà possibile modificare impostazioni di tutti gli utenti.

Informazioni

Premendo il tasto viene visualizzata una finestra contenente dati relativi alle varie componenti di Facile!Business.

Stile

Office

Nella sottosezione “Stile” il primo pulsante permette di cambiare la visualizzazione grafica di Facile!Business.
Cliccando sul menu a tendina, compare il menu delle applicazioni.

Accounts

Premendo il bottone si accede alla finestra "Gestione Passwords". Da questa finestra è possibile inserire dati che verranno immagazzinati criptati negli archivi di Facile!Business.

Cosa è un Keyset:
Il keyset è un insieme di informazioni protetto da una unica password, descritte come “Chiave” e “Valore”.
Ad esempio l’accesso ad una Webmail richiede questi parametri:

Nome --------------------> Valore

Indirizzo URL ----------> www.mywebmail.mydomain.com
Login ---------------------> FacileCRM@mydomani.com
Password ---------------> 12345678

Entrando in u keyser, e digitando la password di sblocco, è possibile consultare, aggiungere e modificare coppie “Chiave/Valore” secondo le proprie esigenze.

Automatismi WEB
Dopo aver sbloccato un keyset, è possibile:

• aprire il sito web con il browser (tasto destro)
• Trascinare il contenuto delle colonne valore, anche se “nascoste” dagli asterischi, sui rispettivi campi del browser.

Suggerimenti per l’uso di “Accounts” in una organizzazione complessa.
Spesso viene richiesto di memorizzare diversi tipi di “keyset”:

• keyset strettamente personali
• keyset disponibili a tutta l’organizzazione
• keyset disponibili solo ad alcuni membri dell’organizzazione.

Il miglior modo di configurare questi aspetti è di scegliere un insieme di password in funzione del grado di segretezza del keyset:

• Password personale (la conosce solo l’utente)
• Password generale (la conoscono tutti i membri dell’organizzazione)
• Password Gruppo1 (a conoscenza solo di alcuni membri dell’organizzazione).

e di comunicarle (a parte quella personale) ai diretti interessati.

In questo contesto è molto utile creare un keyset personale denominato “Criterio Password” dove memorizzare tutte le password in proprio possesso. Ne segue che, utilizzando una sola password che viene usata per proteggere i keyset personali, si può risalire semplicemente alle password di altri keyset.

Web Access

Installazione e configurazione

procedura di installazione

Controllo Aggiornamenti

Gli aggiornamenti di Facile! Business, e degli altri software GruppoSIS, possono essere fatti, disponendo di una connessione internet, lanciando il programma Facile! Aggiornamenti dalla voce Grupposis che trovate nel menù Programmi di windows.

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Le funzionalità della scheda 'App Web'

Seta 3.0 introduce la novità della scheda chiamatasi 'App Web'. All'interno troviamo due sottomenù i quali pulsanti svolgono diverse funzionalità. Premendo il tasto ti offre la possibilità di collegarsi direttamente sul sito del notariato per l'invio dei file XML su sister. Inoltre ti offre anche la possibilità di importare le pratiche dalla cartella dell'unico. Cliccando sul tasto ci si può collegare sul sito della 'Prevenzione e Tutela del Credito'.

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Web Run

Come accennato in precedenza, con il pulsante WebRun possiamo collegarci direttamente sul sito del notariato per inviare i file Xml; attraverso una funzionalità del nostro programma è anche possibile scaricare le visure.

Pregiudizievoli

In ambito giuridico legale le pregiudizievoli, rilevate quotidianamente dalle Conservatorie dei registri immobiliari, sono informazioni di carattere pubblico riguardanti persone fisiche e giuridiche. Devono essere iscritte senza la volontà del soggetto a carico del quale avviene l’iscrizione. Questi atti limitano la libera circolazione dei beni immobiliari. Con questa funzionalità possiamo andare direttamente sul sito per verificare i falliti.