Anagrafica
Da Grupposis Manuali.
L'Anagrafica di Facile!Business permette di inserire in un unico archivio tutti i riferimenti di clienti, fornitori, prospects, collaboratori sia ai fini della creazione della Pratica, sia al fine della gestione dei Job Marketing.
Ad ogni Anagrafica è possibile associare uno o più oggetti di tipo Contatti.
Le Categorie di Anagrafica sono uno strumento molto potente di archiviazione e generazione delle comunicazioni, nonché di generazione di statistiche commerciali e produttive.
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Anagrafica
Facile! Business permette di accedere alla maschera di gestione dell'anagrafica da ogni finestra dove è presente il campo Ragione Sociale.
Digitando una parte della ragione sociale e in presenza di omonimie, la finestra per la ricerca dell'anagrafica viene visualizzata.
È comunque sempre possibile accedere alla schermata di ricerca da Applicazioni Generali\ Anagrafica.
Per creare o modificare un'anagrafica è necessario aprire la scheda Anagrafica dal Tab Applicazioni Generali di Facile!Business e dalla voce del menù strumenti o dal menu contestuale che compare facendo click con il tasto destro e selezionare “Nuova” o "Modifica".
I Tab di Anagrafica
Dati Generali
La maschera presenta diverse sezioni che raggruppano le informazioni per Argomento. Dati Generali: Sono i dati di più frequente consultazione, in generale i recapiti telefonici, fax, e-mail, le note.
Password e scadenza della sezione “Accesso Internet” permettono di:
- Abilitare l'utente all'accesso ai servizi
WEB (Vedi “Servizi WEB”) se viene inserita una password
- Bloccare ad una particolare data l'accesso ai dati
internet, per decidere se rinnovare o no la funzionalità per il cliente.
L’Etichetta è un campo che viene composto automaticamente al momento del salvataggio delle modifiche della scheda Anagrafica. La frase composta potrà essere usata per la stampa delle etichette e sarà visibile nel riquadro di colore verde della scheda.
Ove l’utente desideri modificarne il contenuto, è possibile, fare un doppio click all'interno dell'etichetta per inserire manualmente la descrizione etichetta desiderata.
Per la personalizzazione del campo si passa alla finestra nella quale è possibile prendere da tre liste di suffissi\prefissi\formule (personalizzabili) termini da inserire nel testo dell’etichetta, oppure scrivendo direttamente.
In chiusura della maschera viene eseguito un controllo di congruità tra i dati maschera ed i dati presenti nell’etichetta.
Nel caso in cui l’etichetta sia stata modificata l’utente viene avvertito visualizzando con colore rosa la casella.
Il tasto “Altri Dati” permette di accedere alle proprietà personalizzate dell'anagrafica.
Dati Fiscali
In essa possiamo specificare, oltre all'indirizzo fiscale, il codice fiscale e la partita IVA,
- i riferimenti della banca di appoggio
- lo sconto base
- il listino di riferimento
- il codice IVA di default per la fatturazione (+)
- il livello di insoluto
- il codice di pagamento (+)
- il codice di Spedizione (+)
(+ Solo se collegato alla contabilità GruppoSIS)
I dati per la fatturazione automatica degli interventi tecnici quali:
- la distanza chilometrica media da percorrere
- eventuale rimborso chilometrico se diverso dal rimborso standard
- lo sconto sulla cifra standard oraria di intervento
In presenza degli archivi per la Normalizzazione dei Cap, l'etichetta CAP permette di consultare l'archivio CAP/indirizzi
Indirizzi di Spedizione
Nella Sezione “Indirizzi di Spedizione” è possibile specificare indirizzi alternativi per la spedizione delle fatture o per la spedizione di materiale (DDT).
Contatti
In questa sezione è possibile, dal menù che appare premendo il tasto destro del mouse, inserire\modificare\cancellare dei Contatti che hanno un collegamento con l'Anagrafica sulla quale stiamo lavorando.
Per contatto si intende una persona fisica che rappresenta un'azienda\ente, inserito come anagrafica, o che è direttamente collegato a questa.
Marketing
L'area marketing serve per categorizzare il cliente. Qui si possono specificare le informazioni riservate alla gestione successiva con i Job marketing.
E' necessario avere il diritto “Operazioni Marketing” per avere accesso a questo tab di anagrafica
Le informazioni sono prevalentemente indirizzate alla preparazione delle liste di marketing. L'impostazione delle informazioni nella scheda, in abbinamento con la categoria anagrafica e le proprietà personalizzate del tasto “Altri dati”, permettono di eseguire selezioni particolarmente dettagliate.
- Mailing: Posta – Fax – Email – SMS
- Richiesta Rimozione: se il campo viene valorizzato, l'anagrafica non verrà MAI inclusa in una lista generata da un job markerting.
- Indirizzo Mailing: postali, telefonici, email e SMS
- Distretto e Regione
- Tipo Cliente: serve per definire in quel stadio si trova il cliente (contatto, potenziale, trattativa, acquisito, lost_sale, altro).
- Data inizio/ fine rapporto: dati importanti per fare le statistiche
Il sistema Facile!Business è in grado di ricercare all'interno dei numeri di telefono anche se sono presenti simboli come la barra o il punto, e rimuove automaticamente questi caratteri quando vengono creati i files di export per applicazioni di mailing, SMS e FAX.
L'utilizzo delle informazioni in Anagrafica relative all'agente e al tipo cliente, permettono di limitare la visualizzazione delle anagrafiche all'interno dell'organizzazione.
È possibile definire, per ogni utente se:
- può visualizzare solo le anagrafiche dove è agente
- Può visualizzare solo le anagrafiche di tipo “Cliente Acquisito” o “Cliente Potenziale”
Il sistema Facile! Business è in grado di ricercare all'interno dei numeri di telefono anche se sono presenti simboli come la barra o il punto, e rimuove automaticamente questi caratteri quando vengono creati i files di export per applicazioni di mailing, SMS e FAX.
Categorie
La sezione Categorie comprende una lista a multiselezione delle categorie associabili ad una Anagrafica.
La lista è personalizzabile dall’utente cliccando sul tasto “Categoria”.
La categoria può essere un’informazione di selezione per il marketing o per le ricerche in anagrafica.
Altri Dati
Questa sezione permette di accedere ai campi Altri Dati collegati all'anagrafica.
Galleria Immagini
Permette di caricare e associare all'anagrafica un'immagine.
Vengono inoltre visualizzate tutte le gallerie immagine associate all'anagrafica sulla quale si sta lavorando.
Outlook
In questa sezione è possibile sincronizzare la scheda anagrafica su cui si sta lavorando con Office Outlook, seguendo la procedura descritta nella sezione Sincronizzazione Con Outlook.
In fondo alla maschera dell'anagrafica si trovano quattro pulsanti che servono per associare all'anagrafica alcune operazioni.
Avvisi
All'interno dell'anagrafica si possono creare avvisi per memorizzare informazioni importanti da ricordare all'utente.
Stampa
Premendo il pulsante “Stampa” viene avviata la stampa associata alla scheda anagrafica nella quale si sta lavorando.
Cliccando con il tasto destro del mouse sul pulsante “Stampa” è inoltre possibile accedere ad alcune opzioni collegate all'operazione, che sono:
- Stampa Con: permette di scegliere una stampa personalizzata o eventualmente, con nome diverso da quella di default,
- Personalizza Stampa:
- Export XML: serve per esportare l'anagrafica in formato XML,
- Statistiche avanzate:
Mappe
Cliccando sul pulsante "Mappe" si può accedere ad alcuni percorsi stradali - Google Maps - che sono stati precedentemente registrati.
VCard
VCard è un formato di file per i biglietti da visita elettronici che possono essere allegati a messaggi email e scambiati anche su internet o tramite altri dispositivi. Cliccando il tasto "VCard" si hanno tre voci di menu:
- Crea VCard: esporta l'anagrafica in formato vCard,
- Invia VCard: allega il biglietto da visita virtuale relativo all'anagrafica aperta in un'email del programma di posta predefinito,
- Importa VCard: consente di importare una vCard e creare un'anagrafica dai dati contenuti in essa.
Associare l'anagrafica alle varie informazioni
Diverse informazioni della suite Facile!Business sono associabili ad anagrafica:
- Comunicazioni
- Pratiche
- Appuntamenti Agenda
- Marketing
- Moduli
Quando una maschera chiede l'associazione ad anagrafica, oltre alla possibilità di premere il pulsante 'Anagrafica per eseguire la ricerca, è possibile scrivere parte della ragione sociale e premere TAB
- Se viene trovata una unica ragione sociale corrispondente viene eseguita l'associazione in automatico
- Se vengono trovate più ragioni sociali, viene presentata una maschera di selezione
Nelle versioni della libreria anagrafica a partire da maggio 2013, è anche possibile scrivere un numero di telefono od un indirizzo email. All'uscita dal campo (TAB), se viene trovata una e una sola anagrafica associata alla mail od al numero di telefono, viene eseguito l'abbinamento.
L'abbinamento non funziona se:
- non viene trovata nè anagrafica nè contatto associato
- vengono trovate più anagrafiche o contatti associati