Operazioni effettuabili sui documenti
Da Wintech Manuali.
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* non verrà mai ritrasferito nel CRM. | * non verrà mai ritrasferito nel CRM. | ||
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| + | NOTA IMPORTANTE: Attenzione non variare il nome e la posizione (data dal sistema) del documento durante la modifica del documento. | ||
Versione delle 15:02, 30 apr 2015
Indice |
Anteprima dei testi
Con diversi formati di file contenenti testo è possibile avere a video l’anteprima del contenuto degli stessi. L’anteprima verrà visualizzata in formato lineare, cioè senza formattazioni del carattere, senza tabelle nè immagini.
I formati di testo supportati sono i seguenti:
- .doc
- .txt
- .rtf
- .pdf, file di Adobe Acrobat Reader nel caso abbiano un contenuto testuale
- .hed, estensione utilizzata per i file della videoscrittura GruppoSIS.
L’anteprima può essere abilitata o disabilitata a seconda delle necessità.
Nel caso il documento sia protetto da password, se l’anteprima sui documenti è abilitata la stessa verrà richiesta al momento della selezione.
Cliccando il tasto destro del mouse in corrispondenza dell’anteprima del file è possibile accedere al menù contestuale contenente le seguenti voci:
- Copia, permette di effettuare una copia negli appunti di windows del testo selezionato nell’anteprima
- Trova, apre una maschera per la ricerca nel testo visualizzato
- Carattere, apre una maschera che permette di impostare il formato del carattere utilizzato per l’anteprima.
Ricerca rapida
Selezionando dal menù contestuale la voce “Ricerca Rapida”, nella griglia dei documenti si attiva un filtro per ogni colonna.
Per filtrare il contenuto della griglia è sufficiente cliccare in corrispondenza della casella di testo sotto l’intestazione della colonna che ci interessa, inserire il testo desiderato e premere in corrispondenza dell’icona 
per applicare il filtro.
Per annullare il filtro e tornare alla visualizzazione delle righe originarie cancellare il testo inserito nella casella per la ricerca e cliccare sull’icona, oppure selezionare la voce “Ricerca Rapida” dal menù contestuale della griglia.
Gestione dei file locali
Per garantire l'utilizzo condiviso dei documenti e per rendere veloce e sicura la loro modifica, soprattutto per connessioni via internet, Facile!Business utilizza la modalità di trasferimento temporaneo in locale.
Grazie all'utilizzo dell'archivio di appoggio per la classificazione dei documenti si possono:
- Eseguire ricerche rapide anche nel contenuto dei documenti senza trasferire i documenti in rete.
- Garantire l'accesso esclusivo ai documenti bloccandone l'accesso ad altri utenti quando in uso.
- Garantire i dati utilizzando una copia temporanea locale del documento, senza dover tenere attiva una connessione di rete.
Per questo motivo i documenti in Facile!Business possono assumere tre stati:
Documento in rete : Il documento è libero ed è possibile consultarlo o modificarlo.
Documento in uso da altro utente : Il documento è in modifica da parte di un altro utente. Non è possibile modificarlo. E' possibile solo visualizzare in copia l'ultima versione presente sul server, versione che potrebbe non contenere le variazioni in corso.
Documento aperto in locale : Documento che è presente in copia sul mio disco locale. Gli altri utenti lo vedranno come “Documento in Uso da Altro Utente”.
I documenti in locale vengono visualizzati sempre, anche se non appartengono al contesto di visualizzazione. Questo è utile per sapere sempre quali documenti sto modificando.
Alla chiusura di una qualsiasi maschera dei Documenti, se il documento locale non è aperto da alcuna applicazione, verrà automaticamente trasferito sul server e, se la trasmissione è avvenuta correttamente, verrà reso disponibile agli altri utenti.
Ogni documento è abbinato a un numero di protocollo univoco. Quando aperto in locale, viene posizionato nella cartella documenti dell'utente sotto il nome: (protocollo)<nome file> Es. (123) Preventivo Rossi.doc
NON SI DEVONO MAI NE' ELIMINARE NE' RINOMINARE I FILES CON QUESTO TIPO DI NOME PERCHE' SONO GESTITI AUTOMATICAMENTE DA FILEMANAGER!
Operazioni sui Documenti
Oltre ai tasti comuni nella barra degli strumenti dei Documenti sono presenti due tasti supplementari.
Premendo il tasto 
si avvia l’import di un qualunque file memorizzato nel pc nella cartella “Da Trasferire in CRM”. Verrà aperta in automatico la cartella “Trasferiti in CRM”, ma è possibile spostarsi in una qualsiasi altra cartella di sistema. Dopo aver scelto la cartella dalla quale acquisire documenti viene richiesto di compilare le proprietà degli stessi, e alla fine se voler eliminare il file sorgente o lasciarlo nella posizione originale.
Dal Menù a tendina sono disponibili le funzioni:
- Import Batch: stesso utilizzo del tasto ”Recupero Automatico”, in più vengono compilate in automatico le proprietà del documento. Questa funzione attualmente è applicabile solo ai file .EML (formato per il salvataggio di e-mail utilizzato da Outlook Express e altri client di posta elettronica)
- Da Sito Web.
Premendo il tasto Leggi e Modifica il documento selezionato viene aperto in modifica.
Mentre accedendo al menù del tasto, scegliendo l'opzione Leggi il documento selezionato viene aperto in sola lettura.
Funzioni Menù Contestuale
Premendo il tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia di ricerca dei documenti si accede ad un menù contestuale contenente tutte le operazioni possibili da Facile!Business sui documenti.
| Voce Menù | Descrizione |
|---|---|
| Nuovo Documento | Apre la form “elenco documenti” da cui è possibile o creare o recuperare i Testi Base |
| Modifica | Apre l’editor associato al documento selezionato |
| Visualizza | Abilita la sola visualizzazione per il documento evidenziato |
| Modifica con | Apre la maschera dei programmi disponibili per aprire il file selezionato |
| Salva con Nome | Permette di salvare il documento selezionato in una cartella |
| Salva Tutti i Documenti | Permette tutti i documenti visualizzati nella griglia di ricerca in una cartella |
| Elimina/Ripristina | Elimina o ripristina il documento selezionato (la fase di ripristino è possibile solo immediatamente dopo aver eliminato un documento) |
| Proprietà | Apre le proprietà del documento selezionato |
| Revisione | |
| Nuova Comunicazione | Crea una nuova comunicazione associandola al numero di pratica del documento selezionato |
| Metti in sola lettura | Impedisce l'accesso in modifica al file, solo gli appartenenti al gruppo Administrator di Facile!Business potranno cambiare lo stato del documento |
| Importa Files | Permette di ricercare il file da importare in Facile!Business |
| Nuova Immagine | Utile per scansionare un file cartaceo all’interno dei documenti della pratica (viene aperto un file TIFF dal quale lanciare la scansione) |
| Import Automatico Da Scanner | Permette di importare immagini da una directory predefinita in rete e di associarli automaticamente ad un particolare Cliente o Pratica (per maggiori dettagli vedi qui) |
| Recupero Automatico Ctrl + I | Copia uno più files – precedentemente archiviati o eliminati dalla cartella di destinazione – all’interno del CRM, richiedendo poi l’eliminazione degli stessi da questa cartella |
| Duplica | Duplica un documento all’interno della stessa Pratica |
| Trova e Duplica | Apre form di ricerca documenti: dopo aver evidenziato il documento desiderato lo duplica all’interno della Pratica corrente |
| Archivia | Archivia il documento nel server |
| Archivia Tutti | Archivia tutti i documenti presenti nel server (verificare il cambiamento dello stato , da “locale” a “rete”) |
| Ricerca Rapida | Nella griglia di visualizzazione si attiva un filtro per ogni colonna: è sufficiente digitare il testo nel campo corrispondente al motore prescelto |
| Finestra di Ricerca | Apre la finestra di ricerca documenti in modalità “semplice”(ricerca solo su ”NOME DESCRIZ.” e “DATA MODIFICA”) premendo il tasto Avanzate si attiva la ricerca su più motori |
| Files Locali | Ricerca i documenti della pratica salvati come “doc. locali” (non archiviati) |
| Stampe |
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| Aggiorna F5 | Se si effettuano modifiche alle proprietà del documento è necessario il refresh (F5) per visualizzare le modifiche |
| Refresh automatico | Se si effettuano modifiche alle proprietà del documento queste saranno subito visibili non appena verranno confermate |
| Posta Elettronica |
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| Gestione Avvisi |
Modifica o visualizzazione
Per evitare di bloccare i documenti che spesso vengono aperti in semplice consultazione, Facile!Business offre la funzione “Visualizza”. Con questa funzione il documento viene:
- scaricato temporaneamente nel disco
- impostato in “sola lettura”
- rinominato “Copia di”
- non verrà mai ritrasferito nel CRM.
NOTA IMPORTANTE: Attenzione non variare il nome e la posizione (data dal sistema) del documento durante la modifica del documento.