Facile!Agenda
Da Grupposis Manuali.
Facile!Agenda permette di organizzare gli appuntamenti degli utenti Facile!Business con la possibilità di associare ogni appuntamento ad una Pratica od ad una anagrafica.
Indice |
Avvio del Programma
Il programma Agenda è esterno a Facile!Business e rimane in esecuzione fino a esplicita richiesta di chiusura, tramite pulsante “Chiudi” oppure dal menù a tendina che appare cliccando con il tasto destro del mouse sull’icona nella Tray Bar.
Autenticazione
All'avvio di Agenda, se non vi sono altri programmi in esecuzione, viene presentata la maschera di Login.
Finestra Principale
Gli appuntamenti possono essere visualizzati e inseriti\modificati dalla finestra principale (Figura 3) del programma agenda.
Tutte le operazioni di visualizzazione e ricerca sono accessibili dalle barre degli strumenti, mentre per agire sui singoli appuntamenti si utilizza il menù contestuale della griglia (tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia o di un appuntamento).
Per operare sugli appuntamenti esistenti o inserirne di nuovi è possibile accedere al menù contestuale dell’agenda (premere il tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia di visualizzazione o dopo aver selezionato un appuntamento).
Di seguito vediamo le voci disponibili nel menù contestuale e le azioni a esse collegate.
- Inserisci:Inserisce un nuovo Appuntamento e apre la finestra del dettaglio dell’Appuntamento
- Visualizza Documenti Pratica:Apre una finestra contenente i documenti della pratica a cui è associato l’Appuntamento.
- Modifica:Apre la finestra del dettaglio dell’Appuntamento
- Elimina:Elimina l’Appuntamento
- Elimina Serie Periodica:Elimina tutti gli appuntamenti appartenenti alla serie periodica dell'appuntamento selezionato
- Vai al giorno:Sposta la visualizzazione degli appuntamenti sul giorno di inizio dell’appuntamento selezionato
- Oggi:Sposta la visualizzazione degli appuntamenti sul giorno odierno
- Copia:Copia l’appuntamento in memoria
- Copia e Annulla:Copia l’appuntamento in memoria e cambia il suo stato in Annullato
- Incolla:Permette di incollare l’appuntamento copiato in memoria. Viene richiesto se conservare la data di inizio nel nuovo giorno, oppure se mantenere la durata ma usare come data di inizio la posizione del cursore
- Aggiorna:Effettua l’aggiornamento di quanto visualizzato nella griglia degli appuntamenti.
L’agenda può effettuare (se il relativo [[Parametri di configurazione|parametro] è stato impostato) controlli di conflitto fra appuntamenti (uno o più appuntamenti per lo stesso utente che hanno ora di inizio uguale, sovrapposizioni fra ora di inizio e fine, ecc.).
Nel caso il controllo sia abilitato l’utente verrà avvertito al momento dell’inserimento del nuovo appuntamento del conflitto e potrà annullare o confermare l'operazione.
Visualizzazione
Tramite i pulsanti della barra è possibile cambiare la modalità di visualizzazione dell’agenda.
L’ultima modalità di visualizzazione utilizzata prima di chiudere l’Agenda viene memorizzata e utilizzata successivamente come modalità predefinita all’avvio del programma.
Le modalità possibili sono le seguenti:
- Giorno: visualizzazione utilizzata al primo avvio dell’agenda, un solo giorno
- Settimana: visualizzazione di un arco di sette giorni
- Lavorativa: visualizzazione di un arco di cinque giorni, dal lunedì al venerdì
- Mese: visualizzazione mensile lineare
- Calendario: visualizzazione mensile grafica
 |
 |
 |
Oltre alle modalità sopra elencate, accessibili dalla barra degli strumenti, gli appuntamenti visualizzati possono essere ulteriormente filtrati tramite due menù a scomparsa laterali.
Il primo, permette di cambiare il giorno o il periodo da visualizzare(a seconda che si stia visualizzando solo una giornata o più) tramite la selezione del giorno d’inizio da una serie di calendari.
Il secondo permette di visualizzare gli appuntamenti per un utente specifico o per tutti.
Dalle versioni Maggio 2013 è possibile eseguire la multiselezione sugli utenti per vedere le agende di più utenti anche se non appartenenti ad un gruppo.
La funzionalità richiede la selezione multipla, attraverso il tasto CTRL solo di oggetti di tipo utente.
Dalle versioni Novembre 2013 è inoltre possibile, con il tasto destro sulla voce "Personalizza Elenco", eseguire la selezione degli utenti e dei gruppi da visualizzare. La selezione è personale per ogni utente.
Nelle ultime versioni è possibile selezionare gli utenti da visualizzare nel filtro con il tasto destro sull'elenco, "personalizza Elenco".
Tasto Avvisi
Con il bottone 
viene visualizzata la finestra contenente segnalazioni di appuntamenti precedentemente inseriti di cui vogliamo essere avvisati.
La finestra in questione conterrà una serie di promemoria che potremo visualizzare in dettaglio selezionando quello di nostro interesse e premendo il bottone “Apri Elemento”
Nelle versioni da Giugno 2012, il tasto Avvisi presenta un menù con due voci:
- Avvisi scaduti: Gli avvisi che stanno per scadere o che sono sono stati posticipati.
- Avvisi dell'utente: gli avvisi relativi all'utente loggato, nell'intervallo -10/+30 giorni dalla data odierna
Informazioni
Premendo il tasto 
, viene visualizzata una finestra contenente dati relativi alle varie componenti della suite Facile!Business.
Chiudi
Il tasto 
permette di chiudere definitivamente il programma Facile! Agenda a differenza della chiusura con il tasto 
, che lascia il programma in esecuzione nella barra delle applicazioni.
Ricerca
Tramite il tasto 
, si accede alla finestra di ricerca dalla quale è possibile effettuare ricerche sugli appuntamenti contenuti nell’archivio di Facile! Agenda.
Una volta effettuata una ricerca e selezionato un appuntamento è possibile posizionarsi nell’Agenda nel giorno di inizio dello stesso premendo il pulsante “Vai al giorno”
Export e Stampa
Premendo il tasto 
, viene effettuato un export in formato Html dell’attuale visualizzazione dell’agenda. Potrà essere selezionata l'anteprima o la stampa del risultato.
Altre Opzioni di Stampa
Visualizzando il menù del tasto “Export XML” è possibile accedere ad altre opzioni di stampa che andiamo a descrivere di seguito:
-Stampa: lancia la stampa predefinita dell’attuale visualizzazione dell’agenda.
-Stampa Con: permette di selezionare una stampa personalizzata.
-Personalizza Stampa: permette di personalizzare le stampe.
-Stampa Grafica: permette di effettuare una stampa grafica di quanto visualizzato passando per la finestra di personalizzazione delle opzioni di stampa.
-Export XML: salva i dati relativi all’attuale visualizzazione in formato XML.
-Export/Stampa Html: effettua l’export in Html dell’attuale visualizzazione dell’agenda e apre la finestra di Figura 15.
Sync Outlook
Premendo il tasto 
viene avviato il programma Agenda Outlook Sync per la sincronizzazione di Facile! Agenda con il programma Microsoft Outlook.
Nel programma sarà possibile visualizzare gli appuntamenti contenuti in Facile! Agenda e in Microsoft Outlook a partire dalla data indicata e procedere alla sincronizzazione parziale o totale degli appuntamenti selezionati. Nel caso alcuni degli appuntamenti non debbano essere sincronizzati sarà sufficiente deselezionare la spunta in corrispondenza della colonna Sincronizzare e il programma ricorderà l’impostazione anche per i successivi avvii del programma.
Nei risultati della ricerca vengono inclusi anche gli appuntamenti che hanno Data Fine maggiore della data selezionata come data di partenza per la sincronizzazione
I passi da seguire per la sincronizzazione con Facile! Agenda Outlook Sync sono i seguenti:
- Impostare la data dalla quale partire per la visualizzazione degli appuntamenti da sincronizzare
- Selezionare l’utente di Facile! Agenda di cui si desiderano sincronizzare gli appuntamenti (in caso sia impostato un utente di default per cui vengono creati gli appuntamenti)
- Visualizzare gli appuntamenti nella griglia premendo il tasto
- Selezionare\deselezionare gli appuntamenti da sincronizzare o da ignorare
- Procedere alla sincronizzazione degli appuntamenti premendo il tasto
Appuntamenti Pratica
Con il tasto 
, è possibile accedere alla finestra di Figura 19 dalla quale è possibile avere una lista degli appuntamenti associati alla pratica attualmente in lavorazione da Facile!Business.
Per associare un appuntamento a una pratica è possibile agire manualmente dal dettaglio dell’appuntamento, eventualmente ricercando la pratica con l' apposito tasto 
.
Partendo da Facile!Business con la funzione "nuovo appuntamento", nel menù contestuale appare la funzione "Aggiungi Appuntamento per Pratica n." che recupera automaticamente il riferimento a pratica ed ad anagrafica.
Anagrafica
Con il tasto 
si accede alla finestra ricerca anagrafica dalla quale sarà possibile effettuare ricerche, modifiche, inserimenti e cancellazioni nell’archivio anagrafico della suite. Questa contiene informazioni relative a soggetti con i quali si intrattengono rapporti (aziende, enti, privati, ecc...) e ai quali faranno riferimento gli appuntamenti.
Aggiorna
Con il tasto 
viene effettuato un aggiornamento della visualizzazione degli appuntamenti nell’agenda. Questo aggiornamento viene effettuato automaticamente secondo un periodo impostato nelle configurazioni di sistema.
Il periodo di refresh automatico può essere impostato dall’utente o dall’amministratore dal programma di Configurazione
Disattiva Avvisi
Il tasto, se premuto, sospende le notifiche su avvisi in scadenza o nuove comunicazioni.
La funzionalità può essere utile quando viene usata l'agenda sul computer in sala stipula.
Premendo il tasto la sua etichetta diventa: "Attiva Avvisi".
L'impostazione del tasto non viene memorizzata sarà necessario premerlo ad ogni avvio del programma agenda.
Note del giorno
Nella vista Giorno è disponibile un box in basso a sinistra dove gli utenti possono trovare le note del giorno.
Dalle altre viste è possibile visualizzare le note relative al giorno tramite il comando presente nel menù del tasto desto del mouse Nota del giorno
Per modificare le note del giorno basta fare doppio click con il mouse sopra il box giallo delle note.
Le note sono comuni a tutti gli utenti.
Dettaglio Appuntamento
Inserendo un nuovo appuntamento o andandone a modificare uno esistente viene visualizzata la finestra del dettaglio che permette di gestirne tutti i dati. Nel dettaglio la finestra è suddivisa in cinque sezioni.
Sezione Appuntamento
Contiene le informazioni relative alla collocazione spaziale, temporale e alla descrizione dell’appuntamento.
I campi principali da compilare per poter confermare l’inserimento di un appuntamento sono:
-Oggetto: obbligatorio, contiene una descrizione breve
-App. per: contiene il destinatario dell’appuntamento
-Stato: contiene di default lo stato Annullato, l’utente può personalizzare questa lista
-Luogo: contiene il luogo in cui si svolge, eventualmente, l’appuntamento
-Anagrafica: indica il cliente associato all’appuntamento
-Data Inizio, Data Fine, Ora Inizio, Ora Fine: campi obbligatori, indicano l’inizio e la durata dell’appuntamento
| ATTENZIONE! | Scrivendo un nome nel campo Luogo e premendo <CTRL-Invio> questo viene memorizzato nel profilo dell’utente di Facile! Agenda e sarà accessibile successivamente dal menù a tendina |
 | L’inserimento obbligatorio dell’anagrafica del cliente\persona fisica è un parametro impostabile nelle Configurazioni di Facile!Business dall’utente o dall’amministratore |
Altri campi utili contenuti nella sezione Appuntamento sono i seguenti:
-Promemoria: permette di visualizzare un avviso collegato all’appuntamento (vedi paragrafo 5.2) e di specificare quanto prima della data\ora di inizio visualizzarlo
-Pratica:in caso si utilizzi anche Facile!Business permette di abbinare l’appuntamento a una pratica
-Invia Mail per Conferma:invia una mail al responsabile e ad un eventuale indirizzo amministrativo impostato nelle configurazioni
-Giornata Intera:indica che l’appuntamento si protrarrà per tutta la giornata
-Telefoni:vengono visualizzati i numeri telefonici associati al cliente dell'appuntamento
-Fissato da: creatore dell' appuntamento
Dati Cliente nelle Note
La funzione, disponibile da giugno 2012, permette di inserire i dati dell'anagrafica associata nel corpo dell'appuntamento. Può essere particolarmente utile quando si utilizza agenda con il collegamento Google Calendar, per trovare i riferimenti nel corpo dell'appuntamento sullo smartphone.
Ricorrenze
Tramite il tasto 
è possibile gestire ricorrenze dell’appuntamento sul quale si sta lavorando.
Per ricorrenze si intende qui la visualizzazione dello stesso appuntamento in periodi diversi in base a regole definite senza effettuare copie dello stesso.
Attenzione ! Un appuntamento ricorrente è un unico record che viene visto in più giornate. L'eliminazione dell'appuntamento elimina quindi tutte le sue occorrenze. Non è visibile nel Web Access e nelle stampe esterne. Se si desidera creare una serie di appuntamenti periodici, con la possibilità di variarne solo alcuni, usare "Appuntamento Periodico". Inoltre quest'ultimo presenta altri vantaggi, oltre ad essere più flessibile, permette di effettuare stampe esterne (come Crystal Report) e di essere visto tramite il Web Access.
Appuntamento Periodico
Con il tasto 
possiamo gestire la periodizzazione di un appuntamento, cioè la sua creazione automatica per un periodo temporale in base a regole definite dall’utente.
Il tasto Periodico è abilitato solo al momento dell’inserimento dell’appuntamento
Documenti
Con il tasto 
si accede alla finestra di FileManager per la gestione dei documenti associati alla pratica cui l'appuntamento è abbinato.
In caso siano presenti già dei documenti associati all’appuntamento la dicitura del pulsante riporta il numero di documenti associati.
Se l’appuntamento non è associato a una pratica, premendo il pulsante verrà aperta la finestra di creazione di una pratica.
Scheda E-Mail
Contiene la visualizzazione dell’e-mail da inviare se nell’appuntamento è stata selezionata l’opzione “Invia Mail per Conferma”.
Destinatari: contiene l'indirizzo e.mail dell'utente per cui è stato fissato l'appuntamento
CC: contiene l'indirizzo e.mail amministrativo impostato nelle configurazioni a cui vengono inviate per conoscenza le notifiche dell'app.to
Scheda "Altri Utenti"
La sezione Altri Utenti viene visualizzata solo al momento dell’inserimento dell’appuntamento (non in fase di modifica) e permette di effettuare copie dello stesso per utenti diversi. La copia viene effettuata al momento della conferma dell’inserimento dell’appuntamento.
E' possibile selezionare gli utenti destinatari scegliendo dai gruppi.
Menu a discesa:lista contenente i gruppi definiti nelle configurazioni
Tasto tre punti:tasto di selezione utenti che fanno parte del gruppo selezionato nel menu a discesa
Nominativi:l'appuntamento verrà creato anche per gli utenti selezionati al momento della conferma della creazione
Scheda "Log Modifiche"
Nella sezione Log Modifiche è contenuta una lista delle modifiche effettuate dagli utenti sull’appuntamento corrente.
Per la visualizzazione di questa sezione l’utente deve disporre del diritto Visualizza le informazioni di creazione\modifica dell’appuntamento'
Scheda Interventi
In questa sezione vengono visualizzati gli interventi associati all’appuntamento, cioè un dettaglio dello svolgimento fisico delle operazioni e dei costi collegati all’appuntamento. L’utente destinatario dell’appuntamento può compilare l’intervento da questa sezione dell’appuntamento oppure direttamente dal CRM. La gestione degli interventi è un modulo di Facile! Business, fare riferimento al manuale di Facile! Business per maggiori dettagli.
Per la visualizzazione di questa sezione l’utente deve disporre del diritto Gestione Trasferte
Personalizzazioni
Personalizzazione della descrizione
La descrizione degli appuntamenti visualizzati nella griglia principale di Facile!Agenda è parametrizzabile modificando due file presenti nella cartella di rete Moduli.
I file di personalizzazione sono i seguenti:
-Agtitoloapp: permette di personalizzare le informazioni visualizzate nel titolo dell’appuntamento
-Agcorpoapp: permette di personalizzare le informazioni visualizzate nel corpo dell’appuntamento
Prima di procedere alla modifica dei file Agtitoloapp e Agcorpoapp è bene effettuare una copia degli stessi. In caso si desideri ritornare alla visualizzazione di default sarà sufficiente cancellarli e riaprire l’agenda per averli rigenerati con i valori di default.
Nel caso l’appuntamento sia ricorrente viene aggiunta al titolo la stringa “Appuntamento Ricorrente”.
Es. contenuto standard file generati da Agenda
AGTITOLOAPP
%UTENTE%:%DESCRIZIONE%
AGCORPOAPP
Cliente:%CLIENTE%
Luogo:%LUOGO%
%NOTE%
Le stringhe tra % vengono sostituite dai valori dei campi relativi agli appuntamenti. Il contenuto dei file è pienamente modificabile, nel rispetto dei campi e dei tag ammessi.
Lista nomi campi utilizzabili:
%UTENTE%
%DESCRIZIONE%
%CLIENTE%
%LUOGO%
%NOTE%
%DATAINIZIO%
%DATAFINE%: Data e ora. NEL CASO di Giornata intera
valorizzate dalle 00.01 alle 23.59 dei rispettivi giorni
%PRATICA%
%OGGETTO%
%STATO%
%TIPOLOGIA%
%FUORI STUDIO%: se si "Fuori Studio" se no Stringa vuota
%FISSATODA%
Nel formato e' possibile utilizzare i tag HTML
Gestione del promemoria
Inserendo un promemoria nell'appuntamento, viene automaticamente aggiunto un avviso per l'utente proprietario dell'appuntamento.
Sincronizzazione con i Palmari
Facile!Agenda permette la sincronizzazione Mono e Bi-Direzionale verso Microsoft Outlook® e di conseguenza la sincronizzazione con i palmari ed i cellulari che si sincronizzano con esso.
La Sincronizzazione Con Outlook permette di aggiornare automaticamente i propri appuntamenti con quelli presenti sul palmare, e permette di sincronizzare in modo semi-automatico i contatti Outlook® con l'archivio Anagrafica di Facile!Business.
La funzionalità Outlook verrà dismessa a seguito dell'integrazione con Google Calendar.