Atto Pubblico Informatico
Da Wintech Manuali.
Indice |
Informazioni generali
La modalità completamente informatica potrà già essere utilizzata per gli atti che sono rilasciati in originale alle parti.
Per gli atti conservati sarà necessario attendere i decreti attuativi.
Nell'immediato, pertanto, è possibile utilizzare il supporto informatico per:
- autenticare documenti e atti non soggetti a conservazione a raccolta;
- rilasciare copie cartacee di documenti informatici e copie informatiche di documenti cartacei;
- redigere procure da rilasciare alle parti.
I passi per creare un atto digitale ("PROCURA")
- Creare L'atto e trasformarlo in PDF/A, ricordandosi di inserire eventuale dicitura finale.
- Far Firmare i Clienti utilizzando ESign o DIKE (si usa la smart card del cliente su lettore smart card del notaio).
Il documento informatico viene, più precisamente, sottoscritto contestualmente dalle parti ed assume, quindi, l'estensione p7m
- Firmato l'atto da parte dei clienti, il notaio procede all'apposizione della propria firma digitale per cui si crea un file con la doppia estensione .p7m.p7m.
- La verifica della autenticità dei certificati di firma delle parti deve essere fatta collegandosi ai siti dei certificatori di firma, quali ca.notariato.it (http://vol.ca.notariato.it/verify) che consentono di effettuare la verifica del documento, oppure attraverso l'automatismo di FileManager relativo al Calcolo HASH).
In sede di verifica del documento si procederà partendo dall'ultima firma apposta (firma del notaio) e si verificheranno, poi, le firme digitali delle parti. Se tutte le verifiche delle firme risultano valide, è garantita l'integrità e l'autenticità del documento
Copia Cartacea di un documento Informatico
Qualora l'atto informatico debba essere allegato ad un atto cartaceo (procura per una vendita), il Notaio dovrà allegare alla stampa del documento informatico la propria autentica, specificando:
- La natura informatica della procura
- L'avvenuta verifica delle firme del file
- Almeno il codice HASH SHA-256 dell'atto informatico
Spedizione dell'Atto
Utilizzare una Casella di Posta Certificata (PEC)
Atti soggetti a Conservazione
E' possibile stipulare l'atto Pubblico Informatico soggetto a conservazione avvalendosi degli strumenti:
- Generatore di PDF/A
- Software di Firma
- Servizio di Conservazione del Notariato.
In questa sezione vengono riepilogate alcune informazioni base per la stipula di atti pubblici soggetti a conservazione. Si consiglia di integrare queste informazioni con la documentazione che il Notariato mette a disposizione sulla RUN, dove vengono aggiornati manuali ed informazioni in genere sul servizio.
Fase 1 - Generazione dei Files
i files in formato PDF/A devono riportare l'atto e tutti gli allegati necessari alla validità della stipula.
- Atto sottoscritto digitalmente dal Notaio e dalle Parti
- Allegati sottoscritti digitalmente dal Notaio e dalle Parti
- Eventuali allegati di terzi (procura)
- Eventuali marche temporali
Fase 2 - Sottoscrizione
If Files PDF/A devono essere firmati sia dal Notaio che dalle Parti. In generale il software E-sign è in grado di gestire la maggior parte delle smartcard in commercio. Notartel segnala agli utenti di contattarla in caso di incompatibilità software.
Firma Delle Parti
La prima firma delle parti deve essere eseguita con E-sign specificando le seguenti opzioni:
- PadES (busta crittografica PDF)
- Firma Invisibile.
Le successive firme delle parti vengono aggiunte al file PDF.P7M creato.
- Trascinando il file sull'opzione di "VERIFICA", è possibile usare la funzione di "Aggiungi Firma", necessaria per ogni comparente, sempre con i parametri:
- PadES (busta crittografica PDF)
- Firma Invisibile.
Firma del Notaio
Il Notaio, sempre con la funzione di "verifica" di E-sign, controlla che tutte le firme apposte siano valide (nè revocate, nè scadute).
Procede pertanto alla firma dei files PDF.P7M già firmati dalle parti con questa opzione:
- PKCS#7 (busta crittografica P7M)
La procedura di firma delle parti e firma del Notaio E' da ripetersi per ogni file da allegare alla stipula.
Archiviazione nel Sistema di Conservazione
Ai fini della validità dell'atto è NECESSARIO eseguire l'archiviazione di tutti i files prodotti sui server NOTARTEL per la loro "Conservazione a Norma".
La funzionalità è accessibile dalla RUN, sezione "Conservazione a Norma".
La pagina di invio è composta da 3 quadri, in particolare:
- Il primo quadro relativo al tipo di atto, alla natura, al numero di repertorio, raccolta ed alla data di stipula
- Il secondo riquadro dovrà riportare i dati essenziali delle parti
- Il terzo riquadro dovrà contenere i files da trasmettere:
- Atto: solo formato P7M
- Allegati: solo formato P7M
- Allegati terzi: formati P7M, PDF, XML, JPG (Firmati CADES-BES o PADES)
- Marca temporale: TSR
Ad oggi il limite previsto è di 10 files, ognuno di dimensioni non superiori a 5 MB.
SI CONSIGLIA di consultare periodicamente il sito della RUN per verificare eventuali nobità in merito al servizio di conservazione a norma.
Altre informazioni
Tecnologia di Firma
- Il notaio deve firmare con Smartcard in formato CADES-BES
- Le parti devono firmare con Smartcard in formato PADES
- Gli allegati terzi possono essere firmati sia con formato CADES-BES che PADES
Obblighi del Notaio
Il notaio è tenuto, prima di eseguire la trasmissione, a verificare la leggibilità degli originali da trasferire.
E' inoltre obbligato ad inviare solo documenti sottoscritti con le tecnologie di firma sopra elencate.
Marca Temporale
La marca temporale, cioè l'informazione che rende certa la data di archiviazione di un documento e la sua integrità viene apposta automaticamente dal sistema di conservazione. Il sistema, inoltre si occupa di mantenere aggiornate le marche temporali per garantire la conservazione nel tempo.
Il notaio non è pertanto tenuto all'applicazione di marche temporali.
Suggerimenti per la gestione dei files
GruppoSIS valuterà eventuali collegamenti tra i propri applicativi e l'archivio degli atti Pubblici Informatici.
L'elaborazione dell' Atto Pubblico Informatico richiede un insieme di passaggi sui files che rendono necessario l'utilizzo di una specifica cartella di rete come contenitore dei files e delle loro varie fasi di firma.
Come standard di lavoro è suggerito l'utilizzo di una sottocartella della cartella di rete degli applicativi (di solito O:\SETA2000):
O:\SETA2000\Atti Informatici
E' pertanto consigliato agire come segue:
- Creare la cartella O:\SETA2000\Atti Informatici se non esistente.
- Verificare con un tecnico che la cartella sia inserita nelle procedure di Copie di Sicurezza
- Creare una sottocartella con nome uguale al numero di repertorio cui l'atto si riferisce, oppure al numero di pratica preceduto dalla lettera P
- O:\SETA2000\Atti Informatici\12345 per il repertorio 12.345 oppure
- O:\SETA2000\Atti Informatici\P3245 per la pratica 3.245 (se si predilige l'organizzazione a pratiche)
- Utilizzare la cartella creata come unico contenitore per i files a partire dal PDF/A dell'atto e degli allegati e per i successivi files firmati.
- E' infine consigliato, ma non obbligatorio, importare nel FileManager tutti i files che verranno trasmessi, eventualmente inserendo nella categoria la natura di Atto Pubblico Informatico e nella descrizione gli estremi dell'avvenuta trasmissione al sistema Notartel di Conservazione a Norma.