Collegamento con Google
Da Wintech Manuali.
Nuova Modalità Google da Novembre 2014
Attenzione !. Da novembre 2014 Google ha modificato la modalità di accesso al calendario da applicazioni esterne. Leggere attentamente
Preparazione del sistema
I requisiti per l'utilizzo delle funzionalità Google <Facile4you> sono:
- La presenza delle librerie sf.google.dll,ssleay32.dll,libeay32.dll, da copiare nella cartella di rete e da inserire nel file di aggiornamento delle postazioni setafacile.agg, presente nella cartella di rete.
- L'abilitazione della funzionalità Collegamento Google da Facile!Licenze sulle postazioni
- La manutenzione archivi finalizzata alla creazione della tabella SfExtra/GoogleAccounts con la procedura Manutenzione Archivi accedendo come utente del gruppo Administrators al programma Facile!Configurazione
Account Google
Per ogni utente che desidera utilizzare queste funzionalità è necessario creare un account Google ed accedere, almeno una volta, alle funzionalità:
- Calendar
- Contacts
- Documents
Configurazione degli Accounts
Gli accounts per l'accesso alle funzionalità Google sono configurabili dal programma Facile!Agenda.
Solo gli utenti del gruppo administrators possono configurare gli accounts di tutti gli utenti. Gli utenti standard possono solo configurare il proprio account.
La funzione di configurazione è associata al tasto destro sull'elenco utenti di Agenda.
Account Utente
Per ogni utente di Facile!Business che vuole interagire con GoogleCalendar o GoogleDocument è necessario creare un Account dalla funzionalità di Agenda.
Gli account creati saranno disponibili anche per FileManager.
Si consiglia di impostare come data di ultima sincronizzazione una data ritenuta opportuna per avere su google appuntamenti fissati in passato (es. una settimana fa).
Gli account devono essere associati all'effettivo login utente di sistema. Fa eccezione l'account google che viene usato come account generico, accessibile da tutti per la funzionalità documentale
Account generale
Viene associato all'utente google (non deve necessariamente esistere tra gli utenti di Facile!Business e serve a garantire un'area Documentale dove tutti gli utenti possono inserire, visualizzare, modificare od eliminare documenti).
Come usare la maschera di configurazione
- Eseguire un doppio click sulla riga utente per attivare la maschera di modifica
- Se si è membri del gruppo administrators è possibile eseguire anche le funzioni Nuovo ed Elimina
- Inserire nel campo Utente il login dell'utente cui l'account si riferisce
- Inserire l'account Google e la relativa password
- Verificare i dati chiedendo di scaricare i calendari
- Scegliere il calendario che verrà usato in fase di sincronizzazione
- Selezionare gli utenti che manteranno sincronizzato l'account in automatico.
Al termine della configurazione premere Applica e successivamente confermare la maschera con Salva e Chiudi
Livello di Privacy
Per ogni account è possibile definire un livello di privacy per limitare od impedire che dati dell'agenda personale vengano trasferiti presso l'agenda aziendale.
Le opzioni privacy vengono definite in 4 livelli:
- Alta: Gli appuntamenti Google non vengono nè creati nè modificati in agenda. Monodirezionale pura.
- Medio-Alta: Gli appuntamenti Google vengono creati sempre come privati in Agenda. Se un appuntamento è da sincronizzare in Agenda non viene sincronizzato;
- Media: Gli appuntamenti Google vengono creati sempre come privati in Agenda e vengono modificati rispettando il flag "Privato"'; (se non è privato in Google viene aggiornato come non privato)
- Medio Bassa: Gli appuntamenti vengono creati e sincronizzati rispettando il Flag "Privato". Bidirezionale Pura.
- Bassa: Gli appuntamenti vengono creati e sincronizzati rispettando il Flag "Privato". Bidirezionale Pura. E' inoltre possibile la creazione di contatti nel profilo GoogleContacts da parte di altri utenti.
Solo in modalità bassa un utente può creare un contatto GoogleContact nel profilo di un altro utente. Per le altre modalità la creazione è limitata al proprio profilo.
Notifiche Appuntamenti
Attivando i flag è possibile specificare la modalità di "reminder" degli appuntamenti.
Solo per gli appuntamenti agenda con attivo il flag "avvisa", verrà creato il reminder nel rispettivo appuntamento Google.
I Reminder sono di tre tipi:
- SMS: utilizzabile se nel profilo Web di Google è configurato un numero di telefono
- POPUP: Avviso standard con visualizzazione finestra (dipende dal client calendario Google che viene usato, se Web o Smartphone)
- EMAIL: Avviso via Email alla mail Google dell'Account
Sincronizzazione con Google Calendar
La sincronizzazione con GoogleCalendar avviene in modo automatico o manuale dal programma Agenda.
Per ogni Account Google, è sufficiente specificare gli utenti che terranno lo stesso account aggiornato per ottenere una sincronizzazione automatica periodica degli appuntamenti.
se in Agenda viene modificato o cancellato un appuntamento il programma automaticamente lancia una sincronizzazione Google.
Impostazione del tempo di sincronizzazione
Durante la fase di sincronizzazione, Agenda non permette la modifica o creazione di appuntamenti.
La sincronizzazione automatica avviene ad intervallo prestabilito (10 minuti). Questo intervallo è modificabile dai Parametri di Facile!Business.
Eliminazione
L'attuale versione della sincronizzazione non elimina gli appuntamenti, ma inserisce nella descrizione una parola chiave per identificarne la cancellazione:
- eliminato da Agenda
- eliminato da Google
Sincronizzazione Manuale
Sempre attraverso l'uso del tasto destro è possibile forzare una sincronizzazione manuale degli accounts presenti.
Al termine della sincronizzazione viene visualizzato un report relativo agli appuntamenti inseriti o modificati.
Data di ultima sincronizzazione
Dopo una corretta sincronizzazione dell'account, viene automaticamente memorizzata la data di ultima sincronizzazione.
La data è importante perchè è utilizzata per l'estrazione dei record da sincronizzare. (i record modificati in data precedente non vengono considerati).
Su espressa necessità dell'utente è possibile cambiare la data di ultima sincronizzazione dai parametri account per forzare un controllo Agenda-Google precedente alla data attualmente memorizzata
Log
E' possibile visualizzare il log della sincronizzazione per capire dove il programma ha apportato modifiche.
il log è memorizzato localmente sul computer che ha eseguito la sincronizzazione.
Sincronizzazione Automatica o Manuale
Agenda sincronizza automaticamente i calendari di google in due situazioni:
- automaticamente ogni 3 minuti
- automaticamente alla modifica, creazione od eliminazione di un appuntamento.
Durante la fase di sincronizzazione, il programma deve rimanere in stand-by e quindi non permette di inserire o modificare informazioni.
E' possibile impostare il proprio account per la sincronizzazione manuale, e quindi evitare questi automatismi, spegnendo la spunta sulla voce "sincronizza automaticamente" del menù.
Se viene spenta la voce sincronizza automaticamente la sincronizzazione avviene solo se si attiva la funzione sincronizza del menù o del menù sull'icona della barra
Blocco durante la sincronizzazione
Se durante la sincronizzazione si dovesse presentare un difetto di connettività, in generale, il programma Agenda riprende normalmente la sua funzionalità e riprova a sincronizzare successivamente.
Se a seguito del difetto di connettività Agenda dovesse impedire di creare appuntamenti con il messaggio "Sincronizzazione Google In Corso, Operazione non possibile", ma la sincronizzazione non è in esecuzione, è possibile resettare lo stato entrando nei parametri di configurazione degli accounts, anche senza eseguire modifiche.
E' stato infatti inserito nel programma un "reset" dello stato di sincronizzazione alla chiusura della maschera di configurazione.
Per accedere alla maschera di configurazione eseguire tasto destro sull'elenco utenti e selezionare configura
Dialogo con GoogleDocuments
da FileManager è possibile interagire con GoogleDocuments anche sui profili di altri utenti.
Le funzionalità inserite per il dialogo con Google sono:
- La possibilità di trasferire in GoogleDocuments un file presente in FileManager, anche su profili di altri utenti
- La possibilità di inserire in FileManager un file presente in GoogleDocuments (*)
- La possibilità di sostituire un documento in FileManager con un documento in GoogleDocuments (*)
(*) Le funzioni sono ammesse solo per l'account Google dell'utente loggato o per l'Account Generale. Per gli altri utenti sono ammesse solo nelle cartelle segnate dalla 
.
La Maschera Google Documents
La maschera che appare durante le operazione GoogleDocument permette di:
- Selezionare l'account tra quelli presenti nel sistema sul quale operare
- Visualizzare le Raccolte (cartelle) dell'account e sfogliare il loro contenuto
- Trasferire il file di Filemanager oppure selezionare un file da trasferire
- eseguire un download di un documento (solo per il proprio account o per l'account Generale)
- Confermare il trasferimento o la sostituzione in FileManager di un documento.
Se la maschera è avviata dalla funzione di Filemanager "Importa e Sostituisci File Corrente", il filtro viene preimpostato con il nome del file che si desidera sostituire.
La sostituzione di un file di FileManager è possibile solo se il file è in uso locale.
Ricordarsi di eseguire un Doppio Click sull'utente per accedere al profilo documenti Google
Suggerimenti per l'uso in una organizzazione
Gli utenti possono interagire con files di altri utenti purchè siano evidenziati come preferiti in Google: .
Si consiglia pertanto di creare una raccolta per ogni account, di tipo preferito con un nome uguale per tutti (es. il nome dell'azienda).
La raccolta creata potrà essere usata da tutti in ogni account come area di scambio condivisa.
La funzionalità google documents
La funzionalità di accesso a GoogleDocuments è stata inserita in diverse applicazioni:
- Facile!Agenda: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
- Facile!Business: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
- FileManager: Nelle funzionalità del menù Strumenti
- Facile!Mail: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni e nella gestione degli allegati al messaggio
Le funzionalità sono visibili solo se il modulo Collegamento Google è abilitato.
Tipi di files che possono essere caricati su google documents tramite file manager
Account Google Apps Premier
Tutti i tipi di files
Account Google Standard
| File extension | MIME type |
| CSV | text/csv |
| TSV | text/tab-separated-values |
| TAB | text/tab-separated-values |
| HTML | text/html |
| HTM | text/html |
| DOC | application/msword |
| DOCX | application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document |
| ODS | application/x-vnd.oasis.opendocument.spreadsheet |
| ODT | application/vnd.oasis.opendocument.text |
| RTF | application/rtf |
| SXW | application/vnd.sun.xml.writer |
| TXT | text/plain |
| XLS | application/vnd.ms-excel |
| XLSX | application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet |
| application/pdf | |
| PPT | application/vnd.ms-powerpoint |
| PPS | application/vnd.ms-powerpoint |
| WMF | image/x-wmf |
Dimensione massima dei files
Documenti: Massimo 1.024.000 di caratteri. La dimensione dei files convertiti nel formato google non deve superare i 2MB.
Fogli di Calcolo: 400.000 celle, con un massimo di 256 columns per foglio. La dimensione dei files convertiti nel formato google non deve superare i 20MB, e deve avere meno di 400.000 celle e 256 colonne per foglio
Presentazioni: Possono essere al messimo di 10MB
Disegni: Non sono segnalate limitazioni particolari.
Altri Files: I files che si caricano e che non vengono convertiti nel formato Google possono raggiungere i 10GB.
ATTENZIONE: Il limite standard di spazio totale disponibile per utente è di 1GB. E' possibile aquistare ulteriore spazio se necessario.
Dialogo Con GoogleContacts
Il sistema permette di consultare, trasferire e recuperare anagrafiche e contatti nei profili Google attivi.
La consultazione è limitata al proprio account, mentre, in presenza di un profilo di protezione a livello basso è possibile creare contatti anche per altri utenti.
La funzionalità è presente nelle seguenti sezioni dei programmi:
- Facile!Agenda: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
- Facile!Business: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
- Dettaglio Anagrafica e Contatto: Nel tasto Google (in presenza dell'abilitazione Google, il tasto Vcard cambia nome in Google) (*)
- Facile!Mail: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni e nella gestione degli allegati al messaggio
Le funzionalità sono visibili solo se il modulo Collegamento Google è abilitato. (*) Solo dal dettaglio anagrafica o contatto è possibile trasferire o recuperare i dati da GoogleContacts. Nelle altre posizioni è solo possibile la consultazione o la modifica di un contatto personale su Google.
La Maschera di Collegamento
La maschera di collegamento con GoogleContacts si presenta come in figura.
Solo se avviata da anagrafica o contatto viene proposto il Tab Facile!Business per confrontare ed eventualmente modificare o creare un contatto da Anagrafica.
Anche il pulsante Recupera è visibile nella modalità da dettaglio anagrafica o contatto, e permette di trasferire i dati da Google a Facile!Business.
Funzionalità della maschera
Accesso al Profilo utente
Eseguire un doppio click sull'elenco utenti per eseguire l'accesso. Se si accede ad un utente con profilo di protezione non basso, una etichetta segnalerà l'impossibilità di creare contatti nel suo profilo.
Scelta del Gruppo
Google classifica i contatti in gruppi. Selezionare con un semplice click il gruppo desiderato per la visualizzazione o la voce -tutti- per visualizzare tutti i contatti del profilo. Inserendo del contenuto nel campo filtra contatti verranno visualizzati solo i contatti che contengono la parola nei campi nome o cognome.
Quando si accede alla maschera da Anagrafica o Contatto, il filtro viene predisposto al valore del Cognome o Ragione sociale della maschera da cui viene aperta la finestra.
Visualizzazione Dettaglio Contatto
Le informazione dettagliate del contatto sono visualizzate nella griglia Google. La presenza del simbolo (*) di fianco al campo significa che il campo è disallineato rispetto al contenuto presente nella maschera di anagrafica da cui si è lanciato GoogleContacts.
Confronto con i dati della maschera di Facile!business
Solo se avviato da Anagrafica o Contatto, compare il TAB Facile!Business che riassume le informazioni recuperate dalla maschera Anagrafica evidenziando con (*) eventuali differenze con l'attuale contatto Google.
Riduzione della Maschera
Con l'etichetta Nascondi o Dettaglio è possibile nascondere il dettaglio delle informazioni contatto Google.
Aggiornare i Dati su GoogleContacts
La funzione Aggiorna i Dati permette di trasferire sul contatto attivo le informazioni presenti nelle schede Google oppure Facile!Business. Prima del trasferimento viene richiesta una conferma.
Modificare i dati da aggiornare
Le tabelle sono modificabili. L'utente può cambiare il contenuto dei campi prima di eseguire la funzione Aggiorna i Dati.
E' inoltre possibile, con il tasto destro sulla griglia Google trasferire ogni campo da Facile!Business a GoogleContacts.
Creare un Nuovo Contatto
Premendo su Crea Nuovo Contatto le informazioni presenti nelle schede Google oppure Facile!Business vengono trasferite in un nuovo contatto Google.
Riportare un Contatto Google in una Scheda Facile!Business
Premendo il tasto Recupera il contatto Google attivo verrà copiato nella scheda anagrafica o contatto di Facile!Business.
Attenzione !. Alcuni campi, come i numeri di telefono vengono aggiunti ad eventuali dati esistenti. altri campi, come cognome, nome ed indirizzo vengono sovrascritti.