Invio PEC Prefettura
Da Wintech Manuali.
Indice |
Uso del programma Facile!Prefettura
Il programma permette di gestire gli invii via PEC verso la prefettura della documentazione cartacea, basandosi sulla strasmissione XML WIR.
Dalla versione 1.1.x.x permette la creazione del file XML contenente le immagini.
Sfruttando un archivio "WIR" già presente, il programma predispone un elenco di Traenti sul quale poter predisporre le mail.
Ad ogni archivio "WIR" gestito viene associata una sottocartella, con lo stesso nome, nella quale si sarà guidati per la predisposizione dei files immagine e PDF da inviare.
Sarà inoltre possibile "spuntare" i singoli record traenti per coordinare le operazioni.
Apertura di un File
Con il tasto "Carica File" è possibile aprire un file XML "WIR" sul quale operare. Automaticamente verranno caricate anche le informazioni gestite da Facile!Prefettura, quali lo stato del record e i documenti predisposti.
Configurazione del sistema
Dalla procedura di configurazione è possibile specificare le informazioni per l'automazione dell'invio della mail e lo scanner TWAIN per l'acquisizione diretta di immagini in formato PDF
Mail e Scanner
- Destinatario delle mail: indirizzo da proporre come destinazione delle comunicazioni
- Oggetto della mail e corpo della mail: è possibile inserire i campi elencati per ottenere oggetto e corpo automaticamente compilato con i dati del record selezionato
I campi vanno scritti con le lettere maiuscole come descritto nella maschera. Es. %TRAENTE%
- Modalità di invio: scegliere tra:
- MAPI: l'invio della mail avviene attraverso la chiama "invia a " standard di Windows
- Facile!Mail: l'invio viene effettuato attraverso la creazione di una mail in Facile!Mail
- Imposta stato invio in automatico : Se attivo, quando viene inviata la mail, in modo automatico viene cambiato lo stato del record, impostandolo ad inviato e compilando la data di invio.
- Anteponi a Soggetti: Se acceso, quando l'importazione da Seta Cambiali recupera le immagini dei soggetti, antepone la dicitura al nome proposto.
- Scanner Twain: Selezionare lo scanner locale da utilizzare durante l'acquisizione diretta di documenti da scanner locale.
- Verifica la presenza di Aggiornamenti: Permette di lanciare il programma di controllo aggiornamenti. E' necessario avere i diritti di scrittura nella cartella del programma.
Nomi Files - Cartella Scanner
E' possibile popolare l'elenco con il nome desiderato per i files importati, in modo da avere in automatico un nome comodo per l'invio:
Fronte Protesto Retro Protesto Dichiarazione Banche
I nomi inseriti saranno disponibili nel menù a tendina con la scelta del nome file in fase di import.
Per gli utilizzatori di scanner su multifunzione è inoltre possibile automatizzare la cancellazione dei files dalla cartella di scambio con lo scanner dopo la loro importazione.
Se il campo Scanner di Rete è compilato, dopo l'importazione di files nel record traente, Se e solo se i files sono collocati nella cartella specificata od in una sottocartella della cartella specificata, tutti i files importati verranno automaticamente eliminati.
I files non importati non vengono comunque eliminati.
E' possibile chiedere una conferma di eliminazione a termine import spuntando Chiedi conferma prima di eliminare i files.
I files non collocati nella cartella scanner o nelle sottocartelle non vengono eliminati.
Funzionalità Riservate agli utenti Cambiali GruppoSIS
- Nella maschera principale appare una lista per la scelta del notaio sul quale interrogare gli archivi per il recupero automatico delle immagini. E' possibile con il link info verificare i parametri di archiviazione del notaio.
- Nella modifica di un record è presente il tasto "Da Cambiali che importa in modo automatico tutte le informazioni reperibili nel sistema Cambiali Seta:
- Immagini legate al protesto
- Immagini legate all'anagrafica del soggetto
- Immagini da Scanner ProdelCo
Operatività del programma
Dopo aver generato il tracciato WIR dal proprio applicativo, caricare il file con il tasto "Carica File".
Non è necessario eseguire salvataggi perchè ogni modifica viene automaticamente salvata.
Alla visualizzazione dei record è possibile applicare ordinamenti e filtri:
- Ordinamento crescente e decrescente premendo sulla colonna sulla quale si desidera ordinare
- filtro dei record che contengono, in qualsiasi campo, il valore contenuto nel campo filtra. (Necessita la pressione del tasto INVIO per attivare il filtro)
- visualizzazione, attraverso i pulsanti di filtro dei records:
- Tutti
- Solo nello stato Con documenti
- Solo nello stato Senza Documenti
- Solo nello stato Inviati
Dettaglio del record Traente
Eseguendo un doppio click su un record, viene visualizzata la maschera per l'editing del record stesso. Da questa maschera è possibile gestire le immagini, cambiare lo stato od inviare la mail.
La visualizzazione
La maschera riassume in sola lettura i dati dei traenti e degli obbligati trovati nel tracciato.
Visualizza lo stato del record e permette, nel caso di mail inviata di cambiare la data di invio.
Permette di aggiungere, rinominare, eliminare i files che verranno allegati.
ATTENZIONE !. La finestra presenta una anteprima dei files sfruttando le librerie windows di visualizzazione contenuto. A seconda delle prestazioni del computer, la preparazione delle anteprime può richiedere alcuni secondi. Prima di agire nella maschera attendere il termine della procedura di preparazione delle anteprime, che viene segnalata con una barra di avanzamento ed una etichetta di stato.
Lo Stato
I record possono assumere i seguenti stati, secondo questa logica:
- Con documenti: Il record è stato completato nell'inserimento dei files da inviare ma non ancora inviato.
- Inviato: il record è stato inviato
- Senza documenti: Il record non è ancora stato processato.
Non sono presenti automatismi per gli stati "Con Documenti" o "Senza documenti". Lo stato deve essere gestito manualmente dall'operatore. L'unico automatismo previsto è l'impostazione a "Inviato", se viene attivata l'opzione dai parametri di sistema.
I Documenti
Il sistema non ha limiti nella gestione dei tipi di documento. Le anteprime sono visualizzate in funzione della capacità del sistema operativo di visualizzare anteprime dei files. E' sempre possibile aprire il file per una corretta verifica del contenuto con le funzioni "Apri" e "Apri Con".
Durante le fasi di importazione viene richiesto all'utente di specificare il nome desiderato, senza estensione. L'estensione del file viene gestita in modo automatico dal programma. Il programma impedisce di importare files se un file con lo stesso nome è già presente nel record corrente.
L'invio
Il pulsante Invia prepara una mail predisponendo:
- Il destinatario
- L'oggetto
- L'eventuale Corpo
- Gli allegati.
E' necessario che il sistema operativo sia configurato per accettare l'invio via MAPI di mail con allegati (di solito autoconfigurato in presenza dei più diffusi clienti di posta elettronica).
Se si utilizza Facile!Mail è necessario che Facile!Mail sia in esecuzione e si consiglia di tenerlo aperto su una scheda relativa alla casella mail PEC da utilizzare per l'invio.
Disposizioni Attuali
Si consiglia comunque di far sempre riferimento ad eventuali comunicazioni od aggiornamenti dalla prefettura.
- Indirizzo a cui inviare: protocollo.prefmi@pec.interno.it
- Oggetto: WIR Rapporto Informativo Cognome Nome [del traente] Numero [dell'assegno] : WIR Rapporto Informativo %TRAENTE% Numero %NUMEROASSEGNO%
- Nome di allegati validi:
- Fronte Assegno
- Retro Assegno
- Protesto
- Fronte Protesto
- Retro Protesto
- Documenti di Rossi Mario
- Rapporto Informativo
- Carta identità
FAQ
Perchè è importante l'oggetto della Mail
L'oggetto della Mail deve essere inserito esattamente come da disposizioni della Prefettura, e deve riportare sempre i dati del traente persona fisica. Questo permette al sistema PEC della prefettura il corretto smistamento della PEC.
Posso inviare la PEC prima di aver inserito in WIR ?
L'invio della PEC è sempre subordinato all'inserimento nella WIR dei dati del traente e quindi deve necessariamente essere successivo alla compilazione del WIR. Solo in questo modo il personale della Prefettura è in grado di gestire il fascicolo informatico
Se ho commesso un errore nell'invio della PEC come posso rimediare ?
E' sufficiente reinviare la PEC rettificata, sempre rispettando l'oggetto richiesto dalla Prefettura inserendo nel corpo le informazioni necessarie a far recepire che si tratta di una rettifica ed allegando un documento scansionato del Notaio con le indicazioni della rettifica stessa.
Se ho commesso un errore nell'invio di un dato con WIR come posso rimediare ?
L'invio della PEC è la fase di completamento di un fascicolo aperto in WIR. Inviando una PEC, sempre rispettando l'oggetto nella quale viene specificata la rettifica o l'annullamento della trasmissione, allegando eventuale cartaceo scansionato, permette al personale della Prefettura di chiudere il fascicolo stesso.