Facile!Factoring
Da Wintech Manuali.
Facile!Factoring è l'applicazione per la gestione degli atti di Cessione del Credito.
La suite Facile!Factoring prevede due moduli:
- Il modulo client per la preparazione dell'atto e delle singole mail da inviare ai debitori
- Il modulo WEB per permettere al committente (società di Factoring) di visualizzare lo stato delle pratiche e di eseguire il download della documentazione.
Indice |
Requisiti
Dati necessari
Per il corretto utilizzo dell'applicazione è necessaria la preparazione di documenti informatici da parte della società di Factoring, quali:
- Un elenco di files PDF riportante il dettaglio dei crediti da cedere, un PDF per ogni creditore. Il nome del PDF deve permettere l'associazione tra il documento e l'anagrafica del debitore, ad esempio utilizzando un codice univoco anagrafico.
- Un documento in formato testo strutturato o foglio elettronico che riporti i dati anagrafici del Debitore, in particolare:
- Un codice univoco
- Una Ragione Sociale
- Un indirizzo PEC
- Un documento (opzionale), in formato testo strutturato o foglio elettronico che riporti il dettaglio delle singole fatture associate al codice del debitore.
Il documento del dettaglio fatture è necessario SOLO se si vuole attivare la "ricerca" per numero documento dal modulo WEB.
Applicativi
- Uno strumento di trasformazione dei PDF in PDF/A. GruppoSIS consiglia l'adozione di Facile!PDF che è perfettamente integrato con Facile!Factoring.
- Un Server dove installare il motore dati di Facile!Factoring, il servizio WEB e la cartella di memorizzazione delle informazioni
- Uno strumento per l'applicazione di firma digitale (Es. E-Sign)
- Un archivio di "Pratiche" con numerazione univoca che può essere sia cartaceo che quello dell'applicativo usato in studio.
Operatività
Fase 1 - Creazione della Pratica
I dati di Facile!Factoring vengono raggruppati facendo riferimento ad un numero univoco di Pratica. Creare dal proprio applicativo una pratica ed utilizzare il numero progressivo come identificativo della procedura di Factoring.
Digitare nel campo Pratica il numero di pratica ed eseguire l'operazione Apri.
Il programma automaticamente visualizza l'elenco delle anagrafiche coinvolte (se già importato), i riferimenti della pratica quali descrizione, anagrafica collegata, due numeri progressivi modificabili che potranno essere utilizzati come riferimento interno per la società di Factoring.
Il programma permette inoltre di eseguire le funzioni di importazione dati, operazioni generalmente da eseguire una sola volta all'inizio dell'attività di preparazione dei documenti ma ripetibili anche successivamente (Es. correzione di dati erroneamente importati).
Fase 2 - Importazione dei Dati
Con il tasto "Importa" è possibile procedere al trasferimento dei dati dalla società di Factoring all'applicativo.
Importazione Anagrafiche e Marketing
Per continuità con le definizioni di Facile!Studio l'elenco dei documenti da trasmettere, associati alle specifiche anagrafiche debitori viene chiamato "Job Marketing" od "Elenco Marketing".
La funzionalità permette di selezionare un file in formato Excel che deve contenere l'elenco delle anagrafiche debitori interessate dall'atto di Cessione del Credito. Dati indispensabili per la corretta creazione delle anagrafiche e del relativo Job marketing sono:
- Il Codice anagrafico univoco
- La Ragione Sociale
- L'indirizzo di PEC
La procedura procederà a trasferire nell'anagrafica i dati presenti nel foglio excel, secondo questa logica:
- Se l'anagrafica non è presente, viene creata
- Se l'anagrafica è presente vengono aggiornati i dati
- Se è attivo il flag Marketing, oltre all'importazione delle anagrafiche viene automaticamente creato il Job Marketing relativo.
E' quindi sempre possibile ripetere l'operazione di Import, visto che eventuali anagrafiche presenti nell'archivio "Anagrafico" non vengono aggiunte. E' però necessario accendere il Flag "Svuota Marketing" se si desidera ricreare un Job marketing già creato in precedenza, per evitare duplicazioni di records.
Importazione Elenco Fatture
La procedura è facoltativa e richiesta solo se la società di Factoring fornisce l'elenco dettagliato delle fatture cedute in formato Foglio Elettronico e se desidera poter usufruire della ricerca per numero fattura dal Web.
Dati necessari per la corretta importazione sono:
- Codice del Debitore
- Ragione Sociale del Debitore
- Importo Fattura
- Data e Numero Fattura
- Ragione Sociale del Cedente
Nel caso di Reimportazione dell'archivio è necessario accendere "Svota Fatture" per evitare la creazione di duplicati.
Qualora l'archivio venisse fornito senza il Codice del Debitore, il sistema cercherà di associare la fattura al rispettivo Codice Anagrafico con un confronto di Ragione Sociale. Tale funzionalità è automatica ma può essere ripetuta anche successivamente (ES. a seguito di una integrazione dell'Anagrafica) con il tasto "Riassocia Anagrafiche".
Importazione dei PDF Riepilogativi
I files PDF riportanti il dettaglio delle fatture oggetto della cessione, uno per ogni debitore, che diventeranno parte integrante dell'atto di cessione, dovranno essere forniti associando il nome stesso del documento al codice del Debitore.
Il sistema chiede all'utente di specificare la cartella di origine di questi documenti e procede alla loro importazione nel sistema, verificando che siano presenti tutti i documenti relativi alle anagrafiche interessate. E' quindi NECESSARIO eseguire questa procedura solo DOPO aver creato il Job Marketing.