Facile!Mail
Da Wintech Manuali.
Facile! Mail è un client mail pensato per rispondere a tutte le esigenze di gestione della posta elettronica centralizzata di un'azienda.
Facile!Mail è inoltre un client in grado di integrarsi completamente alla suite Facile!Business, ma facilmente utilizzabile anche al di fuori questa.
Facile!Mail basa il suo funzionamento sulla stessa base di dati dell'ambiente di Facile!Business.
Caratteristiche
- Possibilità di associare ad una mail un' anagrafica
- Possibilità di associare ad una mail un numero pratica
- Possibilità di associare ad una mail delle note
- Possibilità di gestire account mail condivisi da più utenti
- Possibilità di associare ad una mail categorie personalizzabili
- Possibilità di gestire "caselle interne"
Le Caselle di Posta
Le caselle mail vengono aggiunte nel programma Facile!Configurazione. Possono essere caselle interne, quindi in grado di inviare e ricevere mail SOLO ad utenti di Facile!Mail, oppure caselle collegate ad un server Mail con protocollo POP/SMTP.
Le caselle sono selezionabili tramite il menu a tendina. L'ultima voce di questo menu raggruppa tutte le caselle personali dell'utente (Le mie caselle personali).
Casella predefinita
E’ una casella personale che verrà utilizzata dalla suite come account predefinito per l’invio di mail. Se un utente non ha una casella predefinita, Facile!Mail utilizza il servizio Posta di Windows (MAPI).
La casella predefinita è la casella personale nella quale l’indirizzo di posta coincide con quello inserito nella scheda utente di Facile!Business.
Casella Interna
E' una casella che non si appoggia ad un server POP/SMTP.
Le caselle interne possono inviare e ricevere messaggi solo da altre caselle interne.
Indirizzi Interni
L'invio di una mail tra due caselle di Facile!Mail avviene senza generare traffico internet.
Facile!Mail diventa quindi un semplice strumento di messaggistica interna.
Gli invii interni hanno come destinatari il nome stesso della casella di destinazione, senza quindi il dominio:
"Amministrazione" <amministrazione> - "Dott. Rossi Mario" <rossi.mario>.
Finestra Principale
Nella finestra principale di Facile!Mail sono contenuti gli strumenti per la consultazione, creazione e gestione delle mail arrivate alle caselle di Facile!Mail.
Le Cartelle di Archiviazione
Facile!Mail non utilizza la classificazione ad albero (con cartelle e sottocartelle) tipica di alcuni client di posta.
Grazie all’integrazione con le informazioni di Anagrafica e Pratica, la reperibilità dei messaggi è garantita dalle funzioni di scheda pratica e scheda cliente.
La classificazione a cartelle è pertanto legata al tipo di messaggio (in uscita o in ingresso) e non al suo contenuto informativo.
Cartelle in ingresso
Permettono di vedere i messaggi arrivati alla casella mail selezionata.
I messaggi sono classificati in :
- Da Leggere: I messaggi non ancora aperti o marcati come non letti;
- Letti: I messaggi aperti o marcati come letti;
- Posta In Arrivo: Messaggi letti, da leggere o da verificare (impostare il parametro relativo nel programma di configurazione);
- Da Verificare: Il sistema non riconosce come attendibile l'indirizzo del mittente. Per fare in modo che l'e-mail arrivata da quell'indirizzo venga considerata accettata bisogna che si inserisca l'indirizzo nell'anagrafica o come oggetto di una regola;
- Archiviati: Messaggi letti e ritenuti utili ai fini della ricerca storica;
La visualizzazione dei messaggi da verificare nella cartella Posta in Arrivo deve essere impostata nei parametri utente dal programma Facile!Configurazione.
Facile!Mail non mette il messaggio "Letto" in modo automatico. E' necessario impostare lo stato di "Letto" dalla finestra del messaggio.
Cartelle in uscita
Le cartelle in uscita riguardano i messaggi creati e destinati all’esterno, verso i clienti o verso altre caselle interne.
- In Uscita: Messaggi pronti alla spedizione
- Inviati: Messaggi spediti
- Errori: contiene le mail non spedite per problemi di connessione con il server SMTP. Gli eventuali errori sono visualizzabili nel log del messaggio
Per annullare l’invio di un messaggio "in uscita" spostarlo nella cartella Bozze. Sarà possibile modificarlo e rinviarlo.
Cartelle Attività
Sono le cartelle per l’organizzazione del proprio lavoro.
- In Carico: L’utente può spostare in questa cartella le mail ritenute "attività" personali da svolgere. L’operazione è possibile per caselle personali e condivise.La cartella in Carico è lo strumento principale per il coordinamento delle caselle condivise.
- Bozze: Messaggi di posta elettronica creati e mai inviati. Se aperti permettono di eseguire l’invio, come se fosse un nuovo messaggio.
- Marketing: contiene le mail generate da una mail associata ad un job marketing.
- Conferme di Lettura: Cartella che contiene le conferme di lettura ricevute. I messaggi ritenuti conferme di lettura vengono automaticamente archiviati in questa cartella, senza passare da posta da leggere. Le conferme di lettura vengono identificate da apposite parole chiave, dalla gestione liste.
Per reinviare un messaggio presente nella cartella Errori è sufficiente spostarlo nelle bozze e successivamente aprirlo per confermare l'invio
Cartelle cestino
Contiene le cartelle relative ad eliminazione messaggi e filtro anti-spam.
- Indesiderati: Messaggi di posta classificati come "indesiderati" dal servizio Antispam
- Eliminati: Messaggi di posta eliminati. Per eliminare definitivamente i messaggi del cestino è necessario eseguire la funzione di Strumenti: Compattamento casella.
Cartelle Telefonino
Contengono i messaggi letti da palmari connessi con il servizio Servizio InviaRicevi
Le Cartelle telefonino vengono utilizzate in funzione del parametro usa cartelle telefonino della Casella mail.
Cartella Azioni
Contiene delle voci che fanno riferimento a comandi presenti nella barra degli strumenti.
- Nuova Mail; permette di creare una nuova mail
- Rispondi; permette di creare una nuova mail in risposta alla mail selezionata
- Rispondi a Tutti; permette di creare una nuova mail in risposta a tutti i destinatari della mail selezionata
- Inoltra; permette di inviare la mail selezionata a un indirizzo non compreso nei destinatari della mail selezionata
- Abbina Anagrafica; permette di abbinare un Anagrafica alla mail selezionata
- Mostra Note; permette di visualizzare le note della mail selezionata se presenti
Barra superiore degli Strumenti
La barra degli strumenti permette di agire sulle mail selezionate nella griglia di visualizzazione delle mail della finestra principale.
Nuova Mail
Il tasto 
permette di creare una nuova mail passando alla finestra del dettaglio mail.
Invia/Ricevi
Il tasto 
avvia il collegamento con il server POP\SMTP per il prelievo e l’invio delle mail della caselle associate all'utente per lo scarico.
L’invio e la ricezione delle mail viene effettuata da un programma a parte (Facile!InviaRicevi) che troviamo nella tray bar e che si avvia alla partenza di Facile!Mail.
L’esecuzione di questa operazione di invio e ricezione viene effettuata automaticamente (parametrizzabile vedi menu a tendina associato) dal programma suddetto oltre che ogni volta che viene premuto il tasto Invia/Ricevi.
La chiusura del programma avviene forzatamente o con il tasto destro del mouse sulla system tray (in basso a destra vicino l'orario) oppure con l'apposita funzione reperibile dal menu a tendina.
Le caselle per le quali avviene la procedura di Invio e ricezione sono le caselle mail associate all'utente per l'invio.
Rispondi
Il tasto 
crea una nuova mail contenente il corpo della mail selezionata e indirizzata al mittente della stessa.
Rispondi a tutti
Tasto 
.Viene creata una nuova mail contenente il corpo della mail selezionata indirizzata al mittente e agli indirizzi per conoscenza della stessa.
Inoltra
Crea una nuova mail contenente corpo e allegati della mail selezionata senza compilare indirizzi di destinazione.
Sposta in
Permette di spostare la mail selezionata in una cartella diversa da quella nella quale si trova attualmente. Cliccando sull’icona a fianco del pulsante si accede al menù a discesa per la scelta della destinazione.
Le voci del menù di "Sposta in" permettono di accedere ai seguenti comandi che vanno ad agire sulla mail selezionata:
- Segna come da leggere: sposta la mail selezionata nella casella "Da leggere"
- Segna come letto: sposta la mail selezionata nella casella "Letti"
- Prendi in carico: sposta la mail selezionata nella casella "In carico"
- Archivia: sposta la mail selezionata nella casella "Archiviati"
- Bozza: sposta la mail selezionata nella casella "Bozze"
- Conferma di Lettura: sposta la mail selezionata nella casella "Conferme lettura"
- Indesiderato: sposta la mail selezionata nella casella "Indesiderati"
- Elimina: sposta la mail selezionata nella casella "Eliminati"
Allegati
Permette di selezionare ed eventualmente aprire gli allegati della mail selezionata tramite un menù a discesa.
Abbinamenti
Permette di abbinare i messaggi selezionati a una specifica categoria, a una pratica o a una anagrafica.
Il menù permette di accedere alle seguenti opzioni\comandi:
- Abbina Anagrafica: permette di abbinare alla mail selezionata una anagrafica scegliendola tramite apposita finestra di ricerca
- Abbina Pratica: permette di abbinare alla mail selezionata una pratica scegliendola tramite apposita finestra di ricerca
- Categoria: permette di abbinare alla mail selezionata categoria (solo selezionando mail appartenenti alla stessa casella mail)
- Sposta nella Casella: permette di spostare un messaggio di posta da una casella ad un’altra. La funzione è utile quando si desideri ad esempio, spostare in una casella condivisa un messaggio ricevuto su una casella personale (Una richiesta di assistenza oppure una richiesta amministrativa)
- Rendi Privata/Pubblica: permette di renedere pubblica una mail privata e viceversa a seconda dello stato iniziale della mail selezionata
- Telefonino: permette di impostare il messaggio come già scaricato sul telefonino o "da scaricare". I messaggi "da scaricare" presenti nella cartella "Da leggere vengono inviati al telefonino".
- Abbina selezionate ad anagrafica: forza l’abbinamento dell’anagrafica cliente alla mail in base all’indirizzo mail del mittente (viene effettuata una ricerca nell’archivio anagrafico)
Anagrafica
Permette di accedere alla maschera di ricerca dell’archivio anagrafico, contenente schede informative di Clienti e Persone. E’ qui che vengono inserite tutte le informazioni da collegare ad indirizzi mail.
Liste
Permette di accedere alla finestra per la gestione delle mail indesiderate (Spam), delle white list e delle regole "conferma di lettura".
Facile!Mail classifica i messaggi di posta non appena scaricati dal server POP, distribuendoli nelle cartelle:
- Da leggere: contiene mail riconosciute sicure (il mittente è presente in anagrafica o in White List.
- Da Verificare: contiene messaggi il cui mittente non risulta nell’archivio anagrafico ma non è presente nella black list.
- Indesiderati: contiene mail identificate come nocive, perchè il mittente o il suo dominio sono presenti in black list
- Conferme di Lettura: contiene mail identificate come conferme di lettura secondo le regole contenute in gestione liste
White list
Contiene indirizzi mail e domini di mittenti che, anche se non presenti nell’anagrafica del Facile!Business/Facile!Studio, sono da considerare attendibili. Le mail di mittenti in White List vengono messe nella cartella "Da Leggere".
La white list deve essere utilizzata per censire mittenti abituali per i quali non è necessario il censimento in anagrafica.
Ad esempio, siti come "expedia", inviano mail da indirizzi mail variabili ma sempre riferiti al dominio expedia.it.
33332222@expedia.it, 123123@expedia.it, per i quali è oppurtuno aggiungere in "white list" il dominio expedia.it'.
Black list
Contiene indirizzi mail e domini di mittenti ritenuti SPAM. Le mail dei mittenti in Black List vengono messe nella cartella Indesiderati.
Le mail dei mittenti non trovati nell’anagrafica né in white list, né in black list vengono messe nella cartella "Da Verificare". Con l’uso del tasto destro sulla mail, l’utente potrà decidere se inserire i mittenti nelle liste antispam.
Parole chiave
I messaggi "da Verificare" vengono sottoposti a un controllo sulle parole contenute nell’oggetto del messaggio stesso. Se una delle parole inserite nella lista "parole" del servizio Antispam viene trovata, il messaggio è considerato "Indesiderato".
Parole chiave fax
Funzione Dismessa a seguito della sezione di automazione FAX contenuta nel programma di configurazione.
Parole chiave conferme di lettura
Se l’oggetto della mail contiene una delle parole chiave definite, viene spostato automaticamente nella cartella "Conferme di Lettura".
Barra degli strumenti
In Facile!Mail esiste una barra degli strumenti, comune anche a Facile!Business/Facile!Studio, che da accesso ad una serie di funzioni utili alla gestione delle informazioni. Di seguito vediamo nel dettaglio quali sono queste funzioni.
Cerca
Ogni scheda di Facile!Mail permette di effettuare ricerche.
Premendo il tasto "Cerca" viene effettuata una ricerca secondo i parametri impostati nell’apposito pannello.
La ricerca base permette di selezionare un intervallo di date e la casella da consultare.
Utilizzando il tasto destro sull'elenco delle caselle è possibile eseguire un test di connettività
Nelle possibilità di ricerca avanzata troviamo: anagrafica, codice pratica, Codice mail. In carico (utente che ha in carico l'e-mail), Categoria, Agente, Max (numero delle e-mail visualizzate nell'ambito di ricerca), Oggetto/Testo, Destinatario, Mittente, il check "Tutte le cartelle" è l'ambito di ricerca su tutte le cartelle della casella di posta.
L'intervallo di date per la ricerca può essere selezionato da un menù con preimpostati degli intervalli standard, oppure scegliendo "data libera" è possibile inserire manualmente un intervallo di date.
Vi sono inoltre una serie di facilitazioni nell’utilizzo dei campi per le date a cui l’utente può accedere attraverso l’inserimento di caratteri alfanumerici.
Se la ricerca è in modalità semplice, eventuali dati presenti nella sezione avanzata non vengono considerati.
La ricerca viene avviata dal Tasto Cerca della barra strumenti.
Strumenti
Dal menù del bottone “Strumenti” è possibile accedere ad alcune opzioni di visualizzazione.
In dettaglio:
- Aggiorna: Aggiorna la visualizzazione delle mail in elenco
- Compatta Casella: Cancella, previa richiesta di conferma, tutte le e-mail presenti nella cartella Eliminati
- Mail collegate: permette di visualizzare le mail collegate con qualche relazione a quella evidenziata nell'elenco (risposte, inoltri...ecc..)
- Solo Intestazioni: E' la funzione che permette di caricare l'elenco delle e-mail senza allegati e testo solo nel selezionare l'e-mail il programma mostra tutto il contenuto, funzione che permette una selezione molto veloce.
- Mostra Comandi: Apre una finestra con le scorciatoie per accedere alle funzioni principali:
- <ENTER>: Apre messaggio
- <CTRL+A>: Archivia messaggio
- <CTRL+C>: Prendi in carico
- <CTRL+CANC>:Elimina messaggio
- <CTRL+L>:Segna messaggio come letto
- Anteprima TIFF: Questa funzione dà la possibilità di mostrare la visualizzazione automatica del file allegato in formato TIFF (funzione molto utile nel caso di fax server).
- Anteprima PDF: Questa funzione dà la possibilità di mostrare la visualizzazione automatica del file allegato in formato PDF (funzione molto utile nel caso di fax server).
Vuota Cache: Permette di eliminare tutti i files della cache locale
Prepara Cache: Legge dal server e crea nella cache locale del computer il body delle email presenti nell'elenco attualmente visualizzato. L'operazione potrebbe richiedere del tempo in base alla velocità della rete, al numero di email presenti nella lista ed alla dimensione delle email stesse
Stampa
Premendo il pulsante “Stampa” viene avviata la stampa associata alla scheda nella quale si sta lavorando. Dal menù del pulsante “Stampa” è inoltre possibile accedere ad alcune opzioni collegate all’operazione, che sono nel dettaglio:
- Stampa Con: permette di scegliere una stampa personalizzata o, eventualmente, con nome diverso da quella di default
- Personalizza Stampa: apre un editor con il quale è possibile modificare stampe esistenti o crearne ex-novo
- Anteprima Dettagliata: visualizza un anteprima della stampa della mail selezionata nella griglia della scheda. La stampa in questione è personalizzabile tramite modulo html
- Stampa Dettagliata: stampa la mail selezionata senza visualizzare l’anteprima
Personalizzazione Stampe
Facile!Mail fornisce uno strumento per la modifica delle stampe che può essere utilizzato per rapide personalizzazioni di quelle esistenti, o per la creazione di nuove stampe. Con questo strumento è semplice modificare le stampe utilizzate aggiungendo loghi, o cambiando, per esempio, l’ordine delle informazioni visualizzate. Per effettuare personalizzazioni dei report bisogna seguire un corso specifico o contattare l'assistenza Grupposis per avere supporto.
Le Schede
Come per la Facile!Business/Facile!Studio, anche Facile! Mail permette l’apertura simultanea di più schede con diversi criteri di filtro. Cliccando l’icona della cartella aperta (
) è possibile aprire una nuova scheda. Ogni scheda permette di eseguire ricerche semplici o complesse sull’archivio dei messaggi di Posta.
Le Categorie
Ogni casella di posta permette la classificazione dei messaggi in categorie e la conseguente visualizzazione in base ad una di queste.
La lista delle categorie è personalizzabile dalla maschera del dettaglio mail. Le categorie possono essere strutturate in sottocategorie utilizzando il separatore “.” fra categoria e sottocategoria.
Esempi: Mezzi di trasporto.automobili, Mezzi di trasporto.treno, Mezzi di trasporto.aereo.
Ordinamenti e Raggruppamenti
Ordinamento
Cliccando in corrispondenza delle colonne della griglia è possibile avere in ordine ascendente o discendente i messaggi di posta. Cliccando nuovamente sulla colonna l’ordine viene invertito.
L’ordinamento viene salvato alla chiusura della scheda e abbinato alla coppia “Casella/Scheda”, ogni casella e ogni scheda hanno quindi un proprio ordinamento di default.
Un ordinamento molto utile è dato dalla colonna "Data Scarico/Invio" che si differenzia dalla colonna data che è legata alla creazione vera e propria dell'e-mail da parte del mittente.
Raggruppamento
E’ possibile avere una vista raggruppata per colonna, premendo il tasto destro del mouse in corrispondenza delle intestazioni della griglia.
Anteprima Messaggio
Selezionando una mail dalla griglia di visualizzazione di Facile! Mail è possibile visionare l’anteprima del corpo della mail nel riquadro immediatamente sottostante.
Selezionando o deselezionando dal menù Strumenti la voce “”Solo Intestazioni” è possibile velocizzare (consigliato nel caso di utilizzo in remoto) lo scarico dei messaggi dal server, limitandosi a una anteprima con il solo contenuto testuale
Se il flag “Solo intestazioni” non è selezionato in anteprima viene visualizzato il contenuto HTML e le eventuali immagini contenute nel messaggio.
In caso contrario in anteprima viene visualizzato solo il contenuto HTML del corpo del messaggio (Eventuali caratteri non ANSI o esteri potrebbero essere visualizzati incorrettamente). L’apertura del messaggio permetterà di vedere il contenuto integrale della mail.
Log Messaggio
Quando ad un messaggio viene cambiato lo stato, viene aperto in anteprima di stampa, stampato o viene spostato in altre caselle, il sistema traccia data, ora e utente che ha eseguito l'operazione.
Le modifiche possono essere visualizzate con la funzionalità "Mostra Log Messaggio" accessibile dal tasto destro sulla griglia delle mail.
Nel log messaggio vengono inseriti anche eventuali errori in fase di invio (Messaggi nella cartella Errori).
Mail Collegate
Facile!Mail cerca di collegare le mail di risposta e di conferma di lettura alla mail originaria.
Se il collegamento è possibile (dipende dal client di posta del destinatario), con la funzione "Mail Collegate" dal tasto destro sulla griglia delle mail è possibile visualizzare la storia della mail.
Telefonino
Sono disponibili due funzioni applicabili al messaggio evidenziato, una imposta che tale e-mail non venga scaricata dal telefonino e l'altra che tale e-mail venga messa a disposizione anche del telefonino.
- Scaricata (non viene reinviata): Le e-mail destinate al telefonino sono scaricate nel Facile!Mail senza reinviare la copia al telefonino stesso.
- Non scaricata (viene reinviata se "da leggere"): Le e-mail destinate al telefonino sono scaricate nel Facile!Mail e reinviate in copia al telefonino se rimangono come "da leggere".
Note nelle Mail
Per coordinare le informazioni tra caselle condivise oppure per annotare informazioni personali nei messaggi di posta, è possibile inserire delle “note mail” che verranno conservate nell’archivio ma MAI inviate ai destinatari.
La presenza delle note sono evidenziate dalla scritta su sfondo giallo: 
Dall’anteprima è possibile consultarle cliccando in corrispondenza del link “Mostra Note Mail”, dal dettaglio del messaggio è possibile modificarle.
Composizione e Visualizzazione dei Messaggi
I messaggi mail vengono composti e visualizzati nella maschera “Dettaglio Mail”. La maschera dettaglio viene visualizzata in sola lettura e con i dati del mittente esterno per i messaggi in ingresso, in modifica e con i dati del destinatario eseguendo “nuova mail”, “Rispondi”, “Rispondi a tutti”, “Inoltra” oppure aprendo una “Bozza”.
Dettaglio Mail
E’ la finestra principale di lavorazione della singola mail e del suo contenuto. Oltre alle informazioni normalmente contenute in una mail nella finestra del dettaglio è possibile visualizzare i seguenti dati:
- Categoria;
- Anagrafica: permette di associare alla mail un codice Anagrafico contenuto;
- Job Mark:in caso sia compilato la mail è stata generata da Facile! Marketing e fa parte di un Job Marketing di cui porta il nome;
- Cod. Mail: contiene un numero che è l’identificativo univoco della mail generato automaticamente dal programma. Il numero viene visualizzato una volta che la mail è stata confermata (inviata o salvata nelle bozze);
- Mail Privata: questo check selezionato identifica la mail come privata e la renderà visibile solo al destinatario della stessa;
- Pratica: permette di associare la mail a una pratica di Facile!Business rendendola disponibile nel programma nelle sezioni dedicate;
- Note Mail;
- In Carico Da: visualizza l’utente di Facile! Mail che ha in carico la mail;
- Controllo Ortografico: Questo tasto consente l'avvio del controllo ortografico nel testo del messaggio.
- Crea Anagrafica/Contatto: Permette la creazione di anagrafiche o contatti dagli indirizzi email.
Gli strumenti dell'editor permettono tra le funzioni di formattazione di selezionare il font, colore e dimensione che viene salvato come predefinito alla chiusura dell'e-mail.
Strumenti della maschera della Mail
Nella parte superiore della finestra del dettaglio compare una barra degli strumenti simile a quella che compare nella finestra principale di Facile! Mail. Parte dei bottoni hanno la stessa funzione e permettono di agire sulla mail, altri sono specifici della finestra.
I bottoni che troviamo solo in questa schermata sono i seguenti: Letto (sposta il messaggio nella cartella letti, vedi anche la sezione Barra degli strumenti, Archivia, , Stampa, Anteprima, Elimina, Mail collegate.
Messaggi in Ingresso
I Messaggi in ingresso sono generalmente in sola lettura. E’ però possibile eseguire delle modifiche ai dati presenti quali:
- Eseguendo un doppio click sul campo “oggetto” è possibile modificarne il contenuto.
- L’abbinamento a Pratica e ad Anagrafica
- La Categoria
- L’utente in Carico
- Le Note Mail
- Il job Marketing.
E’ inoltre possibile selezionare la cartella nella quale spostare il messaggio alla chiusura della maschera (funzioni del tasto “Sposta in”) oppure spostare nella casella “Letti” o “Archiviati” con la chiusura immediata della maschera. (Tasti “Letto” e “Archivia”)
Creazione di anagrafiche e contatti dagli indirizzi mail
E' possibile creare un'anagrafica od un contatto direttamente dalla mail ricevuta utilizzando la funzione Crea Anagrafica/Contatto.
La funzione permette di creare una o più anagrafiche recuperando l'indirizzo mail e l'eventuale nome da tutti i campi delle caselle "A", "CC" della mail ricevuta.
Messaggi in Uscita
Durante la composizione di un messaggio (se il messaggio viene creato dalle funzioni “Inoltra” o “Rispondi” viene anteposto un riepilogo del messaggio originario) è possibile inserire tutte le informazioni relative ai destinatari (A, CC, CCn), all’oggetto e digitare il testo del messaggio.
Oltre a questo è possibile definire categoria, pratica e l'anagrafica
di riferimento o il Job Marketing cui la mail si riferisce.
Scelta Rapida del Destinatario
Premendo CTRL-INVIO sui campi A,CC,CCn, vengono visualizzate le mail presenti nell’archivio Anagrafica e Contatti di Facile!Business/Facile!Studio che iniziano con la parte di testo inserita.
Scegliendo l’anagrafica cui riferire la mail viene proposto l’indirizzo mail dell’anagrafica in modo automatico (con richiesta di conferma) nel campo “A”.
Ove richiesta la conferma di lettura del messaggio è sufficiente premere sul tasto “Conferma di Lettura”.
Il pulsante "conferma lettura" è proposto automaticamente premuto o rilasciato in funzione della configurazione della casella mail.
Scelta Avanzata del Destinatario
Con l’utilizzo della funzione “Indirizzi” è possibile accedere ad una maschera per la ricerca dei destinatari a partire dal nome, siano in anagrafica che nei contatti che caselle interne di Facile!Mail.
Inserendo parte del nome da ricercare e premendo INVIO, verranno proposti tutte le caselle interne, le anagrafiche od i contatti che contengono la parola cercata.
Con i tasti A,CC,Ccn è possibile inserire la selezione nei relativi campi destinatari.
Con il tasto destro su una voce “Anagrafica” è possibile inserire automaticamente tutti i contatti dell’anagrafica stessa nel campo destinatari.
Prima di inviare la mail il programma controlla se tra i destinatari sono presenti indirizzi interni ed esterni; in caso positivo chiede se si vogliono modificare gli indirizzi interni con quelli esterni relativi in modo che tutti possano vedere e rispondere ai destinatari della mail (cosa non possibile tra un indirizzo esterno ed uno interno).
Il Job Marketing
Ove previsto l’uso del marketing in Facile!Business, è possibile, dopo aver selezionato il Job marketing nella maschera di nuovo messaggio, eseguire la ricerca di tutti i destinatari presenti nel Job Marketing.
ATTENZIONE! L’invio di una mail abbinata ad un job marketing prevede l’invio di una mail duplicata per ogni destinatario. Il risultato dell’invio viene allegato nel Log del messaggio originale.
La Firma
Facile!Mail permette di inserire una firma in coda alla mail che si sta componendo in modo manuale, premendo sul tasto 
.
La firma è in formato HTML con immagini ed è configurabile nel programma di configurazione delle caselle Mail.
Nella configurazione delle caselle mail è possibile definire un insieme di firme aziendali ed una firma personale che appariranno tra le scelte in fase di inserimento.
Annullamento del messaggio
Se l’utente chiude la maschera di nuovo messaggio, potrà scegliere se annullare il messaggio o se salvarlo nelle bozze.
Chiusura programma
La chiusura del programma si effettua con tasto destro del computer nella barra degli strumenti in basso a destra e selezionando l'opzione chiudi. Per avere la chiusura completa bisogna terminare con la stessa procedura il servizio "Invia e ricevi" posizionato nella stessa parte dello schermo.
Alla chiusura il programma verifica se ci sono mail aperte e, nel caso, chiede conferma all'utente
Importazione dei Messaggi di Outlook
ATTENZIONE! Questa funzionalità è in versione sperimentale e verrà distribuita con l'aggiornamento del mese di giugno 2010
La funzionalità è raggiungibile dalla funzione Tasto Destro - Importa Mail Outlook.
Obiettivo della funzione è quello di importare le mail presenti in una specifica cartella di Outlook trasferendole nella casella e nella cartella corrente, sia al fine della loro archiviazione che della loro spedizione.