FileManager

Da Wintech Manuali.

FileManager

Gestione dei Protocolli ISO

Filemanager permette di gestire il protocollo ISO 9001.
Sia i documenti che i modelli possono essere protocollati secondo lo standard ISO9001, Area/Progressivo/Revisione.
La protocollazione ISO è ammessa solo per gli utenti ai quali è associato il Diritto "Gestione Protocolli ISO 9001".

Gli utenti con il Diritto di gestione protocolli possono utilizzare la scheda delle proprietà relativa alla protocollazione ISO e possono scegliere per un documento nuovo od esistente se associarne un protocollo.

L'associazione di un protocollo avviene selezionando l'area del documento. (Associando un'area vuota il documento non è più protocollato ISO).
Se al documento è associata un'area ISO, viene chiesto di calcolare il progressivo (click sull'etichetta "progressivo"). Il progressivo viene automaticamente calcolato con il primo numero disponibile nell'area di competenza.
(il progressivo è inteso come progressivo del documento nell'area di competenza. Ogni documento dell'area avrà un unico progressivo).

Se ad un documento viene associato un protocollo ISO, i criteri di protezione del documento cambiano secondo la seguente logica:
- Gli utenti con diritti ISO possono sempre modificarlo, indipendentemente dai diritti associati.
- Gli utenti senza diritti ISO possono visualizzarlo solo se sono membri dei Gruppi impostati nella scheda "protezione". Non possono mai modificare il documento nè cambiarne la protocollazione.

I documenti con protocollo ISO non sono visibili a tutti gli utenti:
- Gli utenti con diritti ISO vedono tutti i documenti ISO. - Gli utenti senza diritti ISO vedono solo i documenti associati al proprio gruppo, e solo se sono stati approvati.

Stato dei documenti ISO: - Approvato: Il documento è stato approvato da un utente ISO. Non è più possibile modificarlo (è necessario revisionarlo). Viene visto anche dagli utenti generici perchè membri dei gruppi di protezione.
- Sostituito: il documento è stato revisionato (aumento del progressivo Revisione) e il nuovo documento è stato Approvato. I documenti Sostituiti non sono visibili agli utenti generici.
- Nè approvato, Nè sostituito: gli utenti ISO possono eseguire modifiche sul documento. Gli utenti non ISO non lo vedono.

Automatismo di Revisione.
Per revisionare un documento, oltre ad essere utenti con diritti ISO, è necessario usare la funzione "Revisione" accessibile dal tasto destro di FileManager.
Alla conferma della "Approvazione" del nuovo documento, verrà impostata automaticamente la data di sostituzione nel documento precedente.

Il Padre ISO.
Quando un utente duplica un documento ISO o lo recupera da un modello, viene memorizzato sul nuovo documento il protocollo del documento ISO dal quale è stato Generato.

Il Campo di Applicazione.
E' possibile associare un documento ISO ad un elenco di tipologie di Attività.
In futuro questo permetterà di visualizzare, direttamente dalle attività, i documenti ISO (procedure o direttive) associate alla tipologia di Attività.