Sincronizzazione Con Outlook
Da Wintech Manuali.
Indice |
La Sincronizzazione degli appuntamenti Agenda con i Palmari
Monodirezionale o bidirezionale
La modalità può essere inserita nella configurazione della suite, dall'applicazione Facile!configurazione.
- La modalità "Monodireziale" (Default) è consigliata per gli utilizzatori che usano il palmare solo per consultare gli appuntamenti centralizzati, ma che non desiderano che gli appuntamenti fissati sul palmare possano essere trasportati nell'agenda.
- La modalità Bidirezionale permette di aggiornare sia verso che da Outlook, in funzione della "data di ultima modifica" dell'appuntamento.
Logica della sincronizzazione
Gli appuntamenti fissati sul palmare vengono proposti in agenda come "Appuntamenti Privati", salvo che l'utente, prima di sincronizzare non specifichi direttamente sulla griglia lo stato "Pubblico".
Esclusione di appuntamenti dalla sincronizzazione
Togliendo la spunta agli appuntamenti da sincronizzare, sarà possibile escluderli dalla fase di sincronizzazione.
Data di inizio Sincronizzazione
E' possibile impostare la data di partenza per il controllo appuntamenti agenda-outlook.
Dopo la conferma della sincronizzazione, la data viene memorizzata.
Nei risultati della ricerca vengono inclusi anche gli appuntamenti che hanno Data Fine maggiore della data selezionata come data di partenza per la sincronizzazione
Procedura per la Sincronizzazione
- Impostare la data dalla quale partire per il confronto appuntamenti.
- Selezionare l’utente di Facile! Agenda di cui si desiderano sincronizzare gli appuntamenti (in caso sia impostato un utente di default per cui vengono creati gli appuntamenti)
- Visualizzare gli appuntamenti nella griglia premendo il tasto "..."
- Selezionare\deselezionare gli appuntamenti da sincronizzare o da ignorare
- Procedere alla sincronizzazione degli appuntamenti premendo il tasto "Sincronizza".
La sincronizzazione delle anagrafiche e dei contatti con i palmari
Facile!Business permette di mantenere sincronizzati i contatti e le anagrafiche con i contatti di Microsoft Outlook© e di conseguenza con gli strumenti di mobility che si sincronizzano con Outlook.
La procedura di sincronizzazione è stata inserita nel programma "OutlookSync" avviabile da Facile!Agenda.
A differenza della sincronizzazione Outlook-Palmare, la sincronizzazione Facile!Business-Outlook non è automatica, ma richiede un intervento dell’utente per il riallineamento delle informazioni.
Questo aspetto è dovuto al fatto che le informazioni di Facile!Business sono a disposizione di più utenti e quindi non è possibile determinare quale informazione sia la più recente o quella corretta.
Sarà l’utente, davanti ad un riepilogo delle differenze riscontrate, a modificare il contatto Outlook o l’anagrafica/Contatto di Facile!Business in funzione delle proprie necessità.
Gli unici automatismi contemplati sono:
- L’importazione da Outlook in una nuova anagrafica od in un nuovo contatto.
- L’importazione da Outlook su anagrafiche esistenti con eventuale sovrascrittura delle informazioni.
- La creazione in Outlook di un contatto non presente.
L’associazione Facile!Business-Outlook
Ogni oggetto Anagrafica/Contatto di Facile!Business può essere sincronizzato con un contatto Outlook per ogni singolo utente.
Ne segue che vi saranno contatti sincronizzati per un solo utente (un contatto strettamente personale) o contatti sincronizzati per più utenti.
Di seguito si farà riferimento alla maschera Contatto di Facile!Business. Le stesse funzionalità sono possibili dalla maschera Anagrafica.
Le funzionalità sono nella scheda "Outlook" delle rispettive maschere.
Le sottocartelle contatti
Se l’utente utilizza una sottocartella contatti di Outlook per l’archiviazione delle informazioni, può specificarne il nome nel programma di configurazione Facile!Configurazione.
Associazione e recupero da Outlook
Posizionarsi nella scheda "Outlook" di Contatto o Anagrafica Facile!Business.
Utilizzare la voce "Importa/Collega"
Ricercare se il contatto è già presente in Outlook, in modo da evitare duplicati.
- Se ho trovato il contatto lo evidenzio
- Se desidero che oltre ad essere recuperato venga anche mantenuto sincronizzato, seleziono "Abbina il Contatto".
- Se non ho trovato il contatto, scelgo "<nessun contatto>". Durante la fase di sincronizzazione, verrà proposto di creare in Outlook un nuovo contatto, che sarà associato.
Per visualizzare il contatto evidenziato direttamente con la maschera di Outlook, posso premere "Visualizza Contatto"
Opzioni di recupero:
- Non importare i dati: Mi limito ad associare il contatto Outlook al contatto Facile!Business senza alcun recupero di dati. Le eventuali differenze verranno visualizzate durante la fase di confronto.
- Importa e sovrascrivi: I dati Outlook andranno a sostituire le informazioni di Facile!Business (quindi in generale sto creando un nuovo contatto recuperando da Outlook)
- Importa senza sovrascrivere: Solo i dati vuoti verranno recuperati, mentre le informazioni presenti in Facile!Business non vengono sostituite. Fanno eccezione i numeri di telefono che, se diversi, vengono sempre accodati ai numeri presenti.
Disassociazione da Outlook
Premendo il tasto "Scollega", il contatto Facile!Business non viene più sincronizzato con Outlook per l’utente corrente. Resta l’eventuale associazione di altri utenti.
Verifica di differenze
Premendo "Differenze" posso visualizzare le eventuali differenze tra il contatto Facile!Business ed il relativo contatto Outlook. Eventuali differenze vanno allineate manualmente.
È possibile premere CTRL-C per mettere negli appunti il contenuto di una cella "differenze"
Controllo dell'allineamento
Quando si utilizza il programma di sincronizzazione con Outlook, è possibile verificare lo stato di sincronizzazione tra le informazioni Outlook e Facile!Business.
Durante la fase di confronto mi posso trovare in tre situazioni:
- I dati sono allineati. Non viene visualizzata alcuna informazione.
- I dati differiscono. Posso vedere le differenze ed aprire sia Outlook che il contatto Facile!Business per riallineare i dati manualmente.
- Il contatto Facile!Business è associato ad Outlook, ma in Outlook non trovo il riferimento. (es. Cancellazione da Outlook).
-- Posso rimuovere il contatto da Facile!Business (purchè nessun altro lo abbia in sincronizzazione).
-- Posso rieseguire l’associazione di Facile!Business ad un nuovo contatto (Es. contatto eliminato e poi reinserito manualmente in Outlook).
-- Posso togliere l’associazione.
- Il contatto Facile!Business non è presente in Outlook: Posso crearlo automaticamente.
Le opzioni sono disponibili con il tasto destro del Mouse sulla riga specificata.