Operazioni effettuabili sui documenti
Da Wintech Manuali.
Indice |
Anteprima dei testi
Con diversi formati di file contenenti testo è possibile avere a video l’anteprima del contenuto degli stessi. L’anteprima verrà visualizzata in formato lineare, cioè senza formattazioni del carattere, senza tabelle nè immagini.
I formati di testo supportati sono i seguenti:
- .doc
- .txt
- .rtf
- .pdf, file di Adobe Acrobat Reader nel caso abbiano un contenuto testuale
- .hed, estensione utilizzata per i file della videoscrittura GruppoSIS.
L’anteprima può essere abilitata o disabilitata a seconda delle necessità.
Nel caso il documento sia protetto da password, se l’anteprima sui documenti è abilitata la stessa verrà richiesta al momento della selezione.
Cliccando il tasto destro del mouse in corrispondenza dell’anteprima del file è possibile accedere al menù contestuale contenente le seguenti voci:
- Copia, permette di effettuare una copia negli appunti di windows del testo selezionato nell’anteprima
- Trova, apre una maschera per la ricerca nel testo visualizzato
- Carattere, apre una maschera che permette di impostare il formato del carattere utilizzato per l’anteprima.
Ricerca rapida
Selezionando dal menù contestuale la voce “Ricerca Rapida”, nella griglia dei documenti si attiva un filtro per ogni colonna.
Per filtrare il contenuto della griglia è sufficiente cliccare in corrispondenza della casella di testo sotto l’intestazione della colonna che ci interessa, inserire il testo desiderato e premere in corrispondenza dell’icona 
per applicare il filtro.
Per annullare il filtro e tornare alla visualizzazione delle righe originarie cancellare il testo inserito nella casella per la ricerca e cliccare sull’icona , oppure selezionare la voce “Ricerca Rapida” dal menù contestuale della griglia.
Gestione dei file locali
Per garantire l'utilizzo condiviso dei documenti e per rendere veloce e sicura la loro modifica, soprattutto per connessioni via internet, Facile!Business utilizza la modalità di trasferimento temporaneo in locale.
Grazie all'utilizzo dell'archivio di appoggio per la classificazione dei documenti si possono:
- Eseguire ricerche rapide anche nel contenuto dei documenti senza trasferire i documenti in rete.
- Garantire l'accesso esclusivo ai documenti bloccandone l'accesso ad altri utenti quando in uso.
- Garantire i dati utilizzando una copia temporanea locale del documento, senza dover tenere attiva una connessione di rete.
Per questo motivo i documenti in Facile!Business possono assumere tre stati:
- Documento in rete
- Il documento è libero ed è possibile consultarlo o modificarlo.
- Documento in uso da altro utente
- Il documento è in modifica da parte di un altro utente. Non è possibile modificarlo. E' possibile solo visualizzare in copia l'ultima versione presente sul server, versione che potrebbe non contenere le variazioni in corso.
- Documento aperto in locale
- Documento che è presente in copia sul mio disco locale. Gli altri utenti lo vedranno come “Documento in Uso da Altro Utente”.
I documenti in locale vengono visualizzati sempre, anche se non appartengono al contesto di visualizzazione. Questo è utile per sapere sempre quali documenti sto modificando.
Alla chiusura di una qualsiasi maschera dei Documenti, se il documento locale non è aperto da alcuna applicazione, verrà automaticamente trasferito sul server e, se la trasmissione è avvenuta correttamente, verrà reso disponibile agli altri utenti.
Ogni documento è abbinato a un numero di protocollo univoco. Quando aperto in locale, viene posizionato nella cartella documenti dell'utente sotto il nome: (protocollo)<nome file> Es. (123) Preventivo Rossi.doc
NON SI DEVONO MAI NE' ELIMINARE NE' RINOMINARE I FILES CON QUESTO TIPO DI NOME PERCHE' SONO GESTITI AUTOMATICAMENTE DA FILEMANAGER!