Da Wintech Manuali.
Facile!Agenda permette di organizzare gli appuntamenti degli utenti Facile!Business con la possibilità di associare ogni appuntamento ad una [[Pratica] od ad una Angrafica.
Avvio del Programma
Il programma Agenda è esterno a Facile!Business e rimane in esecuzione fino a esplicita richiesta di chiusura, tramite pulsante “Chiudi” oppure dal menù a tendina che appare cliccando con il tasto destro del mouse sull’icona nella Tray Bar.
Autenticazione
All'avvio di Agenda, se non vi sono altri programmi in esecuzione, viene presentata la maschera di Login.
Finestra Principale
Gli appuntamenti possono essere visualizzati e inseriti\modificati dalla finestra principale (Figura 3) del programma agenda.
Tutte le operazioni di visualizzazione e ricerca sono accessibili dalle barre degli strumenti, mentre per agire sui singoli appuntamenti si utilizza il menù contestuale della griglia (tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia o di un appuntamento).
Per operare sugli appuntamenti esistenti o inserirne di nuovi è possibile accedere al menù contestuale dell’agenda (premere il tasto destro del mouse in corrispondenza della griglia di visualizzazione o dopo aver selezionato un appuntamento).
Di seguito vediamo le voci disponibili nel menù contestuale e le azioni a esse collegate.
- Inserisci:Inserisce un nuovo Appuntamento e apre la finestra del dettaglio dell’Appuntamento
- Visualizza Documenti Pratica:Apre una finestra contenente i documenti della pratica a cui è associato l’Appuntamento.
- Modifica:Apre la finestra del dettaglio dell’Appuntamento
- Elimina:Elimina l’Appuntamento
- Elimina Serie Periodica:Elimina tutti gli appuntamenti appartenenti alla serie periodica dell'appuntamento selezionato
- Vai al giorno:Sposta la visualizzazione degli appuntamenti sul giorno di inizio dell’appuntamento selezionato
- Oggi:Sposta la visualizzazione degli appuntamenti sul giorno odierno
- Copia:Copia l’appuntamento in memoria
- Copia e Annulla:Copia l’appuntamento in memoria e cambia il suo stato in Annullato
- Incolla:Permette di incollare l’appuntamento copiato in memoria. Viene richiesto se conservare la data di inizio nel nuovo giorno, oppure se mantenere la durata ma usare come data di inizio la posizione del cursore
- Aggiorna:Effettua l’aggiornamento di quanto visualizzato nella griglia degli appuntamenti.
L’agenda può effettuare (se il relativo [[Parametri di configurazione|parametro] è stato impostato) controlli di conflitto fra appuntamenti (uno o più appuntamenti per lo stesso utente che hanno ora di inizio uguale, sovrapposizioni fra ora di inizio e fine, ecc.).
In caso il controllo sia abilitato l’utente verrà avvertito al momento dell’inserimento del nuovo appuntamento del conflitto e potrà annullare o confermare l'operazione.
Conflitto di Appuntamenti
Visualizzazione
Tramite i pulsanti della barra è possibile cambiare la modalità di visualizzazione dell’agenda.
L’ultima modalità di visualizzazione utilizzata prima di chiudere l’Agenda viene memorizzata e utilizzata successivamente come modalità predefinita all’avvio del programma.
Le modalità possibili sono le seguenti:
- Giorno: visualizzazione utilizzata al primo avvio dell’agenda, un solo giorno
- Settimana: visualizzazione di un arco di sette giorni
- Lavorativa: visualizzazione di un arco di cinque giorni, dal lunedì al venerdì
- Mese: visualizzazione mensile lineare
- Calendario: visualizzazione mensile grafica
Oltre alle modalità sopra elencate, accessibili dalla barra degli strumenti, gli appuntamenti visualizzati possono essere ulteriormente filtrati tramite due menù a scomparsa laterali.
Il primo permette di cambiare il giorno o il periodo (a seconda che si stia visualizzando solo una giornata o più) visualizzati tramite la selezione del giorno d’inizio da una serie di calendari.
Il secondo permette di visualizzare gli appuntamenti per un utente per un utente specifico o per tutti.
Gestione degli Avvisi
Con il bottone viene visualizzata la finestra di Figura 12 contenente segnalazioni di appuntamenti precedentemente inseriti di cui vogliamo essere avvisati.
La finestra in questione conterrà una serie di promemoria che potremo visualizzare in dettaglio selezionando quello di nostro interesse e premendo il bottone “Apri Elemento”
Figura 12 - Finestra lista avvisi
Ulteriori informazioni riguardanti gli avvisi sono contenute nel paragrafo 7.2.
5.3. INFORMAZIONI
Premendo il tasto viene visualizzata una finestra contenente dati relativi alle varie componenti di Facile!CRM (Figura 13).
Figura 13 - Finestra Informazioni del programma
5.4. CHIUDI
Il tasto permette di chiudere definitivamente il programma Facile! Agenda a differenza della chiusura con il tasto che lascia il programma in esecuzione come indicato nel paragrafo 1.
5.5. RICERCA
Tramite il tasto si accede alla finestra di Figura 14 dalla quale è possibile effettuare ricerche sugli appuntamenti contenuti nell’archivio di Facile! Agenda.
Una volta effettuata una ricerca e selezionato un appuntamento è possibile posizionarsi nell’Agenda nel giorno di inizio dello stesso premendo il pulsante “Vai al giorno”
Figura 14 - Finestra di ricerca
5.6. EXPORT/STAMPA HTML
Premendo il tasto viene effettuato un export in formato Html dell’attuale visualizzazione dell’agenda. Su questo file è possibile agire tramite la finestra di Figura 15, andando a visualizzare questo file Html oppure stampandolo con “Anteprima di Stampa”.
Figura 15 - Finestra Export Html
Visualizzando il menù del tasto “Export XML” (come specificato in Figura 16) è possibile accedere ad altre opzioni di stampa che andiamo a descrivere di seguito:
Stampa, lancia la stampa predefinita dell’attuale visualizzazione dell’agenda
Stampa Con, permette di selezionare una stampa personalizzata
Personalizza Stampa, permette di personalizzare le stampe
Stampa Grafica, permette di effettuare una stampa grafica di quanto visualizzato passando per la finestra di personalizzazione delle opzioni di stampa di Figura 17
Export XML, salva i dati relativi all’attuale visualizzazione in formato XML
Export/Stampa Html, effettua l’export in Html dell’attuale visualizzazione dell’agenda e apre la finestra di Figura 15
Figura 16 - Menù di Export/Stampa Html
Figura 17 - Opzioni di stampa della stampa grafica
5.7. SYNC OUTLOOK
Premendo il tasto viene avviato il programma Agenda Outlook Sync per la sincronizzazione di Facile! Agenda con il programma Microsoft Outlook.
Nel programma (Figura 18) sarà possibile visualizzare gli appuntamenti contenuti in Facile! Agenda e in Microsoft Outlook a partire dalla data indicata e procedere alla sincronizzazione parziale o totale degli appuntamenti selezionati. In caso alcuni degli appuntamenti non debbano essere sincronizzati sarà sufficiente deselezionare la spunta in corrispondenza della colonna Sincronizzare e il programma ricorderà l’impostazione anche per i successivi avvii del programma.
Nei risultati della ricerca vengono inclusi anche gli appuntamenti che hanno Data Fine maggiore della data selezionata come data di partenza per la sincronizzazione
Figura 18 - Facile! Agenda Outlook Sync
I passi da seguire per la sincronizzazione con Facile! Agenda Outlook Sync sono i seguenti:
Impostare la data dalla quale partire per la visualizzazione degli appuntamenti da sincronizzare
Selezionare l’utente di Facile! Agenda di cui si desiderano sincronizzare gli appuntamenti (in caso sia impostato un utente di default per cui vengono creati gli appuntamenti)
Visualizzare gli appuntamenti nella griglia premendo il tasto
Selezionare\deselezionare gli appuntamenti da sincronizzare o da ignorare
Procedere alla sincronizzazione degli appuntamenti premendo il tasto
5.8. APPUNTAMENTI PRATICA
Con il tasto è possibile accedere alla finestra di Figura 19 dalla quale è possibile avere una lista degli appuntamenti associati alla pratica attualmente in lavorazione da Facile! CRM.
Figura 19 - Finestra degli appuntamenti della pratica
Questa funzione è strettamente collegata all’utilizzo di Facile! Agenda e CRM. Infatti è dal programma Facile! CRM che è possibile creare e gestire pratiche ed eventualmente inserire appuntamenti associati alle stesse.
Figura 20 - Associazione dell'appuntamento alla pratica dal dettaglio appuntamento
Per associare un appuntamento a una pratica è possibile agire manualmente dal dettaglio dell’appuntamento (vedi Figura 20) oppure direttamente da Facile! CRM.
Partendo da Facile! CRM si accede all’Agenda in modalità pratica ed è possibile inserire un appuntamento automaticamente associato alla stessa da menù contestuale selezionando la voce di Figura 21 (Inserisci appuntamento per Pratica nr….)
Figura 21 - Menù contestuale con opzione per inserimento dell'appuntamento associato alla pratica
5.9. ANAGRAFICA
Con il tasto si accede alla finestra di Figura 22 dalla quale sarà possibile effettuare ricerche, modifiche, inserimenti e cancellazioni nell’archivio anagrafico di Facile! Agenda.
L’Anagrafica di Facile! Agenda contiene le informazioni relative ai soggetti con i quali si intrattengono rapporti (aziende, enti, privati, ecc) e ai quali faranno riferimento gli appuntamenti (informazione disponibile nel dettaglio dell’appuntamento, vedi Figura 23).
Figura 22 - Finestra di ricerca Anagrafica
Ogni scheda Anagrafica ha la possibilità di avere associati una serie di contatti, cioè schede per le persone collegate a società o enti (vedi paragrafo 7.3 per maggiori dettagli sui contatti) a loro volta visualizzabili nella finestra di ricerca selezionando la scheda corrispondente.
5.10. AGGIORNA
Con il tasto viene effettuato un aggiornamento della visualizzazione degli appuntamenti nell’agenda. Questo aggiornamento viene effettuato automaticamente secondo un periodo impostato nelle configurazioni di Facile! Agenda.
Il periodo di refresh automatico può essere impostato dall’utente o dall’amministratore dal programma di Configurazione di Facile! CRM
6. DETTAGLIO APPUNTAMENTO
Inserendo un nuovo appuntamento o andandone a modificare uno esistente viene visualizzata la finestra del dettaglio (Figura 23) che permette di gestirne tutti i dati. Nel dettaglio la finestra è suddivisa in cinque sezioni che andremo ad analizzare di seguito.
Figura 23 - Dettaglio dell'Appuntamento
6.1. APPUNTAMENTO
Contiene le informazioni relative alla collocazione spaziale, temporale e alla descrizione dell’appuntamento.
Figura 24 - Dettaglio appuntamento, sezione Appuntamento
Le liste visualizzate nei menù a discesa di alcuni campi, come Stato e Tipologia, sono personalizzabili se l’utente ha il diritto di Facile! CRM “Modifica delle Categorie”
I campi principali da compilare per poter confermare l’inserimento di un appuntamento sono:
Oggetto; obbligatorio, contiene una descrizione breve
App. per; contiene il destinatario dell’appuntamento
Stato; contiene di default lo stato Annullato, l’utente può personalizzare questa lista
Luogo; contiene il luogo in cui si svolge, eventualmente, l’appuntamento
Anagrafica; indica il cliente associato all’appuntamento
Data Inizio, Data Fine, Ora Inizio, Ora Fine; campi obbligatori, indicano l’inizio e la durata dell’appuntamento
Scrivendo un nome nel campo Luogo e premendo <Invio> questo viene memorizzato nel profilo dell’utente di Facile! Agenda e sarà accessibile successivamente dal menù a tendina
L’inserimento obbligatorio dell’anagrafica del cliente\persona fisica è un parametro impostabile nelle Configurazioni di Facile! CRM dall’utente o dall’amministratore in SISTEMA\ANAGRAFICA.
Altri campi utili contenuti nella sezione Appuntamento sono i seguenti:
Promemoria; permette di visualizzare un avviso collegato all’appuntamento (vedi paragrafo 5.2) e di specificare quanto prima della data\ora di inizio visualizzarlo
Pratica;in caso si utilizzi anche Facile! CRM permette di abbinare l’appuntamento a una pratica
Invia Mail per Conferma; invia una mail al responsabile e a eventuale indirizzo amministrativo impostato nelle configurazioni
Giornata Intera; indica che l’appuntamento si protrarrà per tutta la giornata
6.1.1. Ricorrenze
Tramite il tasto è possibile gestire (tramite la finestra di Figura 25) ricorrenze dell’appuntamento sul quale si sta lavorando.
Per ricorrenze si intende qui la visualizzazione dello stesso appuntamento in periodi diversi in base a regole definite senza effettuare copie dello stesso.
Figura 25 - Finestra ricorrenze
6.1.2. Periodico
Con il tasto possiamo gestire la periodizzazione di un appuntamento tramite la finestra di Figura 26, dove per periodizzazione si intende la copia dello stesso appuntamento in base a regole definite dall’utente.
Il tasto Periodico è abilitato solo al momento dell’inserimento dell’appuntamento
Figura 26 - Finestra Appuntamento periodico
6.1.3. Documenti
Con il tasto , presente nel dettaglio dell’appuntamento, si accede alla finestra per la gestione dei documenti associati (vedi Figura 27) se l’appuntamento è associato ad una pratica.
Figura 27 - Finestra dei documenti della pratica
In caso siano presenti già dei documenti associati all’appuntamento la dicitura del pulsante cambia e indica il numero degli stessi (vedi Figura 28).
Figura 28 - Dettaglio appuntamento, bottone Documenti
Se l’appuntamento non ha documenti (e di conseguenza non è associato a una pratica) premendo il pulsante verrà aperta la finestra di Figura 29 per la creazione di una pratica. L’utente dovrà inserire una descrizione per la pratica o lasciare quella suggerita presa dall’oggetto dell’appuntamento.
Figura 29 - Finestra nuova pratica
La necessità di avere una pratica associata all’appuntamento per caricare dei documenti nello stesso è conseguenza dell’integrazione fra Facile! CRM e Agenda. Nel caso venga utilizzata solo l’Agenda, la gestione delle pratiche viene effettuata dal programma in modo automatico e invisibile all’utente se non per la richiesta del nome della stessa al momento del caricamento di un nuovo documento (Figura 29)
6.2. EMAIL
Contiene la visualizzazione dell’e-mail da inviare se nell’appuntamento si è selezionata l’opzione “Invia Mail per Conferma”.
6.3. ALTRI UTENTI
La sezione Altri Utenti viene visualizzata solo al momento dell’inserimento dell’appuntamento e permette di effettuare copie dello stesso per utenti diversi. La copia viene effettuata al momento della conferma dell’inserimento dell’appuntamento.
6.4. LOG MODIFICHE
Nella sezione Log Modifiche è contenuta una lista delle modifiche effettuate dagli utenti sull’appuntamento corrente.
Per la visualizzazione di questa sezione l’utente deve disporre del diritto Visualizza le informazioni di creazione\modifica dell’appuntamento
6.5. INTERVENTI
In questa sezione viene visualizzato l’intervento associato all’appuntamento, cioè un dettaglio dello svolgimento fisico delle operazioni e dei costi collegati all’appuntamento. L’utente destinatario dell’appuntamento può compilare l’intervento da questa sezione dell’appuntamento oppure direttamente dal CRM. La gestione degli interventi è un modulo di Facile! CRM, fare riferimento al manuale di Facile! CRM per maggiori dettagli.
Per la visualizzazione di questa sezione l’utente deve disporre del diritto Gestione Trasferte
7. APPENDICE
7.1. PERSONALIZZAZIONE DESCRIZIONE
La descrizione degli appuntamenti visualizzati nella griglia principale di Facile! Agenda è parametrizzabile modificando due file presenti nella cartella di rete di Facile! CRM.
I file si trovano in [drive e directory di installazione di rete di CRM]\moduli\ e sono i seguenti:
Agtitoloapp, permette di personalizzare le informazioni visualizzate nel titolo dell’appuntamento
Agcorpoapp, permette di personalizzare le informazioni visualizzate nel corpo dell’appuntamento
Prima di procedere alla modifica dei file Agtitoloapp e Agcorpoapp è bene effettuare una copia degli stessi. In caso si desideri ritornare alla visualizzazione di default sarà sufficiente cancellarli e riaprire l’agenda per averli rigenerati con i valori di default.
Questi file vengono creati automaticamente dall’agenda, se non esistenti, e compilati con i valori di default.
Nel caso l’appuntamento sia ricorrente viene aggiunta al titolo la stringa “(Appuntamento Ricorrente)”.
Es. contenuto standard file generati da Agenda
AGTITOLOAPP
%UTENTE%:%DESCRIZIONE%
AGCORPOAPP
Cliente:%CLIENTE%
Luogo:%LUOGO%
%NOTE%
Le stringhe tra % vengono sostituite dai valori dei campi relativi agli appuntamenti. Il contenuto dei file è pienamente modificabile, nel rispetto dei campi e dei tag ammessi.
Lista nomi campi utilizzabili:
• UTENTE
• DESCRIZIONE
• CLIENTE
• LUOGO
• NOTE
• DATAINIZIO: Data e ora
• DATAFINE:; Data e ora. NEL CASO di Giornata intera valorizzate dalle 00.01 alle 23.59 dei rispettivi giorni
• PRATICA
• OGGETTO
• STATO
• TIPOLOGIA
• FUORI STUDIO: se si "Fuori Studio" se no Stringa vuota
• FISSATODA
Lista tag html utilizzabili:
• B : tag grassetto
Es. : Questo è un test
• U : tag sottolineatura
Es.: Questo è un test
• I : tag corsivo
Es.: Questo è un test
• S : tag sbarrato\cancellato
Es. : Questo è un test
• A : tag ancoraggio
Es. :
Questo è un <A href="mailto:myemail@mail.com">test</A>
• FONT : tag del font
Es. :
Questo è un test
Questo è un test
• P : tag paragrafo
Es. :
Questo è un test
Es. :
Questo è un test
• HR : tag linea orizzontale
Es. :
: inserisce una linea orizzontale
• BR : tag linebreak
Es. :
: inserisce un a capo
• BODY : colore corpo
Es. :
<BODY bgcolor="clYellow"> : setta il colore di sfondo a giallo
• IND : tag rientro
Es. :
Questo sarà <IND x="75">un rientro di 75 pixels.
• IMG : tag immagine
Es. :
This is an image <IMG src="idx:1" align="top">
This is an image <IMG src="ssys:1"> and another one <IMG src="ssys:worfile.doc">
This is an image <IMG src="file://c:\my documents\test.bmp">
This is an image <IMG src="res://BITMAP1">
This is an image <IMG src="name">
• SUB : tag sottoscritto
Es. : Questo 9/16 appare come 9/16
• SUP : tag soprascritto
• BLINK : tag lampeggiante
Es.: Questo è un testo <BLINK>rosso lampeggiante</BLINK>.
• UL : tag liste
Es.
- Elemento lista 1
- Elemento lista 2
- Sotto lista elemento A
- Sotto lista elemento B
- Elemento lista 3
• LI : elemento list
Es. :
: nuovo elemento lista
• SHAD : testo con ombra
Es. : <SHAD> Testo ombreggiato</SHAD>
• Z : testo nascosto
Es. : <Z>Testo nascosto</Z>
• HI : evidenziato
Es. : <HI>Testo evidenziato</HI>
• E : Marcatore di errore
Es. : <E>Marcatore errore</E>
• Caratteri speciali
I seguenti caratteri speciali HTML sono supportati:
< : minore : <
> : maggiore : >
& : &
" : "
: a capo
™ : simbolo trademark
€ : simbolo euro
§ : simbolo sezione
© : simbolo copyright
¶ : simbolo paragrafo
7.2. GLI AVVISI
Gli avvisi sono disponibili per Note, Comunicazioni, Appuntamenti, Pratiche e Anagrafiche; sono dei messaggi che vengono visualizzati ogni qualvolta si accede al programma, quando viene aperta o aggiornata la scrivania personale e quando si entra in Agenda.
Possono essere creati da qualsiasi utente CRM per un qualsiasi altro (Impostare nel campo “UTENTE” il destinatario dell’avviso). La maschera che appare alla creazione è la seguente:
Figura 30 - Inserimento nuovo Avviso
Una volta creato e memorizzato con “Salva” apparirà al destinatario come in Figura 31, fino a che non sarà eliminato (“Elimina Selezionati”). Da questa maschera è anche possibile (“Posponi Selez.”) spostare l’avviso di un certo periodo selezionandolo dal menù a tendina, creare avvisi (“Crea avviso”) o visualizzare il dettaglio dell’avviso (con “Apri elemento”) come da Figura 30.
Figura 31 - Elenco Avvisi
E’ possibile creare un avviso anche all’interno dell’anagrafica dei clienti, nella sezione “dati generali”: può essere utile per memorizzare un’informazione importante che riguarda quel cliente. L’avviso (Figura 31) verrà visualizzato ogni qualvolta si consulterà quell’anagrafica, fino a che non sarà eliminato.
7.3. ANAGRAFICA
Facile!CRM permette di accedere alla maschera di gestione dell'anagrafica da ogni finestra dove è presente il campo Ragione Sociale.
Digitando una parte della ragione sociale e in presenza di omonimie, la maschera dell'anagrafica viene visualizzata.
Per una ricerca globale è invece possibile utilizzare il tasto sulla destra del campo “Ragione Sociale” oppure il tasto “Cliente/Anagrafica”.
Come tutte le finestre di ricerca, la maschera presenta:
Dei campi essenziali per una ricerca rapida
Un tasto “Avanzate” per eseguire ricerche dettagliate
Un tasto “Trova” per eseguire la ricerca oppure salvare e recuperare dei criteri di ricerca personalizzati.
Un tasto “Strumenti” per eseguire operazioni quali l'inserimento, la modifica e la cancellazione
Un tasto “Stampa” per stampare o personalizzare le stampe.
Digitando parte del nome è possibile ricercare le omonimie.
“Cerca nel testo” Attivato: Vengono trovate tutte le anagrafiche che contengono la parola cercata
“Cerca nel testo” disattivato: vengono trovate tutte le anagrafiche che iniziano con il testo cercato.
Figura 32 - Ricerca Anagrafica
7.3.1.1. Il dettaglio dell’anagrafica
Il dettaglio della scheda anagrafica è raggiungibile dalla voce del menù strumenti o dalla voce del tasto destro “Modifica” o “Nuova”.
Figura 33 - Dettaglio Anagrafica (Sezione dati Generali)
La maschera presenta diverse sezioni che raggruppano le informazioni per Argomento.
Dati Generali: Sono i dati di più frequente consultazione, in generale i recapiti telefonici, fax, e-mail, le note.
Password e scadenza della sezione “Accesso Internet” permettono di:
- Abilitare l'utente all'accesso ai servizi WEB (Vedi “Servizi WEB”) se viene inserita
una password.
- Bloccare ad una particolare data l'accesso ai dati internet, per decidere se
rinnovare o no la funzionalità per il cliente.
L’”Etichetta” (vedi Figura 33 - Dettaglio Anagrafica (Sezione dati Generali)Figura 33) è un campo che viene composto automaticamente al momento del salvataggio delle modifiche della scheda Anagrafica. La Frase, che potrà essere usata per la stampa delle etichette, è visibile nel riquadro di colore verde della prima scheda.
Ove l’utente desideri modificarne il contenuto, è possibile, con un doppio click, inserire manualmente la descrizione etichetta desiderata. Per la personalizzazione del campo si passa alla finestra di Figura 34 nella quale è possibile prendere da tre liste di suffissi\prefissi\formule (personalizzabili) termini da inserire nel testo dell’etichetta, oppure scrivendo direttamente.
In chiusura della maschera viene eseguito un controllo di congruenza tra i dati maschera e i dati presenti nell’etichetta.
Figura 34 - Modifica etichetta
In caso l’etichetta sia stata modificata l’utente viene avvertito visualizzando con colore verde la casella.
Il tasto “Altri Dati” permette di accedere alle proprietà personalizzate (vedi paragrafo Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.) dell'anagrafica.
La Seconda sezione riguarda i Dati Fiscali.
Figura 35 - Dettaglio Anagrafica (sezione Dati Fiscali)
In essa (Figura 35) possiamo specificare, oltre all'indirizzo fiscale, il codice fiscale e la partita IVA,
i riferimenti della banca di appoggio
Lo sconto base
Il listino di riferimento
Il codice IVA di default per la fatturazione (*)
Il livello di insoluto
Il codice di pagamento (*)
Il Codice di Spedizione (*)
(* Solo se collegato alla contabilità GruppoSIS)
I dati per la fatturazione automatica degli interventi tecnici quali:
la distanza chilometrica media da percorrere
eventuale rimborso chilometrico se diverso dal rimborso standard
lo sconto sulla cifra standard oraria di intervento
Nella Sezione “Indirizzi di Spedizione” è possibile specificare indirizzi alternativi per la spedizione delle fatture o per la spedizione di materiale (DDT).
Figura 36 - Dettaglio Anagrafica (Indirizzo per la Spedizione)
Nella Sezione “Contatti” (Figura 37) è possibile, dal menù accessibile cliccando con il tasto destro, inserire dei contatti riferibili all'Anagrafica, come ad esempio il nome e cognome delle persone che contattiamo presso il cliente.
Figura 37 - Dettaglio Anagrafica (Contatti)
Per l’inserimento dei dati dei contatti scegliere “Nuovo” dal menù contestuale o “Modifica” (se il contatto già esiste), quindi passare alla finestra del Dettaglio Contatto (Figura 38).
Figura 38 – Dettaglio Contatto
Nella Sezione “Marketing” possiamo specificare un insieme di informazioni riservate al personale che gestisce il marketing.
E' necessario avere il diritto “Operazioni Marketing” per poter vedere questa schermata.
Figura 39 - Dettaglio Anagrafica (Marketing)
Le informazioni sono prevalentemente indirizzate alla preparazione delle liste di marketing. L'impostazione delle informazioni nella scheda, in abbinamento con la categoria anagrafica e le proprietà personalizzate del tasto “Altri dati”, permettono di eseguire selezioni particolarmente dettagliate.
Mailing: Posta – Fax – Email – SMS
Richiesta Rimozione: Se il campo viene valorizzato, l'anagrafica non verrà MAI inclusa nella
selezioni markerting.
Indirizzo Mailing: postali, telefonici, mail e SMS
Distretto e Regione
Tipo Cliente: Acquisito o Potenziale.
L'utilizzo delle informazioni in Anagrafica relative all'agente e al tipo cliente, permettono di
limitare la visualizzazione delle anagrafiche all'interno dell'organizzazione.
E' possibile definire, per ogni utente se:
• Può visualizzare solo le anagrafiche dove è agente
• Può visualizzare solo le anagrafiche di tipo “Cliente Acquisito” o “Cliente Potenziale”
Il sistema Facile!CRM è in grado di ricercare all'interno dei numeri di telefono anche se
sono presenti simboli come la barra o il punto, e rimuove automaticamente questi
caratteri quando vengono creati i files di export per applicazioni di mailing, SMS e FAX.
Categorie, comprende una lista delle categorie associabili ad una Anagrafica. La lista è personalizzabile dall’utente cliccando sul tasto “Categoria”.
La categoria può essere un’informazione di selezione per il marketing.
Figura 40 - Categorie di Anagrafica
7.4. DOCUMENTI
Premendo il tasto si accede alla scheda Documenti, la quale contiene tutti i file (doc, rtf, jpg, pdf e qualsiasi altro file gestibile da Windows) abbinati alla pratica.
Figura 41 - Maschera dei documenti della pratica
Figura 42 - Dettaglio maschera dei documenti della pratica, contatore file
7.4.1.1. Anteprima dei testi
Con diversi formati di file contenenti testo è possibile avere a video l’anteprima del contenuto degli stessi. L’anteprima verrà visualizzata in formato lineare, cioè senza formattazioni del carattere, senza tabelle ne immagini. I formati di testo supportati sono i seguenti:
.doc
.txt
.rtf
.pdf, file di Adobe Acrobat Reader nel caso abbiano un contenuto testuale
.hed, estensione utilizzata per i file della videoscrittura GruppoSIS
Figura 43 - Anteprima dei file
L’anteprima può essere abilitata o disabilitata a seconda delle necessità e spostata lateralmente o meno (vedi Figura 43).
Nel caso il documento sia protetto da password se l’anteprima sui documenti è abilitata la stessa verrà richiesta al momento della selezione.
Cliccando il tasto destro del mouse in corrispondenza dell’anteprima del file è possibile accedere al menù contestuale contenente le seguenti voci:
Copia, permette di effettuare una copia negli appunti di windows del testo selezionato nell’anteprima
Trova, apre una maschera per la ricerca nel testo visualizzato
Carattere, apre una maschera che permette di impostare il formato del carattere utilizzato per l’anteprima
7.4.1.2. Ricerca rapida
Selezionando dal menù contestuale (vedi Figura 47) la voce “Ricerca Rapida”, nella griglia dei documenti si attiva un filtro per ogni colonna.
Per filtrare il contenuto della griglia è sufficiente cliccare in corrispondenza della casella di testo sotto l’intestazione della colonna che ci interessa, inserire il testo desiderato e premere in corrispondenza dell’icona per applicare il filtro.
Figura 44 - Dettaglio Documenti della Pratica, ricerca rapida
Per annullare il filtro e tornare alla visualizzazione delle righe originarie cancellare il testo inserito nella casella per la ricerca e cliccare sull’icona , oppure selezionare la voce “Ricerca Rapida” dal menù contestuale della griglia.
7.4.1.3. Gestione dei file locali
Per garantire l'utilizzo condiviso dei documenti e per rendere veloce e sicura la loro modifica, soprattutto per connessioni via internet, Facile!CRM utilizza la modalità di trasferimento temporaneo in locale.
Grazie all'utilizzo dell'archivio di appoggio per la classificazione dei documenti si possono:
• Eseguire ricerche rapide anche nel contenuto dei documenti senza trasferire i documenti in rete.
• Garantire l'accesso esclusivo ai documenti bloccandone l'accesso ad altri utenti quando in uso.
• Garantire i dati utilizzando una copia temporanea locale del documento, senza dover tenere attiva una connessione di rete.
Per questo motivo i documenti in Facile! CRM possono assumere 3 stati:
Documento in rete: Il documento è libero ed è possibile consultarlo o modificarlo.
Documento in uso da altro utente: Il documento è in modifica da parte di un altro utente. Non è possibile modificarlo. E' possibile solo visualizzare in copia l'ultima versione presente sul server, versione che potrebbe non contenere le variazioni in corso.
Documento aperto in locale (Grassetto): Documento che è presente in copia sul mio disco locale. Gli altri utenti lo vedranno come “Documento in Uso da Altro Utente”.
I documenti in locale vengono visualizzati sempre, anche se non appartengono al contesto di visualizzazione. Questo è utile per sapere sempre quali documenti sto modificando
Ne consegue ad esempio che se apro i documenti della pratica 10 e ne apro uno in modifica, mantenendo aperto il programma di modifica (Es. Word), e successivamente visualizzo i documenti della pratica 11, vedrò anche il mio documento aperto con il carattere grassetto e l'icona “documento in locale”.
Alla chiusura di una qualsiasi maschera dei Documenti, se il documento locale non è aperto da alcuna applicazione, verrà automaticamente trasferito sul server e, se la trasmissione è avvenuta correttamente, verrà reso disponibile agli altri utenti.
Ogni documento è abbinato a un numero di protocollo univoco. Quando aperto in locale, viene posizionato nella cartella documenti dell'utente sotto il nome:
(protocollo)<nome file>
Es. (123) Preventivo Rossi.doc
NON SI DEVONO MAI NE' ELIMINARE NE' RINOMINARE I FILES CON QUESTO TIPO DI NOME PERCHE' SONO GESTITI AUTOMATICAMENTE DA FILEMANAGER!
Nel caso un documento di Facile!CRM sia erroneamente rinominato sarà comunque sempre possibile riportarlo nel sistema con la funzione di Importa File.
7.4.1.4. Operazioni sui Documenti
Oltre ai tasti comuni nella barra degli strumenti dei Documenti abbiamo due tasti supplementari.
Premendo il tasto si avvia l’import di un qualunque file memorizzato nel pc nella cartella “Da Trasferire in CRM”. Verrà aperta in automatico la cartella “Trasferiti in CRM” , ma è possibile spostarsi in una qualsiasi altra cartella di sistema. Dopo aver scelto la cartella dalla quale acquisire documenti viene richiesto di compilare le proprietà degli stessi, e alla fine se voler eliminare il file sorgente o lasciarlo nella posizione originale.
Figura 45 - Menù a tendina del tasto Recupero Automatico
Dal menu a tendina (Figura 45) sono disponibili le funzioni:
Import Batch: stesso utilizzo del tasto ”Recupero Automatico”, in più sono compilate in automatico le proprietà del documento. Questa funzione attualmente è applicabile solo ai file .EML (formato per il salvataggio di e-mail utilizzato da Outlook Express e altri client di posta elettronica)
Da Sito Web:
Premendo il tasto il documento selezionato viene aperto in modifica.
Figura 46 - Menù a tendina del tasto Leggi e Modifica
Mentre accedendo al menù del tasto (Figura 46) scegliendo l’opzione Leggi il documento selezionato viene aperto in sola lettura.
Anche per la sezione dei documenti è previsto un sottomenu da aprire con tasto destro che contiene:
Nuovo Documento Apre la form “elenco documenti” da cui è possibile o creare o recuperare dai testi base
Modifica Apre l’editor per il documento selezionato
Visualizza Abilita la sola visualizzazione per il documento evidenziato
Modifica con Apre la maschera dei programmi disponibili per permettere la scelta di quello che aprirà il file
Salva con Nome Permette di salvare il documento selezionato in una qualsiasi cartella
Elimina/Ripristina Elimina o ripristina il documento selezionato (la fase di ripristino è possibile solo se non è stata chiusa la scheda documenti subito dopo averne eliminato uno)
Proprietà Apre le proprietà del documento selezionato (vedi fig. 65)
Importa Files Apre l’esplora risorse del proprio computer per ricercare il file da importare in CRM (vedi capitolo “COME FARE PER..”)
Nuova Immagine Utile per scansionare un file cartaceo all’interno dei documenti della pratica (viene aperto un file TIFF dal quale lanciare la scansione)
Import Automatico Da Scanner Permette di importare immagini da una directory predefinita in rete e di associarli automaticamente a un particolare Cliente o Pratica.)
Recupero Automatico Ctrl + I Copia uno più file – precedentemente archiviati o eliminati dalla cartella di destinazione – all’interno del CRM, richiedendo poi l’eliminazione degli stessi da questa cartella
Duplica Duplica un documento all’interno della stessa Pratica
Trova e Duplica Apre form di ricerca documenti: dopo aver evidenziato il documento desideratolo duplica all’interno della Pratica corrente
Archivia Archivia il documento nel server
Archivia Tutti Archivia tutti i documenti presenti nel server (verificare il cambiamento dello stato , da “locale” a “rete”)
Ricerca Rapida Nella griglia di visualizzazione si attiva un filtro per ogni colonna: è sufficiente digitare il testo nel campo corrispondente al motore prescelto e cliccare l’icona
Finestra di Ricerca Apre la forma di ricerca documenti in modalità “semplice”(ricerca solo su ”NOME DESCRIZ.” e “DATA MODIFICA”) premendo il tasto si attiva la ricerca su più motori
Files Locali Ricerca i documenti della pratica salvati come “doc. locali” (non archiviati)
Stampa Apre l’anteprima di stampa da cui lanciare il comando
Stampa con Apre la cartella contenente i formati di stampa personalizzati
Personalizza Apre la form di stampa per creare formati personalizzati
Export XML Il documento selezionato verrà duplicato in formato XML, l’utente sceglierà poi in quale cartella di destinazione salvare il file
Aggiorna F5 Se si effettuano modifiche alle proprietà del documento è necessario il refresh (F5) per visualizzare le modifiche
Refresh automatico Se si effettuano modifiche alle proprietà del documento queste saranno subito visibili non appena verranno confermate
Posta Elettronica Invia: il documento selezionato viene allegato(mantenendo il suo formato) direttamente a una nuova E-Mail
Metti in Posta in uscita:salva il documento in una cartella temporanea
Invia Posta in uscita: utilizzare questa funzione per aprire una nuova E-Mail contenente come allegati tutti i file trasferiti in “posta in uscita”
Cartella Posta in Uscita: visualizza i file trasferiti in posta in uscita.
Figura 47 - Sottomenu da tasto destro per documenti pratica
7.4.1.5. Modifica o visualizzazione
Per evitare di bloccare i documenti che spesso vengono aperti in semplice consultazione, Facile!CRM offre la funzione “Visualizza”. Con questa funzione il documento viene:
scaricato temporaneamente nel disco
Impostato in “sola lettura”,
Rinominato “Copia di”
Non verrà mai ritrasferito nel CRM
7.4.1.6. Riepilogo delle funzioni
Nuovo Documento: Permette di creare un nuovo documento duplicando un modello di riferimento.
Modifica: Blocca il documento e lo scarica in locale per la modifica. Solo quando l'applicazione di modifica verrà chiusa e verrà chiuso filemanager il documento verrà ritrasferito e sbloccato.
Visualizza: Scarica una copia temporanea del documento in locale solo per la visualizzazione. Le modifiche non verranno trasferite nel sistema.
Modifica con: permette di eseguire la modifica selezionando un'applicazione diversa dall'applicazione predefinita.
Salva con nome: Permette di scaricare una copia del documento e di posizionarla in una cartella personale.
Elimina/Ripristina: Permette di eliminare un documento. Attenzione! Il ripristino deve essere effettuato prima di chiudere filemanager!
Proprietà: Apre la finestra di proprietà del documento selezionato. Se il documento è in uso locale non è possibile modificarne il nome. Non è inoltre possibile modificare l'informazione del contesto (Es. se vedo i documenti per cliente, non posso variare l'anagrafica abbinata).
Importa Files: Permette di trasferire uno o più documenti da un disco a Facile! CRM.
Nuova Immagine: Crea un nuovo documento TIFF monocromatico.
Recupero Automatico: Trasferisce in filemanager tutti i documenti presenti nella cartella Documenti\Da Trasferire in CRM. Con questa funzionalità è possibile ad esempio trasferire le mail importanti in filemanager. E' sufficiente salvare il messaggio di posta nella cartella documenti\Da Trasferire in CRM e successivamente eseguire l'importazione automatica.
Duplica: Crea un duplicato del documento selezionato.
Trova e Duplica: Visualizza una form di ricerca e permette di duplicare un documento trovato nel contesto attuale di filemanager.
Archivia e Archivia tutti: Trasferisce nel CRM il singolo documento oppure tutti i documenti aperti in locale. Se il documento dovesse essere ancora in uso, il trasferimento non viene eseguito e viene presentata una maschera di scelta azione. (VEDI APPENDICE USO DEI PC PORTATILI).
Ricerca Rapida: strumento di ricerca testuale all'interno della griglia dei documenti.
Finestra di Ricerca: Nuova Finestra per ricercare documenti (senza la funzione di duplicazione).
Files Locali: visualizza tutti i documenti aperti in locale dall'utente CRM.
Stampa, Stampa Con, Personalizza: Funzioni di report sull'archivio di Filemanager.
Aggiorna: Esegue una nuova richiesta dati al server.
Aggiornamento Automatico: Se attivo (default), le diverse finestre di filemanager aperte comunicano tra loro una richiesta di aggiornamento dati quando viene effettuata una modifica. Il parametro in generale si tiene acceso, tranne che in condizioni di connessione lenta (accesso remoto) dove l'aggiornamento potrebbe penalizzare le prestazioni.
Appuntamento
Appuntamenti Ricorrenti
Viste
Ricerche
Stampe
Sincronizzazione con i Palmari
Facile!Agenda permette la sincronizzazione Mono e Bi-Direzionale verso Microsoft Outlook® e di conseguenza la sincronizzazione con i palmari ed i celluari che si sincronizzano con esso.
La Sincronizzazione Con Outlook permette di aggiornare automaticamente i propri appuntamenti con quelli presenti sul palmare, e permette di sincronizzare in modo semi-automatico i contatti Outlook® con l'archivio Anagrafica di Facile!Business.
