Casella mail

Da Wintech Manuali.

Versione corrente delle 11:44, 16 feb 2016

La Casella mail in Facile!Mail è associata ad una casella mail effettiva (oppure può essere una semplice mail interna) visibile da un singolo utente (Casella Personale) o da un gruppo di utenti (Casella Condivisa).
Ogni utente quindi avrà visibilità e potrà agire su un numero illimitato di caselle:
- Caselle personali se sono associate all'utente.
- Caselle condivise se sono associate ad un gruppo di cui è membro.

ATTENZIONE !
Durante la creazione delle caselle mail non è possibile utilizzare il carattere "@" nella definizione del loro nome.
Si consiglia di utilizzare come "nome casella" il nome prima del dominio dell'indirizzo cui si riferisce.
Es.
info@grupposis.it  ->   Nome Casella: info
info@grupposis.net ->   Nome Casella: info.net

L'utilizzo del nome della casella uguale al nome prima del dominio è utile per eseguire la funzione "Duplica Casella".

Progettazione della Configurazione

Prima di entrare nel programma di configurazione è utile eseguire una piccola progettazione della configurazione desiderata.

Identificazione delle caselle personali

Identificare per ogni casella personale (le caselle che ogni singolo utente vede senza condividere) le informazioni necessarie quali:
- L'indirizzo Email
- L'indirizzo del server POP ed il relativo account e password, la porta e l'eventuale protezione SSL
- L'indirizzo del server SMTP ed il relativo account e password, la porta e l'eventuale protezione SSL
- Il nome da visualizzare ed eventuali titoli, numeri di telefono, ed altre informazioni da far comparire nella firma
- La richiesta di Conferma di lettura automatica
- L'invio della conferma di lettura
- L'utilizzo da palmare con l'opzione delle cartelle telefonino
- Eventuali caselle solo ad uso interno (dialogano solo con le caselle interne)

Identificazione delle caselle Condivise

Identificare le caselle condivise (shared) e raggrupparle in gruppi di visibilità.

Esempi
 il Gruppo Caselle Generali vede info@mydomain.com e customer@mydomain.com
 il gruppo Amministrazione vede amministrazione@mydomain.com
 il Gruppo Casella PEC vede pec@pec.mydomain.it'

Creazione di gruppi per la visualizzazione delle caselle condivise

Creare da Facile!Configurazione i gruppi relativi alla visibilità delle caselle condivise.
Dopo la creazione dei gruppi è necessario riavviare il programma di configurazione.
I membri dei gruppi possono essere anche specificati in un secondo momento.

Configurazione

Dallo strumento di configurazione premere sul pulsante "Caselle Mail" e procedere alla loro creazione.

Se si stanno configurando i nominativi di un dominio aziendale, è consigliato usare come nome casella 
il nome che precede il dominio (per mario.rossi@grupposis.it si usa il nome mario.rossi)
In questo modo, la funzione "duplica" sostituisce automaticamente la parte utente sia 
nell'indirizzo mail che nelle credenziali POP/SMTP

I Nomi delle caselle devono essere univoci e non possono contenere caratteri speciali (;<>@).

Configurazione/Dati Casella

Specificare l'indirizzo email, il nome visualizzato ed il tipo di casella.
Per caselle di tipo personale, selezionare l'utente proprietario
Per caselle di tipo shared, selezionare il gruppo di visibilità e l'utente responsabile (l'unico utente che può mettere le mail nella cartella "eliminate".
Selezionare se richiedere la conferma di lettura in automatico (può essere comunque attivato o disattivato per ogni singola mail prima dell'invio).
Selezionare la modalità di invio della conferma di lettura.
Selezionare se l'utente desidera dialogare con un palmare e vuole usufruire dello spostamento automatico nella cartelle telefonino.

In caso di invio quotidiano di mail molto grandi, è possibile impostare un limite di dimensione 
nello scambio mail che permetta di memorizzare le mail negli archivi prima di dialogare ancora
con i server POP/SMTP (rischio di timeout di connessione con SERVER).
Se non si riscontrano problemi, lasciare i campi vuoti.

ATTENZIONE !. Il nome associato alla casella non può contenere
i caratteri ( ) < >.

Configurazione/Server POP e SMTP

Configurare le credenziali di accesso ai rispettivi server. Lasciando vuoto il numero di porta vengono usati gli standard 110 (POP) w 25 (SMTP).
Specificare se le mail debbano essere conservate sul server POP per un periodo di tempo prestabilito. (E' consigliato impostare 2-3 giorni in una prima fase di utilizzo di Facile!Mail, per poi disattivarlo dopo i test di funzionamento).
Specificare gli utenti che eseguiranno "Invia/Ricevi" sulla casella.

Facile!Mail permette di eseguire le operazioni di Invia/Ricevi anche a utenti che non hanno visibilità sulla casella.
Questo strumento permette ad esempio di delegare degli utenti sempre presenti negli uffici, a trasferire dalla base
dati al server SMTP e dal server POP alla base dati le mail per conto di altri utenti.
Il fatto che un utente esegua l'invia ricevi per conto di altri utenti non significa che veda le mail degli altri !
(la visibilità è gestita dal software).

È necessario che vi sia almeno un utente abilitato all'invia ricevi per ogni casella.

Se non vengono configurati i server POP/SMTP, la casella è interna. La casella è quindi
in grado di scambiare e ricevere messaggi da altre caselle interne ma non è in grado 
di ricevere o comunicare con l'esterno.

Configurazione/Regole

Con la versione x.x.5294.x di FacileIR.exe, SFConfig.exe e GSInviaRicevi.exe è possibile automatizzare la gestione delle mail in arrivo sulle caselle di Facile!Mail. Iniziamo con la finestra di configurazione regole presente dentro “SFCONFIG/Caselle Mail”.

L’utente normale può vedere solo le sue caselle e quindi può creare regole solo per se; di contro un utente che fa parte del gruppo “Administrator” (tipo root) vede tutte le caselle e può creare e attivare regole per tutti.

Regole Casella Mail

In questo caso la casella amministrazione ha attiva solo la regola “Regola di prova” (notare il simbolo di spunta a fianco della regola) mentre si vede che è disponibile un'altra regola “Prova Casella” che si applica solo ad una casella ma che al momento è disabilitata (X).

La regola “Prova Casella” è così formata:

Regole Casella Mail

Una descrizione che serve per identificare la regola e che verrà inserita nei log delle mail che sono state modificate con quest’ultima. Inoltre abbiamo un elenco di tutte le caselle visibili all’utente loggato (tutte per root o utenti “Administrators”). Nell’esempio la regola viene applicata alla sola casella “fabiano”. Inoltre è disponibile il check “Disabilitata” che permette di disattivare l’utilizzo della regola senza eliminarla. Il secondo TAB contiene le operazioni che devono essere effettuate sulla mail

Regole Casella Mail

È possibile selezionare più operazioni. L’elenco delle categorie è attivo solo per regole che si applicano ad una solo casella; questo perché ogni casella ha un elenco di categorie diverso e non sarebbe possibile gestirlo. La funzione di “Viene Inviata al Mittente una Mail Con Oggetto” non è ancora attiva

Il terzo TAB permette di decidere su quali mail applicare le operazioni scelte in precedenza.

Regole Casella Mail

I primi checkbox permettono di decidere a quale cartella applico la regola, nel dettaglio: Posta da leggere -> Mail che mi troverei in “Da Leggere” Posta da Verificare -> Mail che mi troverei in “Da Verificare” Posta da Indesiderata -> Mail che mi troverei in “Indesiderata”

Le voci successive permettono di scegliere la mail a cui applicare le regole; nell’esempio la regola viene applicata alle mail che hanno un oggetto ben specifico. E’ possibile decidere di applicare la regola a mail che:

1. Arrivano da un mittente particolare
2. Hanno il campo oggetto che contiene la frase scelta
3. Hanno nel corpo la frase scelta
4. Tutte le mail senza distinzione

Inoltre è possibile decidere se le condizioni devono essere soddisfatte tutte contemporaneamente oppure se basta che una delle condizioni scelte sia soddisfatta.

IMPORTANTE: Le regole vengono salvate premendo “Conferma” nella finestra di “Configurazione caselle di Posta”

Specificare eventuali regole da applicare all'arrivo di mail.
Le regole sono globali ed associabili ad una o più caselle.
Durante la creazione di una regola viene chiesto:
- la descrizione (Es. Notiziari Associazione)
- L' obiettivo della regola: Spostare in un'altra casella, spostare in una cartella, associare ad una categoria, (nelle prossime release:inviare una mail di risposta)
- Per quale tipo di mail applicare la regola (mail attendibili, mail da verificare o mail non attendibili).
- Eventuali regole nell'oggetto, nel mittente o nel corpo per identificare la mail.

Configurazione/Firme

È possibile inserire una firma personale per ogni casella.
È però consigliata la definizione di firme aziendali, nelle quali è possibile inserire campi che vengono compilati automaticamente in funzione della casella che utilizza la mail.
Oltre ai campi relativi alla mail, al nome, all'utente che ha fatto il login, è possibile specificare fino a 10 informazioni aggiuntive per automatizzare la firma.

Esempio
E' possibile generare una firma aziendale che automatizzi:
- Il titolo prima del nome (Es. Dott. Mario Rossi)
- il nome dell'utente (posso inviare da una casella condivisa, mettendo però il mio nome nella firma)

  GruppoSIS S.r.l. Servizio Di Assistenza
        assistenza@grupposis.it
         (Ing. Rossi Franco)

Quando comporrò una mail, mi verranno proposte, in ordine, le firme aziendali previste per la casella e l'eventuale firma personale.
La prima firma dell'elenco sarà associata al tasto di "Firma", le successive al suo menù a tendina.

Creazione delle firme Aziendali

Dalle opzioni del tasto di configurazione delle caselle mail, è possibile generare diverse firme aziendali, inserendo testo fisso, immagini, e automatismi di composizione.

ATTENZIONE ! Per inserire immagini non usare "Incolla" ma il tasto di "inserimento Immagine" dell'editor !!

Editor Firme Mail

Suggerimento
Prima di un'evento (esposizione, promozione) è possibile creare una nuova firma
aziendale o modificare quella esistente per includere automaticamente  i dati 
dell'evento ad ogni firma che esce dall'azienda !

Cambiare da Personale a Condivisa

Le caselle possono in ogni momento essere associate ad un utente od ad un gruppo diverso e possono essere trasformate da "personali" a "Condivise" e viceversa.

Verifica connessioni POP3/SMTP

Verifica Connessioni

Permette di verificare la corretta impostazione dei parametri della casella attualmente selezionata.
È possibile effettuare una prova di connessione POP3 ed una prova di connessione SMTP con invio di una mail di test.
I risultati vengono visualizzati nel log