Importa mail da Outlook

Da Wintech Manuali.

Versione corrente delle 16:55, 21 nov 2011

La funzionalità è raggiungibile dalla funzione Tasto Destro - Importa Mail Outlook.
Obiettivo della funzione è quello di importare le mail presenti in una specifica cartella di Outlook trasferendole nella casella e nella cartella corrente, sia al fine della loro archiviazione che della loro spedizione.

Campi Applicativi

E' sempre consigliato avere una anagrafica già popolata prima di eseguire l'importazione.
Questo permette di ottenere l'associazione automatica ad anagrafica quando si procede all'importazione

- Importazione nella cartella "Da Leggere"/"Archiviate": permette di inserire nel sistema Facile!Mail delle email già presenti in Outlook al fine di sostituire l'archivio Outlook con l'archivio di Facile!Mail.
- Generazione di "mailing/marketing" partendo da messaggi creati da altri applicativi. (Es. E-billing di gestionali).

Se si utilizza Facile!Mail per invio di mail che il proprio gestionale genera nella cartella "posta in uscita", è necessario configurare
Outlook in modo che non esegua l'invio automatico.

Scelta Cartella di Origine

Scelta della Cartella di origine

Dalla prima schermata del Wizard di importazione è possibile selezionare la cartella Outlook di origine dei messaggi.

Mail da Importare

Scelta delle mail da importare

La successiva schermata della procedura guidata permette di selezionare le mail da trasferire e successivamente da spostare in un'altra cartella di Outlook.

Regole per l'abbinamento

Regole per Abbinamento

La successiva schermata permette di impostare gli automatismi per la memorizzazione delle mail in Facile!Mail.
- Categoria: Scelta della categoria a cui associare le mail.
- Pratica: Scelta di un numero pratica al quale verranno associate tutte le mail importate.
- Job Marketing: Scelta di un codice Job Marketing al quale verranno associate le mail importate.

Regole per associare l'anagrafica

In funzione del tipo di mail (mail da spedire o mail ricevuta) è possibile selezionare il criterio che utilizzerà Facile!Mail per associare l'anagrafica in modo automatico:
- Non Abbinare: Le mail non vengono associate automaticamente.
- Usa Mittente: Le mail sono mail ricevute, quindi l'associazione verrà fatta utilizzando il mittente della mail stessa.
- Usa Destinatario: Le mail sono state generate per l'invio. L'anagrafica verrà associata considerando l'indirizzo del destinatario.

E' inoltre possibile specificare se è richiesta la conferma di lettura per le mail importate e se la loro visibilità sarà di tipo "Pubblico o Privato".

Coferma spostamento

Conclusione procedura di import

Completamento dell'importazione

L'ultima schermata del "Wizard" richiede di specificare una cartella Outlook nella quale spostare i messaggi dopo la loro importazione in Facile!Mail.
La funzionalità è molto utile per poter distinguere le mail importate dalle altre mail, semplicemente collocandole in un'altra cartella di Outlook.

Per eliminare da Outlook le mail importate, spostarle nella cartella "Posta Eliminata".

Creazione "al volo" di una cartella in Outlook

Se in questa fase ci si accorgesse di non aver creato la cartella Outlook di destinazione, sarà sufficiente:
- Aprire Outlook
- Creare la cartella in Outlook
- Eseguire "Indietro" e poi "Avanti" nella maschera di esportazione.

Memorizzazione delle scelte fatte

Chi utilizza la funzione prevalentemente per un'obiettivo (Es. importazione delle mail da inviare ai Clienti per la fatturazione) può, accendendo il flag "Proponi le scelte alla prossima Importazione" fare in modo che Facile!mail riproponga le cartelle di origine e destinazione e le regole di abbinamento quando verrà lanciata una successiva importazione.