Gestione Allegati
Da Wintech Manuali.
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Le pratiche con la lampadina gialla sono quelle già inviate;<br> | Le pratiche con la lampadina gialla sono quelle già inviate;<br> | ||
Versione delle 15:16, 29 ott 2010
MANUALE OPERATIVO ALLEGATI PER PRATICHE FEDRA CON INVIO TELEMATICO
L’invio telematico delle pratiche per la Camera di Commercio, richiede l’inserimento di allegati in formato PDF, che nel caso più semplice sono costituiti dal solo atto, in altri casi possono essere formati da ricevute di versamento, statuti, planimetrie ecc.
Operazione da seguire passo passo.
SOMMARIO
1- CREAZIONE FILE PDF E SCANSIONE ALLEGATI
2- CREAZIONE FILE PDF/A
3- INSERIMENTO DEL FILE PDF CREATO NEL RIEPILOGO DELLA PRATICA FEDRA
4- SCARICO TELEMATICO DELLA PRATICA
5- FIRMA DELLA PRATICA TRAMITE SMARTCARD NOTARILE
6- SPEDIZIONE DELLA PRATICA DAL SITO DELLA CAMERA DI COMMERCIO
7- GESTIONE AREA SPEDIZIONE PRATICA
CREAZIONE FILE PDF E SCANSIONE ALLEGATI
Per l'iscrizione in Camera di Commercio degli atti societari è indispensabile utilizzare il Fedra 6.50.20 ( programma della InfoCamere): occorre creare una pratica nuova, completarla in ogni sua sezione fino al riepilogo, all'interno del quale va inserito l'atto ed eventuali allegati in formato PDF/A.
PDF/A è il formato richiesto dalla Camera di Commercio per tutti gli allegati che in precedenza venivano consegnati in forma cartacea ( atto, eventuale statuto, o altri allegati come la procura e/o modello firme).
A) SCANSIONE ALLEGATI ESTERNI A SETA
Questa procedura va fatto solo in presenza di allegati da acquisire con lo scanner.
Se non ci sono passare al punto 3.
A1) – Computer con WINDOWS XP Dopo aver evidenziato l’atto in Gestione Atti, occorre selezionare dal menù Allegati l'opzione Crea Nuovo. Viene avviato il programma KodakImaging:
Se si ha un unico foglio da scansionare si deve utilizzare il quarto pulsante da sinistra 
(RIDIGITALIZZA); se invece si hanno più fogli - e non si possiede uno scanner con caricatore multiplo - è bene utilizzare per il primo il pulsante ridigitalizza e dal secondo in poi il terzo pulsante 
(AGGIUNGI PAGINA).
Terminata la scansione occorre uscire dal programma con la X in alto a destra e salvare il lavoro fatto (viene chiesto automaticamente dal programma). Una volta che ad un atto vengono associati degli allegati, l’icona dello stesso cambierà per evidenziarne la presenza. In questo caso, andando nel menù Allegati si avrà l’opzione Crea Nuovo disattivata, mentre sarà possibile usare le altre due opzioni, Apri ed Elimina.
Con Apri è possibile aprire l’allegato esistente, stamparlo, cancellare pagine indesiderate oppure inserire nuove pagine scansionate.
Con Elimina si può cancellare definitivamente l’allegato associato all’atto.
CREAZIONE FILE PDF/A
Per poter trasformare gli allegati in PDF, occorre entrare nel programma Gestione Atti e selezionare l’atto da trasformare, tasto PDF in alto a destra e scegliere l'opzione Pratica Fedra:
Comparirà la seguente maschera.
In questa situazione verrà creato un unico file composto dall'atto di videoscrittura e dagli allegati esterni acquisiti con lo scanner (presenza della dicitura Allegato TIFF, vedi figura sopra). In caso contario (nulla e’ stato acquisito con lo scanner per questo testo)comparirà la schermata sottostante.
In entrambi i casi sopra riportati è possibile inserire un eventuale altro testo di seta (in genere lo statuto) con il pulsante Testo.
Occorre aprire la cartella dove cercare il testo desiderato, selezionarlo e schiacciare Apri.
Le Camere di Commercio, solitamente richiedono - nel caso in cui vi siano altri allegati all'atto - che il tutto sia unificato in un solo file.
Lasciando la spunta nel box TIPO DOCUMENTO (come si puòvedere in figura) si otterrà un unico allegato contente compresivi di tutti i documenti richiesti.
In ogni caso - con allegati o con il solo file dell' atto - otterremo il seguente risultato:
Il file (o i files) viene direttamente trasformato in PDF; a questo punto è possibile visualizzarne il contenuto e controllare la correttezza dei dati con l'apposito tasto Vedi.
Per completare il file da allegare al Riepilogo è necessario apporre la Dicitura Finale; utilizzare il tasto 
la frase visualizzata è recuperata dalla configurazione di Gestione Allegati (Archivio - Configurazione - box DICITURA FINALE).
E' possibile tuttavia creare altre diciture, tante per quante tipologie di Assolvimenti Bollo possano servire: è sufficiente scrivere il testo nella parte bianca e pigiare il tasto SALVA, dando un nome ad ogni dicitura.
All'occorrenza schiacciare il tasto Apri e selezionare la dicitura da utilizzare,
Ciccando Ok verrà aggiunta una pagina - dis eguito all' ultima - al PDF precedentemente creato, contenente la dicitura finale.
TRASFORMAZIONE ATTO IN PDF/A
A questo punto occorre trasformato il file PDF in formato PDF/A, formato richiesto obbligatoriamente dalla Camera di Commercio.
GRUPPOSIS E' IN GRADO DI METTERE A DISPOSIZIONE DEGLI UTENTE IL PROGRAMMA FACILE!PDF PER LA TRASFORMAZIONE DI FILES DI QUALSIASI FORMATO IN PDF/A
Procedere come segue:
Aprire il file PDF ed avviare la stampa, scegliendo la stampante Facile PDF printer: si avvierà l'pplicazione Facile PDF con a video il file da trasformare.
Ora è sufficiente schiacciare il tasto 
(il terzo da sinistra) e fare SALVA: il file - che si chiamerà con il suo nome originario seguito dalla dicitura "PDFA" - è ora stato trasformato nel formato PDF/A richiesto......
.....è sarà automaticamente salvato in O:\wfedra\seta (o qualsiasi altra cartella impostata nella configurazione di Gestione Allegati per i files PDF)
Il file PDF/A è pronto, si può quindi procedere all'archiviazione con il pulsante 
Viene proposto come nome da assegnare alla cartella il numero di repertorio dell'atto, in quanto più semplice da ricercare.E' comunque possibile modificarlo a proprio piacimento. Nel caso in cui non compaia inserire il nome manualmente.
INSERIMENTO DEL FILE PDF/A NELLA PRATICA FEDRA
Entrare nella pratica fedra precedentemente preparata e aprire la sezione RIEPILOGO, poi AGGIUNGI.
Per inserire il file PDF/A è sufficiente cliccare il pulsante SFOGLIA e selezionare la cartella di lavoro SETA, che conterrà le cartelle generate con la funzione archivia vista in precedenza: scegliere quella che interessa e selezionare il file PDF/A. Dando apri questo sarà inserito nella riga Nome file Allegato (vedi figura in basso).Completare quindi il riepilogo in tutte le sue parti, quali tipo di documento,tipo di atto, numero di pagine e data atto.
E' inoltre possibile indicare l'obbligo di apposizione della firma attraverso l'apposito check box.
Ripetere l'operazione nel caso vi siano altri allegati.
SCARICO TELEMATICO DELLA PRATICA
Una volta completata, chiudere la sezione RIEPILOGO (tasto 
) per effettuare lo scarico per la presentazione telematica.
Schiacciare il tasto AVVIA in basso al centro della pratica: confermare gli ENTI DESTINATARI ed attendere la validazione.
Se l'esito sarà negativo il programma avvertirà dicendo che sono stati riscontrati errori; in caso contrario apparirà l'avviso
Proseguire rispondendo "NO" alla visualizzazione del rapporto di validazione e controllare i dati nella distinta di accompagnamento.
Cambiare la modalità di assolvimento del bollo nel caso in cui sia diversa da quella proposta.
Se tutto è corretto procedere con il tasto CONTINUA: rispondere "NO" alla richiesta di visualizzazione della cartella creata, e successivamente all'avvertimento di firma file.
A questo punto la pratica e’ stata scaricata nella cartella di rete O:\PRTELE\DATI ed è pronta per la firma, come si può vedere nella maschera sottostante
In questa sede è possibile stampare la distinta (menu in alto "stampa distinta") e chiudere la pratica con l'apposito tasto .
PREPARAZIONE DISTINTA COMUNICA
E' ora necessario avviare la sessione comunica per poter creare la distinta della Comunicazione Unica (richiesta obbligatoriamente dalla Camera di Commercio).
Entrare nella piattaforma IAM delle Rete Unitaria del Notariato con le proprie credenziali e selezionare la voce "Servizi on-line" (menu in basso a destra) e poi "Adempimenti telematici"
Entrare in Infocamere - PRATICHE e spostarsi nel box "SPEDIZIONE"
Avviare il Comunica dall'apposito link in giallo ed attendere il caricamento del plug-in Java.
Sarà possibile utilizzare l'applicazione nel momento in cui apparirà la finestra
Per creare la distinta è necessario svolgere le seguenti operazioni:
- Schiacciare il testo 
- Indicare la tipologia di pratica che si vuole trasmettere e fare "successivo"
- Se la pratica NON è un Reinvio lasciare disattivato il check Reinvio Pratica e fare subito "successivo"
- Evidenziare la pratica che appare a video (precedentemente scaricata da fedra) e schiacciare FINE
- Compilare tutti i campi contrassegnati daun quadratino rosso (indica che sono obbligatori) come ad esempio la PEC o l'indirizzo del dichiarante
NEL CASO IN CUI SI ABBIA UNA COSTITUZIONE DI SOCIETA' E' NECESSARIO INSERIRE ANCHE I FILE DELLA RICHIESTA ASSEGNAZIONE CODICE FISCALE E P.IVA SPUNTANDO LA VOCE "Agenzia Entrate" ED ALLEGANDO I FILES .INV E PDF.P7M
- Ricontrollare che tutti i campi siano stati correttamente compilati, dopodichè schiacciare il tasto 
in alto a sinistra
- Procedere poi schiacciando il tasto 
. Se la pratica risulta errata apparirà il messaggio "Pratica con errori" scritto in rosso: leggere il dettaglio e procedere alla correzione (in questo caso è necessario uscire dalla schermata senza salvare); se invece l'esito è positivo apparirà il messaggio "Pratica corretta", confermare dando OK.
- Schiacciare infine il tasto 
per creare la distinta comunica. L'applicazione chiede se si vuole effettuare o meno la firma: impostare l'opzione "DESIDERO FIRMARE LA DISTINTA IN UN SECONDO MOMENTO" (sarà possibile firmare i files direttamente da gestione allegati)
- La maschera informa l'utente che la distinta ora si chiamerà XXXXXXX.CUI.PDF........
.......e che è necessario apporre la firma agli allegati prima di spedire.
- Schiacciare FINE: è stata ora conclusa la creazione della distinta comunica
Le pratiche con la lampadina gialla sono quelle già inviate;
Le pratiche con il verde sono complete di firma e pronte per l’invio;
Le pratiche con il rosso sono da completare.
Selezionare la pratica che interessa e cliccare su Ok per aprirla e vedere, controllare o firmare la stessa.
I file che compongono la pratica sono sempre almeno 2, e sono:
- La distinta;
- L’allegato PDF da noi creato in precedenza.
Con il pulsante Vedi è possibile visualizzare i due elementi sopra elencati. Si puo’ procedere poi con la firma della pratica o comunque terminare il lavoro uscendo con la X in alto a destra.
FIRMA PRATICA CON SMARTCARD NOTARILE
Occorre firmare tutti i file presenti nella pratica: si inizia dal primo selezionando e cliccando poi sul pulsante Firma. Il programma avvisa che la smartcard deve essere inserita nel lettore e chiede se tale avviso deve essere visualizzato in futuro (si consiglia di rispondere SI) Comparirà in automatico la seguente maschera con tutti i campi già compilati
procedere nel modo seguente: - selezionare il certificato di firma in alto a sinistra per avverarne l’appartenenza; - apparirà la maschera di inserimento PIN , scriverlo e dare OK; - si genererà il certificato di firma vero e proprio – in alto a destra – stto la scritta in BLU securSIGN; - ciccarci: si attiverà il bottoncino con la penna e il foglio – in basso al centro – che caratterizza la vera firma; - ciccare sul bottone: si aprirà la seconda maschera di firma dove inserire il codice; - inserirlo per la seconda volta e fare OK; - aspettare qualche secondo per fare aprire la successiva maschera: salvataggio del documento , ciccare su salva; - il programma confermerà l’avvenuta firma e chiederà se si vuole firmare ancora; - rispondere di no e chiudere il programmino di firma con la x in alto a destra; - per firmare gli altri file ricominciare da capo questa sequenza di operazioni.
Terminata la firma di tutti file presenti nella pratica occorre andare sul menu Pratica Telematica – Chiudi pratica completa di firme.
Confermare la procedura con SI e confermare anche la chiusura come pratica completa con OK (per la corretta visualizzazione dell’archivio pratiche telematiche.
Il Nuovo Software di Firma eSign
Configurazione per l'utilizzo di eSign
Per impostare eSign come programma di firma predefinito, aprire la maschera di configurazione dal menù Archivio/Configurazione del programma Gestione Allegati.
Nella sezione Secursign mettere la spunta su eSign. (Gestione Allegati propone già il percorso di default del programma)
(eseguibile isign.exe). Nel caso il programma fosse installato in una cartella diversa sarà possibile utilizzare il tasto per sfogliare il computer
ed identificare il programma isign.exe.
Utilizzo di eSign
Il nuovo software di firma eSign permette di eseguire la firma di più files contemporaneamente, inserendo il PIN di firma una sola volta.
La modalità di firma con eSign è sostanzialmente invariata rispetto alle altre modalità ad eccezione della possibilità di eseguire una selezione multipla di files da firmare.
Vista questa possibilità di firma multipla, l'esecuzione di eSign presenta una maschera intermedia durante la procedura che riepiloga l'elenco dei files da firmare ed attende l'inserimento del PIN di firma.
Dopo aver selezionato il file o i files da firmare, lanciare la funzione di Firma.
Il programma presenterà una maschera riepilogativa ed attenderà l'esecuzione della procedura di firma attraverso eSign.
Durante la visualizzazione della maschera di attesa sarà possibile
- attendere l'esito della procedura di firma e quindi confermare il tasto Conferma Firme che si abilita al termine della procedura di eSign
- Annullare la procedura di firma premendo su Annulla.
Come eseguire selezioni Multiple
Utilizzare i tasti SHIFT e CTRL durante la selezione dei files per eseguire una selezione multipla di files da firmare.
ATTENZIONE ! Selezionando un file già firmato, il programma farà applicare la firma al file firmato e non al file originale. (Seconda Firma). La presenza di files firmati nella selezione viene segnalata da un avviso.
SPEDIZIONE DELLA PRATICA DAL SITO DELLA CAMERA DI COMMERCIO
Per spedire la pratica occorre collegarsi al sito della c.c.i.a.a., https:\\telemaco.infocamere.it
scegliere la voce Invio pratiche e poi Spedizione..
Nell’ applet a destra occorre scegliere Spedizione per procedere all’invio. In altri casi si può entrare nel menu Lista In istruttoria per visualizzare lo stato delle pratiche inviate (solo nel caso di invii definitivi, non di prova).
Cliccare poi sul pulsante Spedizione Pratiche: si otterrà la maschera di visualizzazione delle pratiche pronte per l’invio.
A volte può capitare che la pratica sia danneggiata. Non c’è un motivo specifico per il quale avviene questo; comunque ci sono 2 possibili soluzioni.
1) Chiudere l’applet e Telemaco, tornare in Gstiff, cercare la pratica danneggiata e riaprirla; evidenziarla e ciccare “Pratica Telematica” , poi “Riparazione Pratiche” Rispondere sì al messaggio…
….e chiudere Gstiff. Tornando in Telemaco Spedizione Pratiche, dovremmo trovare la pratica non più danneggiata bensì pronta.
2) Andare a modificare il riepilogo all’interno di Infocamere. Rientrare nel riepilogo, andare nell’allegato n°2 (cancellare il n° 3, scrivere “2” e premere TAB)…..
…..mettere il codice dell’atto in “Cod. Atto” e rifare lo scarico, la firma e la chiusura della firma.
Controllare che in Telemaco – Spedizione Pratiche vi sia la pratica pronta e non danneggiata.
Per la maggior parte delle pratiche è richiesta , da quasi tutte le c.c.i.a.a., la PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA: il notaio provvede autonomamente ad inserire l’importo da pagare per quella specifica pratica ciccando il bottone “Importi”, come si vede dalla seguente figura:
Spuntando “Attiva protocollazione Automatica” si ATTIVERANNO, appunto, tutti i campi di definizione del pagamento; scegliere il diritto corrispondente e controllare che i dati inseriti dal programma siano corretti, dopodichè confermare con OK.
Nella colonna “Importi”, in riferimento alla pratica che stiamo per spedire , noteremo la dicitura “Sì”: vuol dire che la protocollazione è stata inserita.
Dal 5 luglio 2006 poi, è diventato obbligatorio indicare gli importi dovuti per qualsiasi tipologia di pratica, anche nel caso non venga richiesta la protocollazione automatica. Per inserire quest’indicazione, nell’applet di spedizione si deve sempre ciccare su IMPORTI e si deve andare a scegliere dal menu a tendina il tipo di diritto (vedi figura sotto) SENZA spuntare “Attiva protocollazione automatica”. Terminata la compilazione dare Ok e procedere alla spedizione , controllando sempre che nella colonna IMPORTI sia presenta la dicitura “Sì”.
A questo punto occorre solo cliccare sul pulsante in alto Spedisci.
Al termine compare la seguente finestra che indica l’avvenuto invio.
Cliccare quindi sul pulsante Ok ed attendere l’e-mail di conferma della spedizione della pratica al centro di Controllo di Padova il quale provvederà all’inoltro ella pratica alla Camera di Commercio di competenza.
Quest’ultima processerà la pratica ed invierà altre due e-mail una di ricevimento della stessa e l’altra di evasione della pratica.
La stessa Camera di Commercio vi contatterà per eventuali problemi e correzioni da fare che possono essere effettuate direttamente dal sito di Infocamere nella sezione In Istruttoria. Si potranno invece controllare quelle evase nell’apposita sezione Evase.
Il numero verde della Camera di Commercio per problemi inerenti alla spedizione telematica e alla ricezione delle pratiche è il seguente:
848580303
GESTIONE AREA DI SPEDIZIONE PRATICHE
Dall’elenco delle pratiche pronte per l’invio è possibile decidere quali inviare e quali invece parcheggiare per un invio successivo.
Occorre selezionare la pratica e cliccare sul pulsante Scheda, comparirà la seguente maschera:
Inserendo il check box nella casellina Parcheggiata si segnala al sistema che tale pratica non deve essere inviata almeno fino a quando non si provvederà a togliere il suddetto check ( e al posto di “Pronta” ci sarà “Parchegg.”).
Con il pulsante Elimina si procede alla cancellazione della pratica dal menu di spedizione (occorrerà per cui rifare da dentro fedra lo scarico telematico, vedi punto n.4).
GESTIONE AREA DI CORREZIONE PRATICHE
Succede a volte che la c.c.i.a.a. ci richieda di effettuare una correzione per una certa pratica. La correzione può distinguersi in : - CORREZIONE IN CUI E’ RICHIESTO IL REINVIO (E QUINID LO SCARICO) DELLA PRATICA; - CORREZIONE IN CUI E’ RICHIESTO DI ALLEGARE UNO O PIU’ DOCUMENTI ALLA PRATICA.
Il primo caso si verifica se è stata sbagliata o ci si è dimenticati qualcosa all’interno della pratica – quando la si predispone con il Fedra - Infocamere: per poterrla rimandare corretta occorre quindi modificare la pratica all’interno di Fedra – Infocamere e riscaricarla (altrimenti non verranno mantenute le modifiche). Ne risulterà poi il recupero da GSTIFF – Pratiche Telematiche – Visualizza Archivio Pratiche Telematiche , la firma con il nuovo SecurSign 3.2 e l’invio da Telemaco – Spedizione Pratiche (la procedura è comunque specificata nei capitoli 5 e 6).
Il secondo caso, invece, si verifica quando ci siamo dimenticato di allegare dei documenti (scansionati o meno) alla pratica, oppure, documenti sono stati inseriti , ma hanno qualcosa di sbagliato. Per effettuare la correzione bisogna prima correggere i documenti , oppure – se devono essere proprio aggiunti – si deve scansionarli all’interno di GSTIFF: 1) andare in GSTIFF – Scansiona – “Nuovo documento” e dare il nome al nuovo file , procedere con la scansione; se il file deve essere unico con più pagine dentro, dalla seconda pagina in poi si deve fare “Aggiungi al PDF selezionato, se invece si devono fare più file si deve far sempre “Nuovo documento”; 2) una volta terminata la scansione vanno firmati i file che sono stati prodotti (sempre con il SecurSign 3.2); 3) finita la firma i file vanno ARCHIVIATI con il pulsante “Archivia”, possibilmente in O:/:WFEDRA/STA: al momento della pressione dell’Archivia viene richiesto un nome da dare: mettere quello che si vuole ; 4) ora si devono allegare i documenti (nuovi o corretti) alla pratica GIA’ inviata: Andare in Telemaco – Lista in istruttoria – click su pratica SOSPESA. 5) Si aprirà una maschera con scritta la modifica da effettuare (operazione a cui ha provveduto la c.c.i.a.a. competente) e in alto a questo messaggio ci sono alcuni bottoni; a noi serve Allegati: ciccarci sopra; 6) Dentro troveremo i file che abbiamo inviato con la pratica (Atto, distinta e se ci sono altri file). Se richiesto eliminare quello sbagliato - per cui facciamo la correzione – con bottone a lato del file Elimina; altrimenti, se si deve solo aggiungere andare a ciccare “Aggiungi Nuovo”. 7) Apparirà una mascherina da compilare coi vari dati del documento: inserire TIPO DI DOCUMENTO (da menu a tendina), PAGINE , MODO BOLLO (Assolto all’entrata di solito) e NUM. BOLLI (scrivere 0),DATA DOCUMENTO (data atto) , TIPO DI ATTO (menu a tendina) e infine NOME FILE, da prendere con sfoglia in O:/WFEDRA/SETA aprire cartella con cui archiviato i file e prendere quello firmato. Lo si riconosce perché quello firmato ha estensione .p7M. 8) Fare “Apri” in modo che venga inserito nel campo Nome File e fare “Allega”. 9) Confermare alla richiesta di passaggio Gestione Pratica alla C.C.I.A.A. e aspettare che ci venga data la Marcatura Temporale. 10) Una volta comparsa fare “Chiusura Correzione” (bottone in alto a destra – verde) e dare Ok quando ci viene detto che la spedizione è avvenuta con successo. 11) Per controllare l’avvenuto invio della correzione tornare in Lista In istruttoria , posizionarsi sopra la pratica appena corretta e controllare che ci sia la dicitura “Correzione inviata alla C.C.I.A.A”.