Facile!Business
Da Wintech Manuali.
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Versione delle 10:12, 14 set 2010
La suite Facile!Business offre una soluzione completa di gestione delle informazioni aziendali.
La natura CRM della suite prevede un modulo Anagrafica in grado di gestire tutte le anagrafiche e tutti i contatti aziendali.
Le informazioni sono organizzabili a Pratica, con la possibilità du utilizzare il Modello di Pratica per la creazione dei processi aziendali.
L' Attività permette di gestire i compiti, i tempi ed i costi delle procedure aziendali.
Le informazioni della Pratica vengono completate associando l'Appuntamento, l'Intervento, le Note e Comunicazioni.
Per gli studi professionali è stata integrata la gestione dell'Istruttoria.
Il FileManager incluso nella suite permette di classificare i Files e di archiviarli secondo regole certe, anche ai fini dell'Archivio Ottico.
Per le realtà con servizio di HelpDesk è possibile gestire la Chiamata e la Soluzione, con compilazione automatica delle Faq.
La creazione del Job Marketing e la possibilità di creare la Scheda Marketing per ogni anagrafica permettono alla suite l'automazione di tutte le attività tipiche di un CRM.
All'avvio del programma Facile!Business, la schermata principale presenta quattro schede di sezione (Tabs), che raggruppano le aree di azione dell'utente, ed una barra degli strumenti della sezione corrente (all'avvio del programma viene aperta automaticamente la sezione Gestione Pratica e la Scrivania Personale).
Alcune funzionalità qui descritte possono essere nascoste agendo sui parametri del programma Facile!Configurazione.
Indice |
Installazione
1) Prerequisiti Facile!Business
2) Procedura di Installazione
Configurazione
Lanciando il programma Facile!Configurazione è possibile modificare tutti i parametri della suite.
Parametri di Configurazione
Vedi Elenco Parametri.
Guide Rapide
Le Funzioni del Tab "Gestione Pratica"
Scrivania
Personale
Il tasto Personale permette di accedere alla Scrivania Personale, dove sono contenute le informazioni relative all'utente connesso o ad altri utenti, in funzione della loro posizione nell'Organigramma.
Entrando nel programma questa sezione viene aperta automaticamente, dando all’utente la visione d’insieme delle cose da fare (Pratiche, Attività,ecc.) e dei dati (Note, Comunicazioni, ecc.) collegati a queste.
La Scrivania Personale può essere personalizzata con l'utilizzo della funzione Elementi da Visualizzare.
Scheda Cliente
Permette di selezionare una Anagrafica e di visualizzare una scheda che riepiloga tutti le operazioni e le informazioni associate al cliente.
La selezione del cliente avviene per mezzo di una finestra di ricerca chiamata Elenco anagrafiche.
Una volta che è stata effettuata la ricerca, si seleziona il cliente desiderato e si preme il tasto OK per aprire la relativa scheda. Questa conterrà una parte riassuntiva dei dati anagrafici del cliente e tutti i dati che vengono visualizzati in Scrivania Personale associati.
Dalla scheda è possibile, con un doppio click, l'apertura degli oggetti associati ed è possibile la creazione di Note e Comunicazioni associate al Cliente.
Pratica
La sottosezione Pratica contiene tre pulsanti che danno accesso agli strumenti per la gestione delle pratiche.
Apri
Permette di accedere alle informazioni di una Pratica della quale si conosce il numero.
La sezione Scheda pratica viene aperta quando è confermato il numero inserito.
Se si tenta di aprire una pratica senza chiudere quella in corso, apparirà un avvertimento il quale indica che il numero massimo di pratiche aperte è stato raggiunto.
Il numero massimo di pratiche che si possono aprire contemporaneamente è impostabile dalle Configurazioni del CRM ed è settato inizialmente uguale a uno.
Da Modello
Il pulsante Da Modello consente il richiamo dei modelli precedentemente salvati o di quelli standard per effettuare la creazione di una nuova Pratica.
Dopo aver premuto il pulsante viene visualizzata una finestra contenente l’elenco dei modelli archiviati, dalla quale è possibile creare una Pratica evidenziando il modello desiderato e premendo il pulsante Crea.
I Modelli sono delle pratiche che vengono utilizzate come base per la generazione di altre pratiche.
Si potranno, ad esempio, definire modelli per ogni tipologia di procedura interna, in modo da ottenere in automatico, in fase di creazione della Pratica da Modello, l'elenco delle attività previste per la tipologia.
Nel menù Pull-Down associato al tasto è possibile accedere ad altre funzionalità:
- Nuova Pratica Vuota
- Crea una pratica senza recuperare informazioni dal modello.
- Importa
- Permette di importare una pratica e le sue attività da un file "Modello di Pratica". Il file è generabile dalla Scheda Pratica, accedendo al menù Strumenti.
- Crea Modello
- La funzione permette di utilizzare come numero pratica il primo numero libero nell'archivio delle pratiche.
La funzione è molto utile quando si preveda di utilizzare i primi numeri dell'archivio pratiche per i modelli.
Per utilizzare questa funzionalità è necessaria la creazione di pratiche vuote nell'archivio come specificato in Prenotazione per Modelli.
Cerca
Il tasto Cerca permette di aprire una scheda di ricerca per rintracciare una Pratica secondo diversi criteri.
Come tutte le schede di Facile!Business permette di eseguire Ricerche Avanzate e di memorizzare criteri di ricerca con il Tasto Trova.
Chiusura
Chiudi Tutto
Questa sottosezione contiene solo il pulsanete Chiudi Tutto. Con questo l'utente è in grado di chiudere tutte le schede aperte al momento in Facile!Business.
Speciali
In questa sottosezione sono contenuti alcuni strumenti che eseguono operazioni speciali su pratiche o che si interfacciano a programmi esterni a Facile! Business.
Elimina
Permette di eliminare una Pratica ed eventuali documenti correlati, digitando il numero di pratica da eliminare.
Successivamente il CRM avverte l’utente che oltre alla pratica verranno eliminati tutti i dati correlati. La pratica non viene definitivamente eliminata ma posta nel cestino interno.
Per recuperare una pratica eliminata richiedere l’Assistenza di Grupposis.
Chat
Permette di attivare Facile!Chat, se il servizio è installato sul server centrale.
Ricerca Globale
Permette di effettuare una ricerca testuale su tutti gli archivi di Facile!Business.
I risultati verranno visualizzati raggruppati per archivio, sarà possibile accedere ai singoli elementi successivamente dalle appropriate sezioni del programma.
VOIP
Facile! Business è in grado di ricevere informazioni sulle chiamate eseguite da programmi collegati alla telefonia.
Dialogando con il software Voip utilizzato è in grado di presentare una maschera, alla ricezione di una chiamata, che visualizza il nome del chiamante, recuperando i dati direttamente dall'Anagrafica.
Dopo aver selezionato la riga relativa alla chiamata interessata nella finestra, utilizzando i bottoni o premendo il tasto destro del mouse, si ha accesso alle seguenti funzionalità:
- Apri Chiamata. Bottone principale per l'apertura di una chiamata help-desk associata alla telefonata ricevuta
- Apri Chiamata e modifica. E' l'opzione che viene utilizzata per default, mostra la finestra per la prenotazione della chiamata e apre la chiamata stessa una volta confermata
- Apri Chiamata. Opzione che non apre in modifica la chiamata dopo averla creata
- Chiama Numero. Permette di richiamare un cliente dopo aver selzionato la riga di interesse, in caso si abbiano più linee per le chiamate in uscita permette di selezionare la linea desiderata
- Dettaglio Cliente. Visualizza il dettaglio della Scheda Anagrafica
- Altri Dati. Permette di accedere direttamente alle informazioni contenute nella sezione altri dati del cliente associato alla riga selezionata
- Scheda cliente. Apre la Scheda Cliente associata alla riga
- Nuova Anagrafica. Crea una nuova Anagrafica vuota, viene utilizzata in caso il numero del chiamante non sia presente nel database
- Nuova Azione Marketing. Crea una nuova Azione Marketing associandola automaticamente al cliente della riga selezionata
- Abbina alla pratica.
- Nuova Nota. Crea una nuova Nota
- Nuova Comunicazione. Crea una nuova Comunicazione
- Elimina Riga. Elimina la riga delle chiamate Voip selezionata
Facile!Mail
Lancia l'esecuzione di Facile!Mail autenticando direttamente l'utente che attualmente usa la Suite.
Gestione SMS
Permette la gestione di messaggistica SMS tramite servizio dedicato.
Le Funzioni del Tab "Scheda Pratica"
Il Tab visualizza gli oggetti associati ad una pratica. E' attivo solo se viene aperta una pratica
Attività
Permette di visualizzare, modificare e completare le Attività associate alla pratica attiva.
Note
Permette di visualizzare, modificare e completare le Note (Note e Comunicazioni) relative alla pratica attiva.
La finestra visualizza una griglia nella quale sono contenute le note collegate alla pratica.
Appuntamenti
Permette di visualizzare gli Appuntamenti associati alla pratica attiva e, se previsto, gli Interventi Tecnici.
Comunicazioni
Permette di visualizzare, modificare e completare le Comunicazioni (Note e Comunicazioni) relative alla pratica attiva.
Gannt
Permette di accedere al Diagramma di Gannt della pratica, per la pianificazione delle risorse.
Documenti
Permette di accedere al FileManager della pratica, che elenca tutti i documenti relativi alla pratica attiva e permette l'inserimento di nuovi documenti associati.
Moduli
Permette di accedere ai Documenti Fiscali della pratica, per la gestione di fatture, ordini, preventivi.
Istruttoria
La sezione è attiva solo per configurazione Studio Professionale
Parti e Oggetti
La sezione è attiva solo per configurazione Notarile o Curatori Fallimentari
Riassunto
Genera un riassunto HTML delle informazioni principali della pratica attiva.
Chiudi
Chiude tutte le schede relative alla pratica Attiva.
Proprietà
Permette di accedere alla maschera Proprietà Pratica, dalla quale è possibile inserire i dati pratica, i riferimenti, le attività e le Anagrafiche Collegate.
Le Funzioni del Tab "Applicazioni Generali"
Attività
Utilizzando il tasto 
si accede all’elenco delle attività generiche, quindi collegate o meno ad una pratica.
Agenda
Il tasto 
permette di accedere al programma Agenda.
Il programma Facile!Agenda è esterno a Facile! Business e rimane in esecuzione fino a esplicita richiesta di chiusura, tramite pulsante “Chiudi” oppure dal menù a tendina che appare cliccando con il tasto destro del mouse sull’icona nella Tray Bar
Note
Permette di visualizzare, modificare e completare le Note (Note e Comunicazioni).
Nella finestra visualizzata è possibile effettuare ricerche nell'archivio Note sui parametri principali.
Comunicazioni
Permette di visualizzare, modificare e completare le Comunicazioni (Note e Comunicazioni).
Ricerca Documenti
Moduli
Documenti per Cliente
Anagrafica
Chiamate
Soluzioni
Interventi
Marketing
Applicazioni
Le Funzioni del Tab "Personalizzazioni"
Modelli Documento
Manuali
Parametri
Amministrazione
Permette di accedere al programma Facile!Configurazione dove è possibile personalizzare tutta la suite.
Informazioni
Stile Colore
Accounts
Web Access
Installazione e configurazione
procedura di installazione
Controllo Aggiornamenti
Gli aggiornamenti di Facile! Business, e degli altri software GruppoSIS, possono essere fatti, disponendo di una connessione internet, lanciando il programma Facile! Aggiornamenti dalla voce Grupposis che trovate nel menù Programmi di windows.
