Da Wintech Manuali.

Versione corrente delle 09:16, 16 feb 2016

Facile!Call con Telefoni

Numeri Speciali

Do-Not-Disturb (DND)

1. Attivo *78
2. Disattivo *79
3. Cambia Stato *76

Avviso di Chiamata

1. Attivo *70
2. Disattivo *71

Parcheggio Chiamate (Parking Slot)

Per parcheggiare le chiamate bisogna impostare un tasto del telefono Snom (sul modello Snom 320 possiamo usare il tasto denominato "Snom") in questo modo:

• Asterisk 1.6: Modalità DTMF --> ##70
• Asterisk 1.8: Digitazione Veloce --> 70

Quando si vuole parcheggiare la chiamata premere il tasto apposito, il sistema indicherà un numero (da 71 a 78) dove è parcheggiata la chiamata; Riagganciare. Andare in un altro telefono chiamare il numero indicato dal sistema e riprenderete la chiamata parcheggiata precedentemente.

Segreteria (Voice Mail)

Chiama segreteria: *97

Utilizzo Telefono VOIP

Guida rapida all'utilizzo di un telefono VOIP: Snom 300 e Snom 320

Il client Facile!Call

Il client Facile!Call permette di interfacciare il proprio computer con un centralino Facile!Call.
Il client offre diverse funzionalità di interazione con la telefonia:

• visualizzazione dello stato degli interni
• visualizzazione impegno linee
• notifica ed azioni sulle chiamate in arrivo
• esecuzione di chiamate in uscita
• esecuzione di chiamate ad interni
• Chat con cambio di stati e descrizione dello stato.

Attenzione ! Il client se chiuso con la X resta attivo sulla barra
applicazioni di windows (icona). Per chiuderlo è necessario usare la funzione
client- Chiudi od il tasto destro sull'icona.

Prima di eseguire il client è necessario verificare la presenza di un Server Facile!Call, avere assegnato un interno personale, e successivamente procedere alla Configurazione di Facile!Call

Voci di Menù

Il menù principale permette di accedere alle varie funzionalità del client.

• Client
  • Riconnetti al server: Esegue una riconnessione al server Facile!Call e riaggiorna l'elenco degli utenti
  • Avvia Chat: Attiva la chat con l'utente attualmente selezionato
  • Chiudi: Esce dall'Applicazione
• Chat
  • Chat Occupato/Chat Libero: Cambia il proprio stato Chat
  • Svuota Chat: Svuota la chat attiva (*)
  • Chiudi Chat corrente: chiude la chat attiva (*)

(*) Funzioni disponibili anche con il tasto destro sulla maschera di chat.

• Configurazione
  • Configurazione: Accede alla finestra di Configurazione del client.
  • Salva Configurazione: Permette di salvare la configurazione client per essere recuperato da un altra postazione
  • Carica Configurazione: Carica una configurazione salvata. Leggere attentamente le operazioni da eseguire qui
  • Ripristina Dimensioni Finestra: Ripristina la dimensione standard della finestra dell'applicazione
• Help
  • Aiuto in Linea: Accede all'help on line.
  • Informazioni: Versione del prodotto ed informazioni sul produttore

Barra dei Pulsanti

La Barra dei pulsanti permette di accedere alle funzionalità usuali del programma.

• Numero da Chiamare: Inserire un numero e premere Chiama oppure Invio per eseguire la chiamata.
• Chiama: oltre a chiamare il numero inserito permette, con il menù drop down di:
  • Consultare i numeri brevi memorizzati nella configurazione
  • Consultare le chiamate più recenti e rieseguirle
• Chat Libero/Occupato: Permette di cambiare il proprio stato Chat.
  • Nel drop down menù permette di inserire una frase "cosa sto facendo" che verrà vista dagli altri utenti nella parte superiore della chat. (Es. "Sono in riunione")
• Dashboard: permette di passare dalla visualizzazione Vu-meter per il monitoraggio delle linee occupate alla visualizzazione elenco delle chiamate in corso.

DashBoard

La Dashboard rappresenta sotto forma di VU-Meter la capacità e l'impegno delle linee installate dividendole in tre gruppi:

• Linee ISDN
• Linee VOIP
• Linee GSM

La tipologia delle linee e la loro capienza deve essere configurato nel servizio Server. In alternativa, con la pressione del pulsante Dashboard si può vedere in modo elenco il numero di linee occupate.

Visualizzazione Interni

Gli interni telefonici vengono visualizzati in un elenco composto da icone grandi o foto (stato Chat) e da icone piccole (Stato telefonico).
L'elenco può essere visualizzato in modalità dettagli o icone selezionando con il tasto destro il modo di visualizzazione preferito.
Anche in vista Icone è possibile, posizionando il mouse, ottenere informazioni aggiuntive sullo stato di un utente.

• Le icone piccole rappresentano lo stato dell'interno.
  • Divieto di Accesso: L'interno non è registrato
  • Simbolo Nota: L'interno sta squillando
  • Quadrato Rosso: L'interno è occupato
  • Quadrato Verde: L'interno è libero.
• Le icone grandi rappresentano lo stato Chat.
  • Giallo o foto in bianco e nero: Utente non disponibile
  • Rosso o foto seppia: Utente Occupato
  • Verde o foto a colori: Utente Disponibile

Uso del tasto destro

Con il tasto destro è possibile aprire una chat, chiamare un interno, cambiare la visualizzazione dell'elenco o inviare un "messaggio di gruppo" a più utenti.

La chat

Il client Facile!Call permette di eseguire chat multiple con gli utenti connessi.
Durante una chat con il programma in primo piano si può liberamente scrivere e premere Invio per inviare il messaggio al destinatario.
Inoltre è possibile scegliere se il tasto Invio devi mandare il messaggio o andare a capo ed usare CTRL+INVIO per inviare il messaggio. Andando in Configurazione/Configurazione/<INVIO> nella chat è possibile decidere quale deve essere il comportamento del tasto INVIO

Se il programma non è in primo piano, una chat entrante viene visualizzata sulla finestra di avviso per permettere all'utente se accettare la richiesta oppure passare allo stato di occupato.

Attenzione !. Se la finestra di notifica è attiva, l'utente
deve scegliere se avviare la chat oppure passare ad occupato.
Se la finestra viene mantenuta visibile, gli altri utenti vedranno
lo stato di "Chat Occupato".

Le chat sono presentate nell' Area Messaggi sotto forma di schede multiple. Con l'ausilio del tasto destro è possibile chiudere eventuali schede di chat con altri utenti. Nella parte superiore della chat viene visualizzato il cosa sto facendo.. dell'utente.
Se durante la chat l'utente remoto si disconnette (stato chat sconosciuto) oppure passa allo stato di occupato, l'area per l'invio dei messaggi diventa in "sola lettura" e cambia colore:

• Grigio: L'utente non è più disponibile
• Rosa: L'utente è occupato.
  
  

ATTENZIONE !
Anche inviando una Chat, quando si è in attesa
della accettazione da parte dell'altro utente, la finestra
per l'invio del messaggio si colora di Rosa.
L'utente destinatario è infatti impostato allo stato di 
Occupato Temporaneo fino a quando non chiude la 
finestra di notifica.

Chiamare Interni e numeri esterni

Per eseguire chiamate è sufficiente inserire il numero da chiamare nella casella della barra degli strumenti e premere Chiama.
Oltre a questa funzionalità manuale è possibile:

• Eseguire una chiamata dalle chiamate rapide o dalle ultime chiamate (drop down del tasto chiama)
• Eseguire una chiamata dall'anagrafica di Facile!Business
• Eseguire una chiamata da Internet Explorer o altre applicazioni evidenziando il numero e premendo l' HOT-KEY definita nei Parametri
• Eseguire un doppio click su una icona utente per chiamare l'interno

Messaggio di Gruppo

[[Image:messaggiogruppo.jpg|thumb|alt=Facile!Call] Tramite questa funzione è possibile inviare un messaggio a più destinatari. Si possono selezionare i destinatari filtrandoli anche per gruppo di appartenenza. Inoltre è presente un flag Seleziona solo gli interni liberi che permette di selezionare automaticamente solo gli interni in stato LIBERO

Shortcut e chiamate da altri programmi

Configurando l'HOT-KEY nei Parametri di Facile!Call è possibile eseguire una chiamata evidenziando un numero da una qualsiasi applicazione Windows ed eseguendo la sequenza tasti impostata.

ATTENZIONE! Non tutti i programmi intercettano 
la hot-key. In generale la funzionalità è attiva nei
programmi che permettono di eseguire il "seleziona" 
ed il "copia". (Word, Explorer, Mozilla)

I Gruppi

Gli interni del sistema possono essere organizzati in Gruppi di visualizzazione. La configurazione dei Gruppi è personale e può essere eseguita dalla Configurazione di Facile!Call. Il primo gruppo Tutti è sempre presente e presenta tutti gli interni attivi.

Cosa Sto Facendo

Se si desidera far sapere agli altri utenti una descrizione del proprio stato (Es. "Sono in riunione", "pausa Pranzo") è possibile impostare il proprio stato con la funzione "Cosa Sto Facendo".
La funzione è disponibile da:

• Il dropdown del tasto "Chat Libero/Occupato"
• L'etichetta a fianco del logo "Facile!Call" nella parte bassa del client.

Per azzerare il proprio stato, impostare uno stato vuoto.

Utilizzo delle Notifiche

Facile!Call Client visualizza una finestra di notifica in particolari situazioni:

• Quando si riceve una chat da un utente con il quale non si stava chattando
• Quando si riceve una chat e il client non è in primo piano
• Quando il nostro telefono squilla per una chiamata in ingresso e nei parametri ho selezionato la "finestra standard" di notifica.
  • Se nei parametri imposto "Fumetto" l'evento di chiamata in ingresso viene notificato solo attraverso un fumetto senza mostrare la maschera di notifica.

La presenza della maschera di notifica inibisce la chat da
altri utenti. L'utente viene visto come "Chat Occupato" fino
alla chiusura della notifica, dove viene ripristinato lo stato
precedente alla comparsa della finestra.

Notifica ad una Chat

Durante la notifica ad una chat l'utente può:

• Accettare la chat con l'utente
• rifiutare la chat e passare automaticamente allo stato di 'Occupato

Notifica ad una chiamata in arrivo

Durante la notifica ad una chiamata in arrivo l'utente può:

• chiudere la maschera di notifica senza fare alcuna azione
• Eseguire una azione specifica configurata nei parametri per attivare Facile!Business relativamente all'anagrafica associata al numero del chiamante.

Eliminazione delle chiamate ricevute

Con l'ausilio del tasto destro e della selezione multipla è possibile svuotare l'elenco delle chiamate ricevute presenti nella maschera di notifica chiamate.

ATTENZIONE ! durante la presentazione di una maschera di notifica,
l'icona nella barra di Windows inizia a routare con 3 colori diversi
per segnalare la presenza della maschera di notifica, che, potrebbe,
passare in secondo piano e quindi non essere notata dall'utente.

Shortcut per chiamata rapida

• Word: Consigliato CTRL-F8

Collegamento con Facile!Business

Quando viene presentata la maschera di notifica di una chiamata in arrivo, è possibile utilizzare gli automatismi presenti per attivare le funzionalità di integrazione con Facile!Business.
Il primo automatismo Passa a Facile!Business si limita ad aprire la finestra Voip di Facile!Business e permette all'utente di selezionare successivamente l'azione da compiere in seguito alla chiamata.
Nella Configurazione del client è possibile impostare fino a tre automatismi per il passaggio a Facile!Business che verranno associati alle tre operazioni personalizzabili della finestra, a scelta tra:

• Apri Chiamata
• Apri Chiamate e Modifica
• Dettaglio Cliente
• Scheda Cliente
• Abbina alla Pratica
• Altri Dati Cliente
• Nuova Azione Marketing
• Nuova Nota
• Nuova Comunicazione
• Nuova Anagrafica

Caratteristiche del file "Foto"

L'immagine personale configurabile dalla Configurazione di Facile!Call deve essere di tipo Bitmap, a colori, di dimensione 48x48 pixel.

Attenzione! utilizzare immagini a colori per la propria foto.
Il client automaticamente trasforma l'immagine in:
* Bianco e Nero: utente non disponibile per la chat
* Seppia: Utente Occupato per la chat

Reportistica

La funzionalità Report Chiamate è presente nel menù avanzate.

Se non è abilitato il modulo Facile!Call Report, la reportistica
è limitata alle statistiche sull'interno registrato con Facile!Call
e non permette di visualizzare le chiamate di altri interni.

Filtri per destinatario utente o Gruppo di Squillo

Nella versione 15536 del 15 luglio 2013, è stato inserito un nuovo Flag nelle Report Chiamate: Usa Prima Destinazione.
In caso di chiamata ad un gruppo, il report considera come destinazione l'utente che ha risposto e non il gruppo che ha squillato.
Non era quindi possibile monitorare le chiamate ricevute da uno specifico gruppo di squillo.
Con l'introduzione del parametro Usa Prima Destinazione è ora possibile eseguire anche questo tipo di ricerca:

• Se il parametro è spento, viene considerata come destinazione di una chiamata entrante l'interno dell'utente che ha risposto
• Se il parametro è acceso, viene considerata come destinazione l'effettiva destinazione memorizzata dal centralino, e quindi viene considerato il codice del gruppo come destinatario.

Filtri per la Reportistica

• Intervallo date: visualizza le chiamate avvenute nei giorni compresi tra le date.
• Comprendi anche HangUp: Le chiamate perse vengono incluse nel report
• Interni, Gruppi, Numeri: Permette di selezionare le origini e le destinazioni delle chiamate, siano interni che numeri pubblici
• Entranti: Limita il filtro alle chiamate provenienti dall'esterno e ricevute dagli interni del centralino
• Uscenti: Limita il filtro alle chiamate eseguite all'esterno dagli interni del centralino
• Interne: Limita il filtro alle chiamate eseguite tra interni del centralino

Interni, Gruppi, Numeri

é possibile specificare una sequenza di condizioni sul "numero chiamante", sia esso esterno che interno. Con la pressione del bottone [...] si accede alla maschera di scelta delle condizioni sul numero:

• Scelta di singoli interni
• Scelta di un gruppo di interni
• Scelta tra i gruppi speciali
  • Tutti gli operatori: vengono considerate le chiamate di tutti gli interni
  • Tutti i clienti: vengono considerate le chiamate relative a numeri di telefono esterni
• Inserimento manuale di numeri di telefono, uno per riga

ATTENZIONE ! Dopo aver cambiato un qualsiasi parametro
di filtro è necessario rieseguire Cerca.

Riepilogo delle chiamate

Tutti gli interni ed i numeri di telefono inseriti nella sezione "interni, gruppi, numeri" vengono visualizzati nella parte di riepilogo sotto formato di griglia.
Per ogni numero telefonico od interno è visualizzata una statistica basata sul filtro stesso. (se seleziono le "chiamate Uscenti", le percentuali sono calcolate sul numero di chiamate uscenti)

Differenza tra Entranti, Uscenti, Ricevute ed Effettuate

La parte del riepilogo ragiona partendo dal numero di telefono cui la riga si riferisce:

• Una chiamata che un interno fa verso l'esterno è di tipo Effettuata, Uscente
• Una chiamata che un interno riceve dall'esterno è di tipo Ricevuta, Entrante

La vista si inverte per le chiamate relative a numeri esterni

• Una chiamata che un numero esterno riceve dall'interno è di tipo Ricevuta, Uscente
• Una chiamata che un numero esterno fa verso il centralino (e quindi un interno) è di tipo Effettuata, Entrante.

A titolo esemplificativo si riporta una tabellina simulando questa situazione:

• L'interno 252 esegue due chiamate verso il cliente 199.24.00.26
• Il cliente 199.24.00.26 esegue una chiamata verso il centralino

Dettaglio del numero/Interno

Scorrendo nella griglia del riepilogo è possibile visualizzare il dettaglio delle chiamate riferite al record riepilogo.
Nella parte inferiore viene rappresentata una griglia, con il dettaglio delle singole chiamate che hanno totalizzato il record riepilogo.
In questo dettaglio la colonna Tipo rappresenta:

• Entrata: una chiamata ricevuta dall'esterno
• Uscita: una chiamata effettuata all'esterno
• Interna: una chiamata tra due interni

Stampe

Sono previste due stampe, che vengono sempre presentate in anteprima:

• Sintetica: Stampa del solo riepilogo
• Analitica: Stampa del riepilogo con il dettaglio relativo ad ogni interno/Numero
• Altre Stampe: Permette di selezionare altri formati di stampa

Personalizzazione delle Stampe

• E' possibile personalizzare le stampe utilizzando la funzione Personalizza presente sul tasto destro dei pulsanti di stampa.

Monitoraggio Tempi

Facile!Call permette di monitorare i tempi di chiamata degli interni.
E' possibile associare ad ogni interno un numero di secondi massimo per la durata delle chiamate, e superato questo tempo, l'interno viene evidenziato come "timeout" e inserito nella scheda TimeOut della schermata principale.
Avvicinando il puntatore del mouse all'icona dell'interno è possibile visualizzare la durata della chiamata in timeout.

Personalizzazione dei Tempi

La personalizzazione dei tempi viene effettuata dalla scheda "Tempi di Chiamata" della finestra di configurazione.

• Tempo Zero: L'interno non viene segnalato per i timeout
• Tempo diverso da zero: Quando una chiamata supera per durata i secondi specificati, l'interno è considerato "TimeOut"

È possibile inserire un Timeout per un gruppo di interni usando la selezione multipla.