Da Wintech Manuali.

Versione corrente delle 12:54, 10 set 2013

Gestione dei Modelli

Visualizzare o Modificare

Le Ricerche

La protezione dei documenti

Dalla finestra "proprietà" di un singolo documento, nella scheda Protezione è possibile definire delle regole di protezione del documento.

• READ: Diritto alla visualizzazione
• WRITE: Diritto alla modifica ed al cambio proprietà

La presenza di una spunta a fianco di un gruppo/utente determina l'attivazione del diritto di lettura o modifica per i membri del gruppo/utente.

Se nessuna riga è spuntata il criterio di protezione
non viene applicato (il documento è modificabile da
tutti gli utenti di studio)

Esempio 1

• il documento è visualizzabile da tutti (il criterio READ non è definito)
• il documento è modificabile dai membri del gruppo CAPI

Esempio 2

• il documento è visualizzabile dai membri del gruppo Segreteria e Capi (il diritto di scrittura dà anche diritto di visualizzazione)
• il documento è modificabile dai membri del gruppo CAPI

Blocco Documento Metti in sola lettura

La funzione è associata al tasto destro di filemanager.
E' un semplice automatismo che mette il flag WRITE ai membri del gruppo Administrators senza dover entrare nelle proprietà del file.

La funzione metti in sola lettura è disponibile
solo se esiste il gruppo "administrators" e se contiene
almeno 1 membro.

I membri del gruppo administrators potranno modificare il documento ed eventualmente annullare la protezione.

Un Semplice Esempio in ambito notarile

Necessità di impedire la modifica di atti stipulati agli utenti, fatta eccezione per alcuni.

• Requisiti iniziali: Presenza di un gruppo che contenga tutti gli utenti dell'organizzazione che possono visualizzare - Eventuale gruppo che contenga gli utenti che possono modificare.
• Modalità di attivazione della protezione:
  • Spuntare la colonna READ di fianco al gruppo che contiene tutti gli utenti (non necessario se la visualizzazione è concessa a tutti)
  • Spuntare la colonna WRITE per l'utente o per il gruppo che deve modificare

ATTENZIONE !. quando si attivano le protezioni verificare
sempre che almeno un utente od un gruppo abbiano il diritto
WRITE. In caso contrario il documento sarà immodificabile
e renderà necessaria una operazione di sblocco in assistenza

Gestione dei Protocolli ISO

Filemanager permette di gestire il protocollo ISO 9001.
Sia i documenti che i modelli possono essere protocollati secondo lo standard ISO9001, Area/Progressivo/Revisione.
La protocollazione ISO è ammessa solo per gli utenti ai quali è associato il Diritto "Gestione Protocolli ISO 9001".

Gli utenti con il Diritto di gestione protocolli possono utilizzare la scheda delle proprietà relativa alla protocollazione ISO e possono scegliere per un documento nuovo od esistente se associarne un protocollo.

L'associazione di un protocollo avviene selezionando l'area del documento. (Associando un'area vuota il documento non è più protocollato ISO).
Se al documento è associata un'area ISO, viene chiesto di calcolare il progressivo (click sull'etichetta "progressivo"). Il progressivo viene automaticamente calcolato con il primo numero disponibile nell'area di competenza.
(il progressivo è inteso come progressivo del documento nell'area di competenza. Ogni documento dell'area avrà un unico progressivo).

ATTENZIONE !. L'attivazione del documento ISO è possibile
solo dopo aver confermato almeno 1 volta la maschera delle proprietà.
Nella prima maschera proprietà che appare quando lo si
crea, non è possibile mettere il protocollo.
Confermare e riaprire le proprietà per procedere

Se ad un documento viene associato un protocollo ISO, i criteri di protezione del documento cambiano secondo la seguente logica:

• Gli utenti con diritti ISO possono sempre modificarlo, indipendentemente dai diritti associati.
  
• Gli utenti senza diritti ISO possono visualizzarlo solo se sono membri dei Gruppi impostati nella scheda "protezione". Non possono mai modificare il documento nè cambiarne la protocollazione.
  
  

I documenti con protocollo ISO non sono visibili a tutti gli utenti:

• Gli utenti con diritti ISO vedono tutti i documenti ISO.
• Gli utenti senza diritti ISO vedono solo i documenti associati al proprio gruppo, e solo se sono stati approvati.
  

Stato dei documenti ISO:
- Approvato: Il documento è stato approvato da un utente ISO. Non è più possibile modificarlo (è necessario revisionarlo). Viene visto anche dagli utenti generici perchè membri dei gruppi di protezione.
- Sostituito: il documento è stato revisionato (aumento del progressivo Revisione) e il nuovo documento è stato Approvato. I documenti Sostituiti non sono visibili agli utenti generici.
- Nè approvato, Nè sostituito: gli utenti ISO possono eseguire modifiche sul documento. Gli utenti non ISO non lo vedono.

Automatismo di Revisione.
Per revisionare un documento, oltre ad essere utenti con diritti ISO, è necessario usare la funzione "Revisione" accessibile dal tasto destro di FileManager.
Alla conferma della "Approvazione" del nuovo documento, verrà impostata automaticamente la data di sostituzione nel documento precedente.

Il Padre ISO.
Quando un utente duplica un documento ISO o lo recupera da un modello, viene memorizzato sul nuovo documento il protocollo del documento ISO dal quale è stato Generato.

Il Campo di Applicazione.
E' possibile associare un documento ISO ad un elenco di tipologie di Attività.
In futuro questo permetterà di visualizzare, direttamente dalle attività, i documenti ISO (procedure o direttive) associate alla tipologia di Attività.

Lo Scopo.
Lo scopo del documento è inseribile nella scheda "Documento" utilizzando il campo "Descrizione".

Il Tasto "Appunti".
Il tasto permette di creare negli appunti di Windows una tabella, che può essere incollata in un editor, contenente i dati ISO del documento.
Il contenuto ed il formato della tabella possono essere modificati in formato HTML dal programma Facile!Configurazione.

Galleria Immagini

Filemanager permette di creare un file di tipo "Galleria Immagini".
Il files Galleria sono documenti speciali che possono contenere più immagini fino ad un massimo di 30 MB.
Per creare una file galleria è necessario che venga creato un modello di documento di tipo "Galleria Immagini" che potrà essere poi duplicato dalla funzione "Nuovo Documento" di Filemanager.
Per creare un modello "Galleria Immagini", importare nei modelli di documento il file Galleria.sfimg (Scarica qui il file in formato Zip).
E' inoltre necessario che il programma facileimg.exe sia associato all'estensione .sfimg (l'associazione viene eseguita automaticamente da Filemanager se l'utente ha i diritti amministrativi per la registrazione dell'estensione).

OCX per la gestione della Galleria Immagini

Altro requisito per la gestione delle gallerie, è la registrazione del file Imageviewer2.ocx, che avviene automaticamente con la procedura di setup.

La registrazione della libreria Imageviewer2.ocx è possibile
eseguendo da riga di comando, con diritti amministrativi:
REGSVR32 Imageviewer2.ocx

Nella cartella del programma devono essere presenti anche i seguenti files:

• TIF2PDF.DLL
• VISCOMGIFENC.DLL
• VISCOMPDF.DLL

Archiviazione Ottica ed Archiviazione Sostitutiva

Le versioni di Filemanager da giugno 2012 hanno opzioni per l'eventuale Archiviazione Sostitutiva

Creazione dei PDF

Nel menù strumenti, in versione notarile è disponibile la funzione Creazione PDF per generare un pdf unico da diversi documenti HED, immagini con l'eventuale aggiunta della dicitura finale.