Crea Modello

Da Wintech Manuali.

Versione corrente delle 16:14, 11 gen 2012

Creazione di Modello di Pratica

I Modelli sono delle pratiche che vengono utilizzate come base per la generazione di altre pratiche.
Si potranno, ad esempio, definire modelli per ogni tipologia di procedura interna, in modo da ottenere in automatico, in fase di creazione della Pratica da Modello, l'elenco delle attività previste per la tipologia.

 Per creare un modello di pratica è necessario che l'utente disponga del
diritto “Modifica Modelli Pratica/Progetto”.

Selezionando la voce “Nuova Pratica Vuota” dal tasto “Da Modello”, viene presentata la finestra di Proprietà della Pratica.

La finestra delle Proprietà della Pratica contiene quattro sezioni, la principale è quella chiamata Generale.
E’ necessario spuntare il campo “Modello” perché la pratica sia considerata un Modello.

 Solo per i modelli è possibile lasciare alcune informazioni incomplete nelle proprietà della pratica quali:

il responsabile, gli addetti ed i responsabili delle attività collegate.

La data di scadenza del modello non è significativa, verrà ricalcolata quando si creerà una pratica dal modello di riferimento.

Maschera Generale delle proprietà

Nella maschera Generale delle proprietà sono contenute le seguenti informazioni:

• N.Pratica : E’ un numero assegnato automaticamente in fase di salvataggio. Il numero è unico e progressivo, indistantamente per pratiche o modelli,
• Data Creazione : Data di creazione della pratica
• Data Scadenza : Data prevista per il completamento della pratica. Dopo tale data la pratica, se non completata, sarà considerata scaduta
• Data Completamento : Data di chiusura della pratica. La compilazione di questo campo rende la pratica “Chiusa”
• Cliente : Ragione sociale del cliente associato alla Pratica. E’ possibile inserire una nuova Ragione Sociale tramite la maschera di ricerca Anagrafica cliccando sul pulsante oppure digitando direttamente nella casella di testo.
• Tipologia : Selezionare la tipologia tra le tipologie proposte. E' possibile personalizzare le tipologie direttamente dalla maschera, solo per gli utenti con il diritto “modifica delle Categorie”
• Attività In corso : Dopo aver inserito le attività pratica/Progetto, sarà possibile scegliere quale attività è in fase di svolgimento. Nel caso di preparazione di un modello è consigliabile lasciarlo non compilato
• Responsabile : Responsabile interno per l'intera pratica
• Referente : Campo di libera digitazione oppure valorizzabile con un utente del sistema
• Valore : Valore indicativo della pratica. Sarà possibile mantenerlo aggiornato dai moduli (Preventivi, fatture, ecc.) in modo automatico
• % Avanzamento : Percentuale di avanzamento calcolata in funzione del campo “Attività in corso” rapportato al numero di attività previste ed al loro ordine temporale.
• Pubblicare : Permette di pubblicare la pratica su web (richiede Facile! Business Web)
• Descrizione : Breve descrizione della pratica
• Note : Annotazioni
• Azienda : Solo in versione multi-aziendale è possibile specificare l'azienda di riferimento. Nel caso di utenza mono-aziendale la scelta è facoltativa. (il campo non compilato si riferisce comunque all'azienda principale)
• Modello: Attivare per salvare la pratica come “modello di riferimento”.
• Altri Dati: Dopo aver salvato la pratica permette di accedere alla maschera dei dati “personalizzati”

Nel campo Cliente, scrivendo la Ragione Sociale parziale e premendo TAB il sistema:
- Imposta automaticamente la ragione sociale ed il codice se trova un solo cliente compatibile
- Visualizza l'anagrafica già filtrata se trova omonimie.

Maschera Attività Progetto delle proprietà

La seconda sezione della finestra delle Proprietà della Pratica permette di gestire l'elenco delle attività previste.

Durante la preparazione del modello le attività possono essere inserite senza specificare l'addetto e il responsabile.

Per aggiungere una nuova Attività è possibile, con il tasto “Nuova”, procedere all'inserimento. Le attività vengono presentate in un elenco il cui ordine può essere cambiato con i tasti “Su” e “Giù”.
Tutte le attività inserite in questa maschera verranno visualizzate anche in Generale, nell'elenco “Attività In Corso”.

 L’attività verrà visualizzata nella scrivania personale del responsabile e dell’addetto.

I dati che si possono inserire al momento della creazione di una nuova attività sono:

• Descrizione: tipologia di attività tra quelle previste nell'organizzazione. Le descrizioni possibili sono contenute in un elenco personalizzabile tramite l’apposito tasto.
• Responsabile: persona a cui fa riferimento l'addetto (effettivo esecutore dell'attività) per qualsiasi necessità
• Addetto: persona che esegue l'attività.
• Giorni di Scadenza: indica la data di scadenza dell’attività.

Per i “Giorni di Scadenza”, nel caso si desideri utilizzare un automatismo di calcolo delle date, è possibile specificare la regola per il calcolo della data di scadenza dell'attività (questo può avvenire a partire dalla data di apertura pratica oppure dalla data di completamento di attività precedenti).

Le opzioni possibili sono:

• Fine mese successivo
• fine mese corrente
• 15 del mese successivo
• 18 del mese successivo
• 20 del mese successivo

Ove invece si richiede che l'attività scada il giorno esatto di un mese, esempio il 15 maggio, è possibile inserire manualmente la stringa “15/05”.
Ove si richiede un numero fisso di giorni è sufficiente scrivere il numero. (Es. 12: dopo 12 giorni).

Nella sezione Attività Progetto sono disponibili ulteriori parametri che di seguito vediamo come utilizzare.
La scadenza dell'attività verrà calcolata in due modi diversi, a seconda delle impostazioni del parametro “Usa data dell'attività precedente”.
Se il parametro è selezionato la data viene calcolata dalla data di completamento dell'attività precedente, e per la prima attività dalla data di creazione della pratica. Altrimenti tutte le date sono calcolate in funzione della data di creazione pratica.

In modalità Pratica (non modello) è possibile eseguire un calcolo automatico impostando una data a scelta e premendo sul tasto “Calcola Scadenze dal”.

“L'ultima attività completa la pratica”: se attivata, quando l'utente completerà l'ultima attività dell'elenco, verrà automaticamente fissata la data di completamento della pratica.

“Imposta l'anagrafica nelle attività”: se attivo, le attività generate saranno abbinate anche all'anagrafica definita nella schermata dei dati generali della pratica, altrimenti sarà vuota.

Maschera Testi Base delle proprietà

Questa sezione permette di inserire manualmente (uno per ogni riga), oppure di recuperare dall'archivio dei testi, il nome dei documenti che dovranno essere proposti come “modelli preferiti” quando verranno creati nuovi documenti nella pratica.

L'inserimento di queste voci popolerà una lista a discesa per facilitare la ricerca nei modelli di documento.

Maschera Raggruppamento delle proprietà

Nella sezione Raggruppamento è possibile associare la pratica sulla quale si sta lavorando a un codice gruppo.

Questo codice è una descrizione testuale che identifica la pratica sulla quale si sta lavorando e altre che è possibile visualizzare premendo il bottone “Elenca Pratiche”.

Per abbinare o eliminare abbinamenti ad altre pratiche è possibile agire tramite i bottoni “Abbina Pratica” e “Elimina Abb.”.
Quindi con il raggruppamento è possibile avere una visione di pratiche accomunate da proprietà (descritte tramite il codice gruppo).