Da Wintech Manuali.

Versione delle 07:20, 30 mag 2014

Uso del programma Facile!Prefettura

Il programma permette di gestire gli invii via PEC verso la prefettura della documentazione cartacea, basandosi sulla strasmissione XML WIR.
Dalla versione 1.1.x.x permette la creazione del file XML contenente le immagini.
Sfruttando un archivio "WIR" già presente, il programma predispone un elenco di Traenti sul quale poter predisporre le mail.
Ad ogni archivio "WIR" gestito viene associata una sottocartella, con lo stesso nome, nella quale si sarà guidati per la predisposizione dei files immagine e PDF da inviare.
Sarà inoltre possibile "spuntare" i singoli record traenti per coordinare le operazioni.

Apertura di un File

Con il tasto "Carica File" è possibile aprire un file XML "WIR" sul quale operare. Automaticamente verranno caricate anche le informazioni gestite da Facile!Prefettura, quali lo stato del record e i documenti predisposti.

Configurazione del sistema

Dalla procedura di configurazione è possibile specificare le informazioni per l'automazione dell'invio della mail e lo scanner TWAIN per l'acquisizione diretta di immagini in formato PDF

Mail e Scanner

• Destinatario delle mail: indirizzo da proporre come destinazione delle comunicazioni
• Oggetto della mail e corpo della mail: è possibile inserire i campi elencati per ottenere oggetto e corpo automaticamente compilato con i dati del record selezionato

I campi vanno scritti con le lettere maiuscole
come descritto nella maschera. Es. %TRAENTE%

• Modalità di invio: scegliere tra:
  • MAPI: l'invio della mail avviene attraverso la chiama "invia a " standard di Windows
  • Facile!Mail: l'invio viene effettuato attraverso la creazione di una mail in Facile!Mail
• Imposta stato invio in automatico : Se attivo, quando viene inviata la mail, in modo automatico viene cambiato lo stato del record, impostandolo ad inviato e compilando la data di invio.
• Anteponi a Soggetti: Se acceso, quando l'importazione da Seta Cambiali recupera le immagini dei soggetti, antepone la dicitura al nome proposto.
• Scanner Twain: Selezionare lo scanner locale da utilizzare durante l'acquisizione diretta di documenti da scanner locale.
• Verifica la presenza di Aggiornamenti: Permette di lanciare il programma di controllo aggiornamenti. E' necessario avere i diritti di scrittura nella cartella del programma.

Nomi Files - Cartella Scanner

E' possibile popolare l'elenco con il nome desiderato per i files importati, in modo da avere in automatico un nome comodo per l'invio:

Fronte Protesto
Retro Protesto
Dichiarazione Banche

I nomi inseriti saranno disponibili nel menù a tendina con la scelta del nome file in fase di import.
Per gli utilizzatori di scanner su multifunzione è inoltre possibile automatizzare la cancellazione dei files dalla cartella di scambio con lo scanner dopo la loro importazione.
Se il campo Scanner di Rete è compilato, dopo l'importazione di files nel record traente, Se e solo se i files sono collocati nella cartella specificata od in una sottocartella della cartella specificata, tutti i files importati verranno automaticamente eliminati.
I files non importati non vengono comunque eliminati.
E' possibile chiedere una conferma di eliminazione a termine import spuntando Chiedi conferma prima di eliminare i files.
I files non collocati nella cartella scanner o nelle sottocartelle non vengono eliminati.

Funzionalità Riservate agli utenti Cambiali GruppoSIS

• Nella maschera principale appare una lista per la scelta del notaio sul quale interrogare gli archivi per il recupero automatico delle immagini. E' possibile con il link info verificare i parametri di archiviazione del notaio.
• Nella modifica di un record è presente il tasto "Da Cambiali che importa in modo automatico tutte le informazioni reperibili nel sistema Cambiali Seta:
  • Immagini legate al protesto
  • Immagini legate all'anagrafica del soggetto
  • Immagini da Scanner ProdelCo

Operatività del programma

Dopo aver generato il tracciato WIR dal proprio applicativo, caricare il file con il tasto "Carica File".

Non è necessario eseguire salvataggi perchè ogni modifica
viene automaticamente salvata.

Alla visualizzazione dei record è possibile applicare ordinamenti e filtri:

• Ordinamento crescente e decrescente premendo sulla colonna sulla quale si desidera ordinare
• filtro dei record che contengono, in qualsiasi campo, il valore contenuto nel campo filtra. (Necessita la pressione del tasto INVIO per attivare il filtro)
• visualizzazione, attraverso i pulsanti di filtro dei records:
  • Tutti
  • Solo nello stato Con documenti
  • Solo nello stato Senza Documenti
  • Solo nello stato Inviati

Dettaglio del record Traente

Eseguendo un doppio click su un record, viene visualizzata la maschera per l'editing del record stesso. Da questa maschera è possibile gestire le immagini, cambiare lo stato od inviare la mail.

La visualizzazione

La maschera riassume in sola lettura i dati dei traenti e degli obbligati trovati nel tracciato.
Visualizza lo stato del record e permette, nel caso di mail inviata di cambiare la data di invio.
Permette di aggiungere, rinominare, eliminare i files che verranno allegati.

ATTENZIONE !. La finestra presenta una anteprima dei files sfruttando
le librerie windows di visualizzazione contenuto.
A seconda delle prestazioni del computer, la preparazione delle anteprime
può richiedere alcuni secondi.
Prima di agire nella maschera attendere il termine della procedura di preparazione
delle anteprime, che viene segnalata con una barra di avanzamento ed una
etichetta di stato.

Lo Stato

I record possono assumere i seguenti stati, secondo questa logica:

• Con documenti: Il record è stato completato nell'inserimento dei files da inviare ma non ancora inviato.
• Inviato: il record è stato inviato
• Senza documenti: Il record non è ancora stato processato.

Non sono presenti automatismi per gli stati "Con Documenti" o "Senza documenti".
Lo stato deve essere gestito manualmente dall'operatore.
L'unico automatismo previsto è l'impostazione a "Inviato", se viene attivata
l'opzione dai parametri di sistema.

I Documenti

Il sistema non ha limiti nella gestione dei tipi di documento. Le anteprime sono visualizzate in funzione della capacità del sistema operativo di visualizzare anteprime dei files. E' sempre possibile aprire il file per una corretta verifica del contenuto con le funzioni "Apri" e "Apri Con".
Durante le fasi di importazione viene richiesto all'utente di specificare il nome desiderato, senza estensione. L'estensione del file viene gestita in modo automatico dal programma. Il programma impedisce di importare files se un file con lo stesso nome è già presente nel record corrente.

L'invio

Il pulsante Invia prepara una mail predisponendo:

• Il destinatario
• L'oggetto
• L'eventuale Corpo
• Gli allegati.

E' necessario che il sistema operativo sia configurato per accettare l'invio via MAPI di mail con allegati (di solito autoconfigurato in presenza dei più diffusi clienti di posta elettronica).
Se si utilizza Facile!Mail è necessario che Facile!Mail sia in esecuzione e si consiglia di tenerlo aperto su una scheda relativa alla casella mail PEC da utilizzare per l'invio.

Disposizioni Attuali (pre Spedizione Immagini)

Si consiglia comunque di far sempre riferimento ad eventuali comunicazioni od aggiornamenti dalla prefettura.

• Indirizzo a cui inviare: protocollo.prefmi@pec.interno.it
• Oggetto: WIR Rapporto Informativo Cognome Nome [del traente] Numero [dell'assegno] : WIR Rapporto Informativo %TRAENTE% Numero %NUMEROASSEGNO%
• Nome di allegati validi:
  • Fronte Assegno
  • Retro Assegno
  • Protesto
  • Fronte Protesto
  • Retro Protesto
  • Documenti di Rossi Mario
  • Rapporto Informativo
  • Carta identità

Novità versione 1.1.x.x sulla gestione dei PDF

La versione 1.1.x.x integra nuove funzionalità per la gestione dei files PDF.
E' possibile con questa versione ottenere la trasformazione automatica di immagini TIFF, BMP, JPEG e EMF in files PDF, anche in formato PDF/A.

Conversione Automatica

Nei parametri di configurazione sono stati inserite (scheda Nomi files - Cartella Scanner) due opzioni:

• Converti altre immagini in PDF: esegue la conversione automatica in files PDF
• Usa PDF/A: durante la conversione trasforma files PDF o files immagini nel formato PDF/A

Se un file da convertire non supporta la conversione
in PDF/A (Es. presenza di trasparenze), il programma
prova comunque la conversione in PDF standard, avvisando
l'utente. Qualora necessiti un file PDF/A sarà necessario
utilizzare la conversione di Facile!PDF, stampando
sulla stampante Facile!PDF il file e successivamente
salvandolo nel formato PDF/A

Files necessari per la trasmissione in XML

Per poter eseguire la trasmissione XML è necessario che per ogni record siano presenti:

• I files del Rapporto Informativo (RapportoPDF)
• I Files dell'Assegno (AssegnoPDF)
• I Files del protesto (ProtestoPDF)

Ogni Tag contiene un solo file della rispettiva tipologia.

I files identificati per la trasmissione vengono
abbinati ad una icona specifica nella visualizzazione
del dettaglio file.

Utilità di gestione dei PDF

Dal dettaglio dei files, oltre alle operazioni di importazione, rinomino, eliminazione è possibile utlizzare strumenti di accorpamento di PDF in un unico PDF, eventualmente accodando.
Le funzioni >Rapporto, >Assegno e >Protesto permettono di ottenere la fusione di più files in un unico PDF, eventualmente cambiando l'ordine di accodamento.
Eseguendo queste funzioni viene proposto un nome file, comunque modificabile, e l'elenco dei files coinvolti nell'operazione con la possibilità di variare l'ordine.

Disposizioni per la trasmissione

Ogni record trasmesso può contenere da nessuno ad un massimo di 3 files immagine. Il formato PDF è consigliato.
I tre files ammessi devono riportare le informazioni relative a:

• Rapporto informativo
• Protesto
• Assegno

Quindi ogni documento da trasmettere deve essere obbligatoriamente classificato in una delle tre tipologie.
Facile!Prefettura allega in modo automatico alla spedizione solo ed esclusivamente un unico file per tipologia, se presente purchè il suo nome sia:

• rapporto.* (Es. rapporto.pdf, rapporto.jpg)
• assegno.* (Es. assegno.pdf, assegno.tif)
• protesto.* (Es. protesto.pdf)

E' quindi necessario accorpare in PDF (*) /TIFF 
multipagina tutti i documenti di una tipologia.
(*) Consigliato PDF

Creazione degli XML e spedizione

La funzionalità Esporta genera il file XML contenente le immagini, sia PDF che di altro tipo, identificate per i settori Assegno, Rapporto e Protesto.
La procedura genera un file di nome Archivio con Documenti nella cartella di lavoro dell'attuale archivio, apribile dalla funzione "apri cartella" del menù a discesa del tasto Salva.

Il file trasmesso non può superare la dimensione
di 10 Mbyte. La dimensione massima è impostata nei
parametri di sistema. Nel caso la dimensione del 
file generato superasse tale limite, verranno automaticamente
creati files Archivio con Documenti_x.xml
dove la x è il progressivo dei sottofiles prodotti.
Il primo è senza numerazione, il secondo è _2 e
così via.

Attenzione !: tutti i files presenti nella cartella di lavoro di nome Archivio con Documenti vengono eliminati quando si esegue un salvataggio.
Durante la fase di salvataggio viene rilasciato un report per segnalare l'eventuale mancanza di files in un record specifico.

FAQ

Perchè è importante l'oggetto della Mail

L'oggetto della Mail deve essere inserito esattamente come da disposizioni della Prefettura, e deve riportare sempre i dati del traente persona fisica. Questo permette al sistema PEC della prefettura il corretto smistamento della PEC.

Posso inviare la PEC prima di aver inserito in WIR ?

L'invio della PEC è sempre subordinato all'inserimento nella WIR dei dati del traente e quindi deve necessariamente essere successivo alla compilazione del WIR. Solo in questo modo il personale della Prefettura è in grado di gestire il fascicolo informatico

Se ho commesso un errore nell'invio della PEC come posso rimediare ?

E' sufficiente reinviare la PEC rettificata, sempre rispettando l'oggetto richiesto dalla Prefettura inserendo nel corpo le informazioni necessarie a far recepire che si tratta di una rettifica ed allegando un documento scansionato del Notaio con le indicazioni della rettifica stessa.

Se ho commesso un errore nell'invio di un dato con WIR come posso rimediare ?

L'invio della PEC è la fase di completamento di un fascicolo aperto in WIR. Inviando una PEC, sempre rispettando l'oggetto nella quale viene specificata la rettifica o l'annullamento della trasmissione, allegando eventuale cartaceo scansionato, permette al personale della Prefettura di chiudere il fascicolo stesso.