Facile!Factoring
Da Wintech Manuali.
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Versione delle 10:49, 18 gen 2013
L'applicazione
Facile!Factoring è l'applicazione per la gestione degli atti di Cessione del Credito.
La suite Facile!Factoring prevede due moduli:
- Il modulo client per la preparazione dell'atto e delle singole mail da inviare ai debitori
- Il modulo WEB per permettere al committente (società di Factoring) di visualizzare lo stato delle pratiche e di eseguire il download della documentazione.
ATTENZIONE !. tutti i file PDF necessari alla preparazione degli atti NON devono essere in formato PDF/A ma semplici PDF. La loro trasformazione in PDF/A avverrà solo nelle fasi di completamento delle procedure.
Requisiti
Dati necessari
Per il corretto utilizzo dell'applicazione è necessaria la preparazione di documenti informatici da parte della società di Factoring, quali:
- Un elenco di files PDF riportante il dettaglio dei crediti da cedere, un PDF per ogni creditore. Il nome del PDF deve permettere l'associazione tra il documento e l'anagrafica del debitore, ad esempio utilizzando un codice univoco anagrafico.
- Un documento in formato testo strutturato o foglio elettronico che riporti i dati anagrafici del Debitore, in particolare:
- Un codice univoco
- Una Ragione Sociale
- Un indirizzo PEC
- Un documento (opzionale), in formato testo strutturato o foglio elettronico che riporti il dettaglio delle singole fatture associate al codice del debitore.
Il documento del dettaglio fatture è necessario SOLO se si vuole attivare la "ricerca" per numero documento dal modulo WEB.
Applicativi
- Uno strumento di trasformazione dei PDF in PDF/A. GruppoSIS consiglia l'adozione di Facile!PDF che è perfettamente integrato con Facile!Factoring.
- Un Server dove installare il motore dati di Facile!Factoring, il servizio WEB e la cartella di memorizzazione delle informazioni
- Uno strumento per l'applicazione di firma digitale (Es. E-Sign)
- Un archivio di "Pratiche" con numerazione univoca che può essere sia cartaceo che quello dell'applicativo usato in studio.
Operatività
Fase 1 - Creazione della Pratica
I dati di Facile!Factoring vengono raggruppati facendo riferimento ad un numero univoco di Pratica. Creare dal proprio applicativo una pratica ed utilizzare il numero progressivo come identificativo della procedura di Factoring.
Digitare nel campo Pratica il numero di pratica ed eseguire l'operazione Apri.
Il programma automaticamente visualizza l'elenco delle anagrafiche coinvolte (se già importato), i riferimenti della pratica quali descrizione, anagrafica collegata, due numeri progressivi modificabili che potranno essere utilizzati come riferimento interno per la società di Factoring.
Il programma permette inoltre di eseguire le funzioni di importazione dati, operazioni generalmente da eseguire una sola volta all'inizio dell'attività di preparazione dei documenti ma ripetibili anche successivamente (Es. correzione di dati erroneamente importati).
Fase 2 - Importazione dei Dati
Con il tasto "Importa" è possibile procedere al trasferimento dei dati dalla società di Factoring all'applicativo.
Importazione Anagrafiche e Marketing
Per continuità con le definizioni di Facile!Studio l'elenco dei documenti da trasmettere, associati alle specifiche anagrafiche debitori viene chiamato "Job Marketing" od "Elenco Marketing".
La funzionalità permette di selezionare un file in formato Excel che deve contenere l'elenco delle anagrafiche debitori interessate dall'atto di Cessione del Credito. Dati indispensabili per la corretta creazione delle anagrafiche e del relativo Job marketing sono:
- Il Codice anagrafico univoco
- La Ragione Sociale
- L'indirizzo di PEC
La procedura procederà a trasferire nell'anagrafica i dati presenti nel foglio excel, secondo questa logica:
- Se l'anagrafica non è presente, viene creata
- Se l'anagrafica è presente vengono aggiornati i dati
- Se è attivo il flag Marketing, oltre all'importazione delle anagrafiche viene automaticamente creato il Job Marketing relativo.
E' quindi sempre possibile ripetere l'operazione di Import, visto che eventuali anagrafiche presenti nell'archivio "Anagrafico" non vengono aggiunte. E' però necessario accendere il Flag "Svuota Marketing" se si desidera ricreare un Job marketing già creato in precedenza, per evitare duplicazioni di records.
Importazione Elenco Fatture
La procedura è facoltativa e richiesta solo se la società di Factoring fornisce l'elenco dettagliato delle fatture cedute in formato Foglio Elettronico e se desidera poter usufruire della ricerca per numero fattura dal Web.
Dati necessari per la corretta importazione sono:
- Codice del Debitore
- Ragione Sociale del Debitore
- Importo Fattura
- Data e Numero Fattura
- Ragione Sociale del Cedente
Nel caso di Reimportazione dell'archivio è necessario accendere "Svota Fatture" per evitare la creazione di duplicati.
Qualora l'archivio venisse fornito senza il Codice del Debitore, il sistema cercherà di associare la fattura al rispettivo Codice Anagrafico con un confronto di Ragione Sociale. Tale funzionalità è automatica ma può essere ripetuta anche successivamente (ES. a seguito di una integrazione dell'Anagrafica) con il tasto "Riassocia Anagrafiche".
Importazione dei PDF Riepilogativi
I files PDF riportanti il dettaglio delle fatture oggetto della cessione, uno per ogni debitore, che diventeranno parte integrante dell'atto di cessione, dovranno essere forniti associando il nome stesso del documento al codice del Debitore.
Il sistema chiede all'utente di specificare la cartella di origine di questi documenti e procede alla loro importazione nel sistema, verificando che siano presenti tutti i documenti relativi alle anagrafiche interessate. E' quindi NECESSARIO eseguire questa procedura solo DOPO aver creato il Job Marketing.
Fase 3 - Creazione dell'Atto di Cessione
L'atto di Cessione è creato in formato PDF, in un unico file e comprende:
- L'atto rogitato dal Notaio
- L'elenco di tutti i PDF riepilogativi forniti dalla società di Factoring
- Eventuali altri allegati in formato PDF
L'utente può ottenere questo PDF con gli strumenti abituali a sua disposizione, ma è stato inserito nel sistema uno strumento di accorpamento di PDF molto flessibile, che automatizza la fase di aggiunta dei PDF dei crediti.
Utility per Accorpamento PDF
Al fine di agevolare la creazione di un unico PDF partendo dal testo dell'atto di cessione, dai singoli dettagli crediti e da eventuali allegati, è stata inserita la funzionalità "Utility per Accorpamento PDF".
L'utility permette di inserire ed ordinare in una tabella tutti i PDF desiderati e di ottenere un unico PDF generato dal loro accodamento.
- Aggiungi: permette di scegliere uno o più PDF (selezione multipla) ed inserirli nella tabella. Generalmente si inizia con L'atto di Cessione senza gli allegati.
- Elenco PDF: permette di aggiungere la Macro Elenco dei PDF che in modo automatico aggiunge tutti i documenti relativi ai crediti per ogni singolo creditore, presenti nel Job, in un'unica operazione
- SU/GIU': Permette di ordinare la sequenza di creazione dei PDF presenti nella tabella
- Rimuovi: Permette di eliminare dalla tabella una riga (non elimina il PDF cui la riga si riferisce).
Al termine della generazione (Genera PDF) il programma avvia automaticamente il PDF reader visualizzando il risultato finale. In questo momento sarà possibile trasformare il PDF in formato PDF/A oppure salvarne una copia.
Fase 4 - Importazione dell'Atto Completo
La funzione Importa Atto Completo.. permette di associare il file PDF completo di firme alla consultazione WEB.
Fase 5 - Predisposizione per la Creazione delle Singole Comunicazioni
La trasmissione via PEC dell'atto di cessione del credito prevede l'invio di una Mail contenente due allegati:
- L'atto di cessione specifico per il debitore con in allegato il riepilogo dei crediti specifici per il creditore.
- Un documento relativo alle comunicazioni Privacy.
L'atto di Cessione
L'atto di cessione viene preparato accodando ad un PDF definito "Atto di Cessione base", ogni singolo PDF riepilogo.
In questa fase è quindi necessario che l'utente inserisca nel sistema il PDF "Atto di Cessione Base" con la funzione "Importa Atto di Cessione".
Il documento Privacy viene aggiunto agli allegati come documento singolo. Al fine della generazione della mail è quindi necessario che l'utente lo importi e lo firmi digitalmente, rispettivamente con le funzioni: Importa Privacy... e Firma Privacy.
Fase 6 - Generazione dei Singoli Atti di Cessione
Dopo aver impostato l' "Atto di Cessione base" è possibile procedere alla creazione dei singoli atti di cessione.
La procedura, associata alla funzione Genera' viene attivata per tutti i record marketing selezionati, e procede come segue:
- Crea un PDF temporaneo accodando all' "Atto di Cessione base" il PDF relativo al debitore.
- Visualizza il PDF generato per permettere la stampa su Facile!PDF o su un driver di generazione del PDF/A.
- Attende con una maschera di dialogo il completamento dell'operazione e provvede a inserire il file PDF/A prodotto come "Atto di Cessione da firmare".
E' importante utilizzare le funzionalità di Facile!PDF prestando attenzione a: - Utilizzare la funzionalità trasferisci in gestione Allegati - Non modificare il nome del file Proposto.
La procedura di Generazione dei singoli atti deve essere eseguita per ogni record del Job.
Fase 7 - Firma dei Singoli Atti di Cessione
E' possibile firmare con SmartCard uno o più atto di Cessione (Si consiglia di eseguire la firma su selezione multipla con E-Sign perchè richiede un solo inserimento del PIN) usando la funzione Firma Selezione.
Al termine della firma il record "debitore" è pronto per la generazione della mail.
Fase 7 - Invio Della Mail
Per ogni singolo debitore, utilizzando la funzione "Invia Mail !", il sistema predispone una mail contenente:
- la Pec del debitore
- l'oggetto specificato nella configurazione (Vedi sotto)
- l'allegato atto di cessione
- l'allegato Privacy.
Nel caso venga utilizzato lo strumento Facile!Mail per l'invio, inoltre:
- La mail viene associata automaticamente alla pratica
- La mail viene associata automaticamente all'anagrafica del debitore.
Lo Stato del Job
Per ogni Job è previsto uno "stato di avanzamento" utile per il coordinamento del lavoro di produzione delle comunicazioni, tra i seguenti stati:
- Atto da Creare: non è ancora stata eseguita la fase di Generazione
- Atto da Firmare: Non è stata ancora eseguita la fase di Firma
- Atto Firmato: Non è stata ancora eseguita la fase di invio Mail
- Atto Spedito: Non è stata verificata la ricezione da parte del destinatario
- Atto Completo: tutto è stato Completato.
Attenzione !. Lo stato del job o dei job selezionati deve sempre essere impostato manualmente dall'utente. Non sono previsti automatismi perchè l'obiettivo del campo "stato" è espressamente quello di aiutare l'utente con una checklist manuale.
Mail Associate
Solo per gli utenti di Facile!Mail, la funzione permette di visualizzare le mail relative alla specifica Anagrafica Debitore, sia di invio che di ricezione notifiche.
Dettagli Tecnici di Configurazione
creare stati in jobmkt...