Da Wintech Manuali.

Versione delle 19:05, 24 ago 2011

Configurazione degli Accounts

Gli accounts per l'accesso alle funzionalità Google sono configurabili dal programma Facile!Agenda.

PopUp area Utenti

Solo gli utenti del gruppo administrators
possono configurare gli accounts di tutti 
gli utenti.
Gli utenti standard possono solo configurare
il proprio account.

La funzione di configurazione è associata al tasto destro sull'elenco utenti di Agenda.

Account Utente

Per ogni utente di Facile!Business che vuole interagire con GoogleCalendar o GoogleDocument è necessario creare un Account dalla funzionalità di Agenda.
Gli account creati saranno disponibili anche per FileManager.

configurazione degli Accounts

Gli account devono essere associati all'effettivo
login utente di sistema.
Fa eccezione l'account google che viene usato
come account generico, accessibile da tutti per la
funzionalità documentale

Account generale

Viene associato all'utente google (non deve necessariamente esistere tra gli utenti di Facile!Business e serve a garantire un'area Documentale dove tutti gli utenti possono inserire, visualizzare, modificare od eliminare documenti).

Come usare la maschera di configurazione

• Eseguire un doppio click sulla riga utente per attivare la maschera di modifica
• Se si è membri del gruppo administrators è possibile eseguire anche le funzioni Nuovo ed Elimina
• Inserire nel campo Utente il login dell'utente cui l'account si riferisce
• Inserire l'account Google e la relativa password
  • Verificare i dati chiedendo di scaricare i calendari
• Scegliere il calendario che verrà usato in fase di sincronizzazione
• Selezionare gli utenti che manteranno sincronizzato l'account in automatico.

Al termine della configurazione premere Applica e successivamente confermare la maschera con Salva e Chiudi

Livello di Privacy

Per ogni account è possibile definire un livello di privacy per limitare od impedire che dati dell'agenda personale vengano trasferiti presso l'agenda aziendale.
Le opzioni privacy vengono definite in 4 livelli:

• Alta': Gli appuntamenti Google non vengono nè creati nè modificati in agenda. Monodirezionale pura.
• Medio-Alta: Gli appuntamenti Google vengono creati sempre come privati in Agenda. Se un appuntamento è da sincronizzare in Agenda non viene sincronizzato;
• Media: Gli appuntamenti Google vengono creati sempre come privati in Agenda e vengono modificati rispettando il flag "Privato"'; (se non è privato in Google viene aggiornato come non privato)
• Medio Bassa: Gli appuntamenti vengono creati e sincronizzati rispettando il Flag "Privato". Bidirezionale Pura.
• Bassa: Gli appuntamenti vengono creati e sincronizzati rispettando il Flag "Privato". Bidirezionale Pura. E' inoltre possibile la creazione di contatti nel profilo GoogleContacts da parte di altri utenti.

Solo in modalità bassa un utente può creare
un contatto GoogleContact nel profilo di un altro
utente. Per le altre modalità la creazione è limitata
al proprio profilo.

Sincronizzazione con Google Calendar

La sincronizzazione con GoogleCalendar avviene in modo automatico o manuale dal programma Agenda.
Per ogni Account Google, è sufficiente specificare gli utenti che terranno lo stesso account aggiornato per ottenere una sincronizzazione automatica periodica degli appuntamenti.

se in Agenda viene modificato o cancellato un appuntamento
il programma automaticamente lancia una sincronizzazione
Google.

Eliminazione

L'attuale versione della sincronizzazione non elimina gli appuntamenti, ma inserisce nella descrizione una parola chiave per identificarne la cancellazione:

• eliminato da Agenda
• eliminato da Google

Sincronizzazione Manuale

Sempre attraverso l'uso del tasto destro è possibile forzare una sincronizzazione manuale degli accounts presenti.
Al termine della sincronizzazione viene visualizzato un report relativo agli appuntamenti inseriti o modificati.

Data di ultima sincronizzazione

Dopo una corretta sincronizzazione dell'account, viene automaticamente memorizzata la data di ultima sincronizzazione.
La data è importante perchè è utilizzata per l'estrazione dei record da sincronizzare. (i record modificati in data precedente non vengono considerati).

Su espressa necessità dell'utente
è possibile cambiare la data di ultima sincronizzazione
dai parametri account per forzare un controllo
Agenda-Google precedente alla data attualmente memorizzata

Log

E' possibile visualizzare il log della sincronizzazione per capire dove il programma ha apportato modifiche.
il log è memorizzato localmente sul computer che ha eseguito la sincronizzazione.

Sincronizzazione Automatica o Manuale

Agenda sincronizza automaticamente i calendari di google in due situazioni:

• automaticamente ogni 3 minuti
• automaticamente alla modifica, creazione od eliminazione di un appuntamento.

Durante la fase di sincronizzazione, il programma deve rimanere in stand-by e quindi non permette di inserire o modificare informazioni.
E' possibile impostare il proprio account per la sincronizzazione manuale, e quindi evitare questi automatismi, spegnendo la spunta sulla voce "sincronizza automaticamente" del menù.

Se viene spenta la voce sincronizza automaticamente
la sincronizzazione avviene solo se si attiva la funzione
sincronizza del menù o del menù sull'icona della barra

Dialogo con GoogleDocuments

da FileManager è possibile interagire con GoogleDocuments anche sui profili di altri utenti.
Le funzionalità inserite per il dialogo con Google sono:

• La possibilità di trasferire in GoogleDocuments un file presente in FileManager, anche su profili di altri utenti
• La possibilità di inserire in FileManager un file presente in GoogleDocuments (*)
• La possibilità di sostituire un documento in FileManager con un documento in GoogleDocuments (*)

(*) Le funzioni sono ammesse solo per l'account Google dell'utente loggato o per l'Account Generale. Per gli altri utenti sono ammesse solo nelle cartelle segnate dalla .

Accesso a Google Documents

La Maschera Google Documents

La maschera che appare durante le operazione GoogleDocument permette di:

• Selezionare l'account tra quelli presenti nel sistema sul quale operare
• Visualizzare le Raccolte (cartelle) dell'account e sfogliare il loro contenuto
• Trasferire il file di Filemanager oppure selezionare un file da trasferire
• eseguire un download di un documento (solo per il proprio account o per l'account Generale)
• Confermare il trasferimento o la sostituzione in FileManager di un documento.

Se la maschera è avviata dalla funzione di Filemanager 
"Importa e Sostituisci File Corrente", il filtro viene 
preimpostato con il nome del file che si desidera sostituire.

La sostituzione di un file di FileManager è possibile solo se il file è in uso locale.

Ricordarsi di eseguire un Doppio Click sull'utente per 
accedere al profilo documenti Google

Suggerimenti per l'uso in una organizzazione

Gli utenti possono interagire con files di altri utenti purchè siano evidenziati come preferiti in Google: .
Si consiglia pertanto di creare una raccolta per ogni account, di tipo preferito con un nome uguale per tutti (es. il nome dell'azienda).
La raccolta creata potrà essere usata da tutti in ogni account come area di scambio condivisa.

La funzionalità google documents

La funzionalità di accesso a GoogleDocuments è stata inserita in diverse applicazioni:

• Facile!Agenda: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
• Facile!Business: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni
• FileManager: Nelle funzionalità del menù Strumenti
• Facile!Mail: Nel tasto destro dell'icona sulla barra applicazioni e nella gestione degli allegati al messaggio

Le funzionalità sono visibili solo se il modulo
Collegamento Google è abilitato.

Dialogo Con GoogleContacts

Il sistema permette di consultare, trasferire e recuperare anagrafiche e contatti nei profili Google attivi.
La consultazione è limitata al proprio account, mentre, in presenza di un profilo di protezione a livello basso è possibile creare contatti anche per altri utenti.
La funzionalità è presente nelle seguenti sezioni dei programmi: