Casella mail
Da Wintech Manuali.
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''(Ing. Rossi Franco)'' | ''(Ing. Rossi Franco)'' | ||
| + | Quando comporrò una mail, mi verranno proposte, in ordine, le firme aziendali previste per la casella e l'eventuale firma personale.<br> | ||
| + | La prima firma dell'elenco sarà associata al tasto di "Firma", le successive al suo menù a tendina.<br> | ||
=== Creazione delle firme Aziendali === | === Creazione delle firme Aziendali === | ||
| - | Dalle opzioni del tasto di configurazione delle caselle mail, è possibile | + | Dalle opzioni del tasto di configurazione delle caselle mail, è possibile generare diverse firme aziendali, inserendo testo fisso, immagini, e automatismi di composizione.<br> |
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| + | '''ATTENZIONE !''' Per inserire immagini non usare "Incolla" ma il tasto di "inserimento Immagine" dell'editor !! | ||
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=== Creazione di una casella === | === Creazione di una casella === | ||
Versione delle 17:37, 19 gen 2010
La Casella mail in Facile!Mail è associata ad una casella mail effettiva (oppure può essere una semplice mail interna) visibile da un singolo utente (Casella Personale) o da un gruppo di utenti (Casella Condivisa).
Ogni utente quindi avrà visibilità e potrà agire su un numero illimitato di caselle:
- Caselle personali se sono associate all'utente.
- Caselle condivise se sono associate ad un gruppo di cui è membro.
ATTENZIONE ! Durante la creazione delle caselle mail non è possibile utilizzare il carattere "@" nella definizione del loro nome. Si consiglia di utilizzare come "nome casella" il nome prima del dominio dell'indirizzo cui si riferisce. Es. info@grupposis.it -> Nome Casella: info info@grupposis.net -> Nome Casella: info.net
L'utilizzo del nome della casella uguale al nome prima del dominio è utile per eseguire la funzione "Duplica Casella".
Indice
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Progettazione della Configurazione
Prima di entrare nel programma di configurazione è utile eseguire una piccola progettazione della configurazione desiderata.
Identificazione delle caselle personali
Identificare per ogni casella personale (le caselle che ogni singolo utente vede senza condividere) le informazioni necessarie quali:
- L'indirizzo Email
- L'indirizzo del server POP ed il relativo account e password, la porta e l'eventuale protezione SSL
- L'indirizzo del server SMTP ed il relativo account e password, la porta e l'eventuale protezione SSL
- Il nome da visualizzare ed eventuali titoli, numeri di telefono, ed altre informazioni da far comparire nella firma
- La richiesta di Conferma di lettura automatica
- L'invio della conferma di lettura
- L'utilizzo da palmare con l'opzione delle cartelle telefonino
Identificazione delle caselle Condivise
Identificare le caselle condivise (shared) e raggrupparle in gruppi di visibilità.
Esempi il Gruppo Caselle Generali vede info@mydomain.com e customer@mydomain.com il gruppo Amministrazione vede amministrazione@mydomain.com il Gruppo Casella PEC vede pec@pec.mydomain.it'
Creazione di gruppi per la visualizzazione delle caselle condivise
Creare da Facile!Configurazione i gruppi relativi alla visibilità delle caselle condivise.
Dopo la creazione dei gruppi è necessario riavviare il programma di configurazione.
I membri dei gruppi possono essere anche specificati in un secondo momento.
Configurazione
Dallo strumento di configurazione premere sul pulsante "Caselle Mail" e procedere alla loro creazione.
Se si stanno configurando i nominativi di un dominio aziendale, è consigliato usare come nome casella il nome che precede il dominio (per mario.rossi@grupposis.it si usa il nome mario.rossi) In questo modo, la funzione "duplica" sostituisce automaticamente la parte utente sia nell'indirizzo mail che nelle credenziali POP/SMTP
I Nomi delle caselle devono essere univoci e non possono contenere caratteri speciali (;<>@).
Configurazione/Dati Casella
Specificare l'indirizzo email, il nome visualizzato ed il tipo di casella.
Per caselle di tipo personale, selezionare l'utente proprietario
Per caselle di tipo shared, selezionare il gruppo di visibilità e l'utente responsabile (l'unico utente che può mettere le mail nella cartella "eliminate".
Selezionare se richiedere la conferma di lettura in automatico (può essere comunque attivato o disattivato per ogni singola mail prima dell'invio).
Selezionare la modalità di invio della conferma di lettura.
Selezionare se l'utente desidera dialogare con un palmare e vuole usufruire dello spostamento automatico nella cartelle telefonino.
In caso di invio quotidiano di mail molto grandi, è possibile impostare un limite di dimensione nello scambio mail che permetta di memorizzare le mail negli archivi prima di dialogare ancora con i server POP/SMTP (rischio di timeout di connessione con SERVER). Se non si riscontrano problemi, lasciare i campi vuoti.
Configurazione/Server POP e SMTP
Configurare le credenziali di accesso ai rispettivi server. Lasciando vuoto il numero di porta vengono usati gli standard 110 (POP) w 25 (SMTP).
Specificare se le mail debbano essere conservate sul server POP per un periodo di tempo prestabilito. (E' consigliato impostare 2-3 giorni in una prima fase di utilizzo di Facile!Mail, per poi disattivarlo dopo i test di funzionamento).
Specificare gli utenti che eseguiranno "Invia/Ricevi" sulla casella.
Facile!Mail permette di eseguire le operazioni di Invia/Ricevi anche a utenti che non hanno visiblità sulla casella. Questo strumento permette ad esempio di delegare degli utenti sempre presenti negli uffici, a trasferire dalla base dati al server SMTP e dal server POP alla base dati le mail per conto di altri utenti. Il fatto che un utente esegua l'invia ricevi per conto di altri utenti non significa che veda le mail degli altri ! (la visibilità è gestita dal software).
E'necessario che vi sia almeno un utente abilitato all'invia ricevi per ogni casella.
Configurazione/Regole
Specificare eventuali regole da applicare all'arrivo di mail.
Le regole sono globali ed associabili ad una o più caselle.
Durante la creazione di una regola viene chiesto:
- la descrizione (Es. Notiziari Associazione)
- L' obiettivo della regola: Spostare in un'altra casella, spostare in una cartella, associare ad una categoria, (nelle prossime release:inviare una mail di risposta)
- Per quale tipo di mail applicare la regola (mail attendibili, mail da verificare o mail non attendibili).
- Eventuali regole nell'oggetto, nel mittente o nel corpo per identificare la mail.
Configurazione/Firme
E' possibile inserire una firma personale per ogni casella.
E' però consigliata la definizione di firme aziendali, nelle quali è possibile inserire campi che vengono compilati automaticamente in funzione della casella che utilizza la mail.
Oltre ai campi relativi alla mail, al nome, all'utente che ha fatto il login, è possibile specificare fino a 10 informazioni aggiuntive per automatizzare la firma.
Esempio E' possibile generare una firma aziendale che automatizzi: - Il titolo prima del nome (Es. Dott. Mario Rossi) - il nome dell'utente (posso inviare da una casella condivisa, mettendo però il mio nome nella firma)
GruppoSIS S.r.l. Servizio Di Assistenza
assistenza@grupposis.it
(Ing. Rossi Franco)
Quando comporrò una mail, mi verranno proposte, in ordine, le firme aziendali previste per la casella e l'eventuale firma personale.
La prima firma dell'elenco sarà associata al tasto di "Firma", le successive al suo menù a tendina.
Creazione delle firme Aziendali
Dalle opzioni del tasto di configurazione delle caselle mail, è possibile generare diverse firme aziendali, inserendo testo fisso, immagini, e automatismi di composizione.
ATTENZIONE ! Per inserire immagini non usare "Incolla" ma il tasto di "inserimento Immagine" dell'editor !!